4. Механизм совместного использования форм подготовки и реализации ур

Для успешного выполнения УР необходимо для каждой формы подготовки решения найти соответствующую ей форму реализации. Форма реализации УР – это механизм выполнения подготовленного решения. Сам по себе приказ, закон, распоряжение не дают механизма выполнения. Руководители ограничиваются только формами подготовки. Каждая форма подготовки УР имеет ряд наиболее приемлемых форм реализации.

Для акцепта, договора, контракта, оферты, соглашения, устава – это деловое и информационное письмо, отчет, предписание, совещание, убеждение, условие.

Для инструкции, кодекса, положения, протокола, правила и указания – это деловая беседа, деловое слово, наставление, обучение, принуждение, разъяснение, совет, сообщение.

Для закона, постановления, приказа, распоряжения, указа – это выписка, заседание, личный пример, методика, наставление, предписание, принуждение, разъяснение, убеждение, условие.

Для акта, декларации, концепции, модели, плана, пресс-релиза – это деловая беседа, игра, заседание, обучение, методика, отчет, разъяснение.

Каждая из форм имеет свою структуру и составляется в соответствии с требованиями.

5. Правила оформления и составления ур

Эффективность деятельности руководителя в полной мере зависит от своевременности принятия и реализации управленческих решений.

Управленческое решение - это нахождение оптимального варианта действий руководителя, который способствует решению ряда проблем и достижению поставленных целей.

Основные правила оформления документов регламентируются ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». При составлении и оформлении документов используется набор реквизитов (Приложение Рис. 2.4).

Составление документов подчиняется ряду правил, носящих обязательный и рекомендательный характер.

Текст большинства документов состоит из 2 основных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части содержится обоснование, причины. Цели, задачи, которые инициировали разработку документа. Распорядительная часть содержит перечень конкретных мероприятий, направленных на разрешение проблем. Констатирующая часть завершается словами: «приказываю», «постановляю», «довожу до сведения» и т.д.

В содержании большинства документов включают трафаретные фразы типа: «Контроль за исполнением приказа возложить на….» и т.д.

При составлении документов необходимо:

• Вводить элементы эмоционального воздействия;

• Обеспечивать краткость изложения;

• Рационально сочетать текст и иллюстративный материал;

• Указывать срок жизненного цикла;

• Идентифицировать документ;

• Обеспечивать соответствие документа организационной структуре;

• Обеспечивать доходчивость излагаемого материала.

Приказ - распорядительный документ, который издается руководителем предприятия, организации, на основе единоначалия и в рамках его компетенции.

По своему предназначению все приказы делятся на инициативные и те, которые издаются в целях выполнения распоряжений вышестоящих органов.

Инициативные приказы необходимы для оперативного влияния на процессы, происходящие в организации.

Это категоричная форма управленческого решения, которое требует обязательного и своевременного выполнения заданий, определенных в нем.

Руководители в приказах обозначают круг обязанностей и ответственность работников за порученное дело в соответствии с действующими нормативными документами, Уставом организации, правилами внутреннего распорядка и т.д.

Требования к написанию и оформлению приказов

При оформлении приказов необходимо в полном объеме соблюдать требования раздела

Как нормативно-правовой документ приказ должен базироваться на результатах анализа фактов и быть:

• законным (не противоречить действующему законодательству);

• обоснованным;

• своевременным;

• конкретным (определены ответственные лица и сроки выполнения);

• непротиворечивым по содержанию;

• грамотным;

• ясным, четким, логически выстроенным, завершенным.

Приказ целесообразно писать короткими предложениями, при этом, текст должен быть точным, не допускающим различных трактовок.

Каждую новую мысль необходимо начинать с абзаца.

Предложения, которые излагаются в приказе, необходимо согласовать с ранее изданными документами по данному вопросу, чтобы избежать повторов или противоречий.

Приказ, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части лаконично, грамотно и объективно, без повторов и употребления слов и оборотов речи, которые не несут смысловой нагрузки, излагаются факты только по тем вопросам, которым посвящена распорядительная часть.

При этом не допускается произвольное сокращение наименования организации и отдельных слов.

В распорядительной части излагаются распоряжения, которые обязательны для исполнения работниками, должностными лицами, структурными подразделениямии т.д., а также указываются сроки исполнения и ответственные лица.

В содержании распорядительной части, как правило, используются глаголы в неопределенной форме (обеспечить, составить, провести, изучить, возложить ответственность и т.д.).

Следует избегать неконкретных выражений (поднять, повысить, усилить, улучшить, активизировать и т.д.). Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, затруднена проверка их выполнения.

В последнем пункте постановляющей части указываются лица, на которых возлагается контроль за выполнением приказа.

Список лиц, которых необходимо ознакомить с приказом, как правило, располагается ниже подписи директора организации или на обороте последнего листаприказа.

Приказ является правомочным с момента его подписания и доведения до сведения исполнителей.

Ответственность за содержание, правильную подготовку и оформление приказов возлагается на руководителя.

В случае, если приказ издан с превышением полномочий или не соответствует действующему законодательству, он может быть отменен вышестоящей инстанцией.

11