Задання порядку сортування у звіті
Незважаючи на те, що порядок сортування можна задати в запиті, у звіті також потрібно вказувати порядок сортування. Access ігнорує порядок сортування заданий в запиті.
Управління “підвішеними” та одинарними рядками
Access автоматично позначає закінчення сторінок при друці чи при перегляді звіту. Кінець сторінки визначається у відповідності з параметрами макету сторінки звіту, заданими в діалоговому вікні макету сторінки. Якщо у звіті задане групування, то необхідно контролювати, де Access поставить кінець сторінки. Наприклад, потрібно, що заголовок групи друкувався на тій же сторінці, що й перша стрічка даних групи. Щоб надрукувати всю групу, включаючи розділ заголовку, розділ даних та розділ приміток, необхідно скористатись властивістю Keep Together (Не розривати) групи у звіті.
Хоча властивість Keep Together (Не розривати) дозволяє контролювати, як Access розставляє закінчення сторінок, часто потрібно вказувати кінець сторінки після кожного вибраного розділу.
Крім того у звітах часто подають різного роду діаграми (стовпчасті-2D/3D, кругові-2D/3D, площинні, кульові та ін.), які дають, часом, набагато краще уявлення про стан параметрів ніж просто цифри. Діаграми значно спрощують сприйняття інформації.
Порядок виконання роботи
Ознайомитись із структурою звіту, складом, призначенням та властивостями елементів звіту.
Розробити проект, склад, зміст та структуру вихідних документів для власної бази даних.
Для ефективної роботи з існуючою базою даних розробимо вихідні документи, в яких буде відображено:
інформацію про всі фірми-поставники (телефон, адреса і т.д), які занесені в базу;
інформацію про те, які товари і за якою ціною можна придбати на певній фірмі;
інформацію про кількість товару кожної фірми у відсотках від загальної кількості товару представленого в базі;
контактну інформацію про фірми-поставники у вигляді візиток.
Розробити за допомогою засобів проектування стандартні форми звітів: одиничний, списковий (табличний), графічний, етикетковий.
3.1. Розробити одиничний звіт.
а) У вікні бази даних вибираємо об'єкт Звіт (Reports).
б)
На панелі інструментів вікна бази даних
натискаємо кнопку створення нового
вихідного документу
.
в) Отримуємо вікно, в якому є список типів вихідних документів:
Створити вихідний документ можна за допомогою Конструктора (Design View), Майстра (Report Wizard) або , якщо вихідний документ створюється на основі однієї таблиці чи запиту, за допомогою AutoReport: Columnar, AutoReport: Tabular, Chart Wizard, Label Wizard, відповідно створення одиничного, табличного, графічного чи етикеткового звітів. Вибираємо AutoReport: Columnar , а нижче у стрічці набираємо (або вибираємо із списку) назву таблиці чи запиту, по яких робимо звіт. В даному випадку це таблиця ADRESS. Натискаємо Ok.
г) На екрані отримуємо результат звіту у попередньому перегляді. При збереженні звіту на екрані з’являється вікно
в якому набираємо ім’я вихідного документу.
3.2. Розробити списковий (табличний) звіт.
Повторюємо кроки а) і б) з пункту 3.1.
в) Зі списку типів звітів вибираємо Report Wizard.. Натискаємо Ok.
г)
Отримуємо вікно, в якому вибираємо
потрібні на мполя з відповідних таблиць
чи запитів і переносимо їх в праву
частину за допомогою кнопки
.
В даному випадку це будуть поля Категорія товару, Назва товару, Фірма-виробник з таблиці Product; поля Ціна і Гарантія(міс) з таблиці Price; поле Назва фірми з таблиці ADRESS. Натискаємо кнопку Next>
д) Отримуємо вікно, в якому можна вибрати як буде представлена вибрана інформація. Натискаємо кнопку Next>.
е) У наступному вікні можна згрупувати нашу інформацію по рівнях. Натискаємо кнопку Next>.
є) Отримуємо вікно , в якому можна задати критерії сортування інформації. Натискаємо кнопку Next> .
ж) Далі у вікні можна вибрати вигляд вихідного документу: Columnar, Tabular, Justified; а також орієнтацію вихідного документу на листі. В даному випадку виберемо Tabular і Portrait Натискаємо кнопку Next>.
з) У наступному вікні вибираємо стандартну кольорову гаму для звіту. В даному випадку - Corporate. Натискаємо кнопку Next> .
і) Отримуємо вікно, в якому вводимо титульне ім’я майбутнього вихідного документу, а також при потребі можемо викликати режим Конструктора для модифікації вихідного документу. Натискаємо кнопку Finish.
и) Аналогічно кроку г) пункту 3.1.