Начало работы в Аccess

Общий вид главного окна Access показан на рис. 2. В левой части имеется область, в которой отображаются все созданные объекты базы данных, сгруппированные по категориям (Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты и т.д.). Чтобы открыть уже созданный объект (например, таблицу), нужно дважды щелкнуть по его имени в списке объектов.

Рис. 2. Главное окно Access

Для создания объектов БД (Таблиц, запросов, форм и отчетов) предусмотрена вкладка Создание, показанная на рис. 3.

Рис. 3. Панели вкладки Создание

Создание таблиц

После создания новой БД в области объектов появится пустая таблица с именем Таблица1. На рис. 4 показаны две созданные пустые таблицы.

Рис. 4. Создание новой таблицы

Режим таблицы

По умолчанию активен режим таблицы, который позволяет сразу начать ввод данных в таблицу (рис. 5). Новое поле создается автоматически при вводе данных в самый правый столбец таблицы  Добавить поле (рис. 4).

Рис. 5. Ввод данных в таблицу

В режиме таблицы активизируется вкладка Режим таблицы, панели которой показаны на рис. 6.

Рис. 6. Панели для работы с таблицами

С их помощью можно добавлять, удалять и переименовывать поля таблицы, задавать им формат и тип данных, а также устанавливать связи между таблицами. Все перечисленные операции будут рассмотрены далее.

Для перемещения между записями (строками) в нижней части окна таблицы имеется специальная строка (рис. 7).

Рис. 7. Строка навигации по записям таблицы

Например, в данный момент текущей является пятая запись (всего записей в таблице  4). Если в таблице тысячи записей, то для быстрого перемещения к нужной записи достаточно ввести ее порядковый номер перед словом «из» (в нашем случае  вместо цифры 2) и нажать Enter.

Здесь также имеется поле Поиск, с помощью которого можно быстро переместиться на требуемую запись.

Режим конструктора

Режим конструктора применяется для создания и изменения структуры таблицы. Для выбора этого режима нужно нажать кнопку Вид на панели Представление вкладки Режим таблицы и выбрать пункт Конструктор (рис. 8).

Рис. 8. Выбор режима работы с таблицей

В режиме конструктора вкладка Режим таблицы заменяется вкладкой Конструктор, панели которой показаны на рис. 9.

Сама таблица теперь отображается не как набор записей с данными, а как список полей (рис. 9). Здесь следует определить структуру таблицы, т.е. набор полей и их формат.

Рис. 9. Панели вкладки Конструктор для работы с таблицей

Рис. 10. Режим конструктора таблицы

Чтобы описать очередное поле в структуре таблицы, необходимо вначале указать название поля (Имя поля) и после этого определить в раскрывающемся списке тип данных, которые будут в нем храниться (Тип данных). Кроме того, можно также описать назначение информации, которая будет вводиться в поле Описание.

Для любой таблицы в Access следует задавать так называемый первичный ключ, или ключевое поле, которое позволяет однозначно определить ту или иную запись в таблице. Иначе говоря, ключ необходим для соблюдения уникальности имеющихся в таблице записей.

Чтобы создать в таблице первичный ключ, вначале необходимо в режиме конструктора выделить поле таблицы, которое требуется назначить ключевым (щелкнув левой кнопкой мыши на области выделения соответствующей строки).

После этого следует нажать кнопку Ключевое поле на панели Сервис вкладки Конструктор, что приведет к появлению соответствующего изображения в области выделения строки (поле Код на рис. 10). Чтобы отменить назначение первичного ключа для поля, необходимо еще раз выполнить эти действия.

Для сохранения изменений, внесенных в структуру таблицы, нужно нажать кнопку Office и выбрать кнопку Сохранить (или нажать сочетание клавиш Ctrl+S).