Створення таблиць та форм в субд ms Access 2010
Процес створення комп’ютерної БД полягає в перенесенні інформації з традиційних паперових документів (карток, таблиць) на магнітні носії. Отже в БД зберігаються дані, але в СУБД MS Access містяться й інші компоненти, які називають об’єктами – таблиці, запити, форми, звіти, макроси і код.
Програми, які призначені для структурування інформації, розміщення її в таблицях і маніпулювання даними, називаються системами управління базами даних (СУБД). Іншими словами СУБД призначені як для створення та ведення бази даних, так і для доступу до даних. Налічується більше 50 типів СУБД для персональних комп’ютерів. До найбільш поширених відносяться: MS SQL Server, Oracle, Informix, Sybase, DB2, MS Access і т. д.
База даних — це інтегрована сукупність структурованих і взаємозалежних даних, організована за певними правилами, які передбачають загальні принципи опису, зберігання і обробки даних.
Реляційна (від анг. relation) база даних - це тип бази даних, що зберігає інформацію в електронних таблицях і здійснює пошук даних в одній таблиці на підставі визначених ключових полів іншої таблиці.
Основні можливості СУБД Microsoft Access:
проектування базових об’єктів – двовимірні таблиці з полями різних типів даних;
створення зв’язків між таблицями, з підтримкою цілісності даних, каскадного відновлення полів і каскадного видалення записів;
введення, зберігання, перегляд, сортування, зміна й вибірка даних з таблиць із використанням різних засобів контролю інформації, індексування таблиць і апарата алгебри логіки;
створення, модифікація й використання похідних об’єктів (запитів, форм і звітів).
Об’єкти субд Access
Microsoft Access є реляційною СУБД із табличною структурою даних. Це означає, що таблиці являють собою основний об’єкт збереження даних.
Принципи нормалізації
в кожній таблиці БД не повинно бути повторюваних полів;
в кожній таблиці повинен бути унікальний ідентифікатор (первинний ключ);
кожному значенню первинного ключа повинна відповідати достатня інформація про тип суті або про об’єкт таблиці (наприклад, інформація про успішність, про групу або студентах);
зміна значень в полях таблиці не повинна впливати на інформацію в інших полях (крім змін у полях ключа).
Види логічного зв'язку
Зв’язок встановлюється між двома загальними полями (стовпцями) двох таблиць. Існують зв’язки з відношенням «один-до-одного», «один-до-багатьох» і «багато-до-багатьох».
Відносини, які можуть існувати між записами двох таблиць:
один — до — одного — кожному запису з однієї таблиці відповідає один запис у іншій таблиці;
один — до — багатьох — кожному запису з однієї таблиці відповідає кілька записів у іншій таблиці;
багато — до — одного — безлічі записів з однієї таблиці відповідає один запис у іншій таблиці;
багато — до — багатьох — безлічі записів з однієї таблиці відповідає кілька записів в іншій таблиці.
Відношення «один-до-багатьох» створюється в тому випадку, коли тільки одне з полів є полем первинного ключа або унікального індексу.
Відношення «один-до-одного» створюється в тому випадку, коли обидва поля є ключовими або мають унікальні індекси.
Відношення «багато-до-багатьох» фактично є двома відносинами «один-до-багатьох» з третьої таблицею, первинний ключ якої складається з полів зовнішнього ключа двох інших таблиць.
Ключ — це стовпець (може бути декілька стовпців), що додається до таблиці і дозволяє встановити зв’язок із записами в іншій таблиці.
Існують ключі двох типів: первинні і вторинні (зовнішні).
Первинний ключ — це одне або кілька полів (стовпців), комбінація значень яких однозначно визначає кожний запис у таблиці. Первинний ключ не допускає значень Null і завжди повинен мати унікальний індекс. Первинний ключ використовується для зв’язування таблиці з зовнішніми ключами в інших таблицях.
Зовнішній (вторинний) ключ — це одне або кілька полів (стовпців) у таблиці, що містять посилання на поле або поля первинного ключа в іншій таблиці. Зовнішній ключ визначає спосіб об’єднання таблиць.
З двох логічно пов’язаних таблиць одну називають таблицею первинного ключа або головною таблицею, а іншу таблицею вторинного (зовнішнього) ключа або підпорядкованою таблицею. СУБД дозволяють зіставити споріднені записи з обох таблиць і спільно вивести їх у формі, звіті або запиті.
Існує три типи первинних ключів: ключові поля лічильника (лічильник), простий ключ і складовий ключ.
Поле лічильника (Тип даних «Счетчик»). Для кожного запису цього поля таблиці автоматично заноситься унікальне числове значення.
Простий ключ. Якщо поле містить унікальні значення, такі як коди чи інвентарні номери, то це поле можна визначити як первинний ключ. В якості ключа можна визначити всі поля, що містить дані, якщо це поле не містить повторювані значення або значення Null.
Складові ключі. У випадках, коли неможливо гарантувати унікальність значень кожного поля, існує можливість створити ключ, що складається з декількох полів. Найчастіше така ситуація виникає для таблиці, використовуваної для зв’язування двох таблиць відношенням «багато — до — багатьох».
Необхідно ще раз відзначити, що в полі первинного ключа повинні бути тільки унікальні значення в кожному рядку таблиці, тобто збіг не допускається, а в полі вторинного або зовнішнього ключа збіг значень у рядках таблиці допускається.
Якщо виникають труднощі з вибором потрібного типу первинного ключа, то в якості ключа доцільно вибрати поле лічильника.
Основні можливості СУБД Microsoft Access:
проектування базових об’єктів – двовимірні таблиці з полями різних типів даних;
створення зв’язків між таблицями, з підтримкою цілісності даних, каскадного відновлення полів і каскадного видалення записів;
введення, зберігання, перегляд, сортування, зміна й вибірка даних з таблиць із використанням різних засобів контролю інформації, індексування таблиць і апарата алгебри логіки;
створення, модифікація й використання похідних об’єктів (запитів, форм і звітів).
Microsoft Access працює з об’єктами шести типів: таблицями, формами, запитами, звітами, модулями, макросами.
Таблиця – двовимірна таблиця, яка використовуються для зберігання даних у реляційних базах даних. Дані зберігаються в записах, які складаються з окремих полів. Кожна таблиця містить інформацію про сутності певного типу (наприклад, товарах).
Крім даних, таблиці Access містять:
інформацію про зовнішній вигляд таблиці (шрифти для відображення текстових даних, ширину стовпців, кольори і фон тощо);
інформацію про властивості таблиці як цілого (зв’язки між полями таблиць, ключові поля тощо);
інформацію про властивості полів.
Запит — засіб для відбору даних, що задовольняють певним умовам. За допомогою запитів можна вибрати з бази даних необхідну інформацію.
Форма – засіб, який дозволяє спростити процес уведення або зміни даних у таблицях БД, що забезпечує введення даних.
Форми створюються з набору окремих елементів управління.
Зовнішній вигляд форми вибирається залежно від того, з якою метою вона створюється. Форми Access дозволяють виконувати завдання, які не можна виконати в режимі таблиці. Форми дозволяють обчислювати значення й виводити на екран результат. Джерелом даних для форми є записи таблиці або запиту.
Форма надає можливості для:
уведення й перегляду інформації бази даних;
зміни даних;
друку;
створення повідомлень.
Звіт — засіб, який дозволяє добути з бази потрібну інформацію та представити її у вигляді, зручному для сприйняття, а також підготувати її для друку.
У сучасних СУБД звіти можуть бути виведені на екран, принтер або вихідний файл для наступної передачі даних. Крім того, у СУБД Access останніх версій включений спеціальний об’єкт — Страницы —, що дозволяє розміщати вихідні дані на Web-Сторінках. Процес створення звітів подібний створенню форм.
Джерелом даних для звіту може бути таблиця або запит. Крім даних, отриманих з таблиць, у звіті можуть відображатися обчислені за вихідними даними значення, наприклад підсумкові суми.
Звіти й форми Access мають багато спільного. Однак, на відміну від форм, звіти не призначені для введення й виправлення даних у таблицях. Вони дозволяють лише переглядати й друкувати дані. У звіті неможливо змінити вихідні дані за допомогою елементів управління, як це можна зробити за допомогою форм. Хоча у звітах можна використовувати такі ж елементи управління для зазначення стану перемикачів, прапорців і списків.
Макрос — набір макрокоманд, який створюється користувачем для автоматизації виконання конкретних операцій.
Модуль — об’єкт, що містить програми, написані мовою Visual Basic і які застосовуються в деяких випадках для обробки даних.
Розглянемо для чого потрібні об’єкти:
Таблиці містять дані.
Запити дозволяють задавати умови для відбору даних та вносити зміни в дані.
Форми дозволяють переглядати та редагувати інформацію.
Звіти дозволяють узагальнювати та роздруковувати інформацію.
Макроси виконують автоматично одну або декілька операцій; Модулі – програми автоматичної настройки функцій БД, які написані на мові програмування Visual Basic.
