Использование формул

Иногда значения настраиваемых полей можно заполнять автоматически, с помощью формул. Например, если известно, сколько времени в среднем занимает редактирование 1 страницы текста, то, указав число страниц в статье, можно с помощью формулы рассчитать общую длительность задачи по редактированию статьи.

Для того чтобы ввести в настраиваемое поле формулу, в диалоговом окне настройки полей (см. рис. 13.16) нужно выбрать из списка настраиваемое поле, а затем в разделе Custom attributes (Настраиваемые атрибуты) выбрать переключатель рядом с кнопкой Formula (Формула). MS Project предупредит вас, что при настройке формулы для поля все ранее введенные данные могут быть утеряны, и если вы уверены, что хотите продолжать, то в окне предупреждения нажмите кнопку ОК.

Чтобы редактировать формулу, нужно нажать кнопку Formula (Формула), после чего будет загружен редактор формул MS Project (рис. 13.20, файл IS.mpp). Редактор состоит из области редактирования формулы и набора кнопок, нажатием на которые можно вводить фрагменты формулы. Формулу можно полностью напечатать вручную, а можно ввести, нажимая на кнопки.

Рис. 13.20. Редактор формул MS Project

В формуле можно использовать операции над другими полями MS Project. Например, для того, чтобы определить общее время редактирования статьи, нужно умножить число страниц в статье на время редактирования одной страницы. В нашем проекте (IS.mpp) мы переименовали настраиваемое поле Duration1(Длительность1) в Время редактирования страницы, а поле Numberl (Число1) в Число страниц в статье. Значит, для определения значения поля Duration2 (Длительность2), или Общее время редактирования статьи, нужно умножить значение поля Durationl (Длительность1) на Number1 (Число1). В формуле, как мы видим на рисунке, названия полей (как в фильтрах) нужно заключать в квадратные скобки.

Для того чтобы подставить название поля в формулу, можно воспользоваться кнопкой Field (Поле), а чтобы вставить одну из нескольких десятков доступных функций, — кнопкой Function (Функция). Кроме того, с помощью кнопки Import Formula (Импортировать формулу) можно вставить в поле формулу из другого поля любого из открытых проектов.

На рис. 13.21 (файл IS.mpp) видно, как действуют сделанные нами настройки. После заполнения полей Число страниц в статье и Время редактирования страницы поле Общее время редактирования статьи пересчитывается.

Рис. 13.21. Расчет с помощью формул работает

Однако у текущего режима подсчета есть один недостаток: длительность, рассчитанная для каждой задачи, не суммируется для фазы. А значит, мы не можем автоматически определить ее длительность. Чтобы в настраиваемом поле значения автоматически пересчитывались и для суммарных задач, нужно настроить его особым образом.

Настраиваемые поля и суммарные задачи

Определить, как данные настраиваемого поля будут отображаться для суммарных задач, можно в диалоговом окне настройки полей, в разделе Calculation for task and group summary rows (Расчет для суммарных строк задач и групп), выбрав необходимое поле в списке (рис. 13.22, файл 16.mрр).

Рис. 13.22. Настройка расчетов для суммарных задач. Содержимое раскрывающегося списка зависит от типа выбранного поля

Раздел содержит три переключателя: None (Нет), Rollup (Сведение) и Use formula (Использовать формулу). Если выбрать первый, то данные настраиваемого поля будут рассчитываться только для обычных задач, а не для суммарных. Второй переключатель позволяет рассчитывать значение настраиваемого поля для суммарных задач, используя одну из операций, представленных в раскрывающемся списке. Состав этого списка меняется в зависимости от типов полей (табл. 13.2), кроме того, нельзя сводить данные для текстовых полей.

Название операции	Типы настраиваемых полей	Описание
And (И)	Flag (Флаг)	Логическое И. Если все вложенные строки в этом поле имеют значение Да, то результат операции — тоже Да. Если хотя бы одна из строк в этом поле содержит значение Нет, то и результатом логической операции будет Нет
OR (ИЛИ)	Flag (Флаг)	Логическое ИЛИ. Если хотя бы один из рядов содержит значение Да в этом поле, то операция сведения тоже даст Да
Average (Среднее)	Cost (Затраты), Duration (Длительность), Number (Число)	Сведение будет средним по всем значениям вложенных несуммарных рядов
Average First Sublevel (Среднее первого подуровня)	Cost (Затраты), Duration (Длительность), Number (Число)	Сведение будет средним по всем значениям вложенных несуммарных рядов и по всем значениям вложенных суммарных рядов первого уровня
Count All (Сложить все)	Number (Число)	При сведении будут складываться все суммарные и несуммарные ряды
Count First Sublevel (Сложить первый подуровень)	Number (Число)	При сведении будут складываться суммарные ряды первого уровня и все вложенные несуммарные ряды
Count Nonsummaries (Сложить несуммарные)	Number (Число)	При сведении будут сложены все несуммарные задачи
Maximum (Максимум)	Cost (Затраты), Duration (Длительность), Number (Число), Start (Начало), Finish (Окончание)	Результатом сведения будет максимальное значение среди всех значений ниже
Minimum (Минимум)	Cost (Затраты), Duration (Длительность), Number (Число), Start (Начало), Finish (Окончание)	Результатом сведения будет минимальное значение среди всех значений ниже
Sum (Сумма)	Cost (Затраты), Duration (Длительность), Number (Число)	Результатом сведения будет сумма всех значений ниже

Таблица 13.2. Операции для сведения данных в суммарных задачах

Если для расчета настраиваемого поля используется формула, то становится доступен третий переключатель — Use formula (Использовать формулу). Если выбрать его, то для расчета значений настраиваемого поля для суммарных задач будет использоваться та же формула, что и для обычных задач. В нашем случае (файл 16.mрр) удобнее использовать операцию сложения значений настраиваемого поля для задач, чем формулу. Ведь наша формула использует при расчете значения других полей, а значит, для них тоже нужно настроить параметры определения значения для суммарных задач. Если же этого не cделать, то значения этих полей для суммарных задач всегда будут нулевыми и результат нашей формулы тоже будет нулем.

На рис. 13.23 представлена таблица из файла 16.mрр с расчетами общей длительности редактирования статей после того, как мы настроили суммирование значений для фаз у поля Общее время редактирования статьи. Теперь значения в нем суммируются, а в остальных настраиваемых полях — по-прежнему нет.

Рис. 13.23. Теперь общее время редактирования статей суммируется

Подсчитанная нами длительность фактически является трудозатратами на выполнение работы по редактированию. Однако эти данные нельзя автоматически внести в план проекта, то есть в поле Work (Трудозатраты) соответствующих задач, поскольку это поле не является настраиваемым и в него нельзя вводить формулы. Поэтому поместить полученные нами данные в это поле можно только вручную.

Модель, при которой данные рассчитываются в одном поле автоматически при изменении других полей, а потом должны быть вручную перенесены в план проекта, таит в себе одну опасность: можно случайно забыть ввести данные о трудозатратах в план проекта. В таком случае плановые трудозатраты задачи будут неверными, а значит, и план проекта в целом будет неточным. Чтобы трудозатраты задачи всегда соответствовали данным в настраиваемом поле Общее время редактирования статьи, воспользуемся индикаторами.