Помощь в планировании

Чтобы при планировании MS Project подсказывал вам о возможных ошибках и способах ускорить ввод данных, стоит включить режим подсказки. Для этого в диалоговом окне настройки параметров программы нужно перейти на вкладку General (Общие). На ней в разделе Planning wizard (Мастер планирования) нужно установить все флажки. Флажок Advice from Planning Wizard (Помощь мастера планирования) управляет режимом подсказки, и если его сбросить, то остальные три флажка будут недоступны.

При установке флажка Advice about using Microsoft Project (Помощь в использовании Microsoft Project) программа отображает подсказки о возможностях ускорения работы, если замечает, что вы вводите или редактируете данные не оптимальным способом. Флажок Advice about scheduling (Помощь в планировании) управляет режимом, в котором программа уточняет, что вы имели в виду при внесениях изменений в календарный план проекта. И наконец, флажок Advice about errors (Помощь в устранении ошибок) позволяет включить или отключить вывод сообщений об ошибках.

Что нового вы узнали?

• Что такое проект.

• Из каких основных элементов состоит план проекта и какими основными свойствами они обладают.

• Что такое проектный треугольник.

• Как планировать проекты с помощью MS Project.

• Как определять проект в MS Project.

• Какие основные параметры настраиваются при определении проекта и как они влияют на логику работы программы.

• Как настраивать параметры расчета календарного плана и включать режим отображения подсказок при планировании.

Определение состава работ

Целью урока является обучение принципам составления плана проектных работ в MS Project. Вы узнаете, как с помощью MS Project формировать список задач проекта, определять их длительности и зависимости между ними, как вводить в проект информацию об ограничениях по срокам исполнения задач.

Все описанные принципы будут проиллюстрированы практическими примерами, и во время урока мы определим состав работ собственного проекта.

Для создания уникального продукта или услуги (результата проекта) нужно осуществить некоторую последовательность работ. Задача планирования проекта заключается в том, чтобы достаточно точно оценить сроки исполнения и стоимость этих работ. Чем точнее дана оценка, тем выше качество плана проекта.

Чтобы дать точную оценку, нужно хорошо представлять состав работ проекта, то есть знать, какие именно работы нужно выполнить для получения его результата. Только после того, как составлен список проектных работ, оценивается длительность каждой из них и выделяются ресурсы, необходимые для их выполнения. И лишь затем можно оценить стоимость и сроки исполнения каждой задачи и, в результате сложения, общую стоимость и срок проекта. Вот почему определение состава работ является первым шагом при планировании проекта.

Определение состава проектных работ начинается с определения этапов (или фаз) проекта. Например, в проекте Издание номера журнала могут быть выделены фазы Планирование номера, Подготовка материалов, Верстка и Предпечатная подготовка.

После того как состав фаз и их результаты определены, нужно определить последовательность этих фаз относительно друг друга и крайние сроки их исполнения. Затем нужно определить, из каких работ состоят фазы, в какой последовательности исполняются эти работы и в какие крайние сроки нужно уложиться при их исполнении. То есть принципы планирования задач внутри фаз повторяют принципы планирования фаз внутри проекта.

Определять состав работ удобно в несколько шагов. Сначала создается скелет плана работ, состоящий из фаз, их результатов и нескольких основных задач. Потом в план добавляются остальные задачи, определяются их длительности и связи. Затем определяются ключевые даты проекта, устанавливающие крайние сроки достижения результатов проекта и другие ограничения по времени. Наконец, в план добавляется дополнительная информация о задачах.