
- •Первый запуск
- •Краткое знакомство с интерфейсом
- •Настройка программы
- •Общие настройки программы
- •Настройки редактирования
- •Настройки отображения временных единиц
- •Настройки отображения гиперссылок
- •Настройки параметров сохранения
- •Настройки просмотра
- •Настройки панелей инструментов
- •Оновные элементы интерфейса
- •Рабочая область ms Project
- •Представления
- •Что нового вы узнали?
- •Типы таблиц ms Project
- •Просмотр данных с помощью таблиц
- •Добавление, удаление и форматирование колонок
- •Создание новой таблицы
- •Создание таблицы на основе существующей
- •Редактирование таблиц
- •Пример создания собственной таблицы
- •Редактирование данных в таблицах
- •Форматирование данных в таблицах
- •Что нового вы узнали?
- •Сортировка
- •Фильтрация
- •Структурная фильтрация
- •Автофильтр
- •Фильтры
- •Создание фильтра
- •Пример создания собственного фильтра
- •Создание фильтра на основе существующего
- •Создание фильтра на основе автофильтра
- •Группировка
- •Настройка параметров группировки
- •Создание и редактирование групп
- •Сочетание методов сортировки, группировки и фильтрации
- •Что нового вы узнали?
- •Диаграммы
- •Диаграмма Ганта
- •Форматирование диаграммы Ганта
- •Настройка формы и цвета отрезков
- •Настройка текстовой информации, отображаемой рядом с отрезком
- •Групповое форматирование элементов диаграммы
- •Форматирование текстовых стилей
- •Форматирование шкалы времени
- •Вспомогательные линии
- •Пример форматирования диаграммы
- •Настройка дополнительных параметров диаграммы
- •Мастер диаграмм Ганга
- •Редактирование проектных данных на диаграмме Ганта
- •Что нового вы узнали?
- •Виды сетевых графиков в ms Project
- •Сетевой график
- •Форматирование сетевого графика
- •Форматирование блока
- •Создание шаблона блока
- •Операции над шаблонами блоков
- •Форматирование групп блоков
- •Настройка дополнительных параметров
- •Редактирование проектных данных на сетевом графике
- •Панель инструментов сетевого графика
- •Cхема данных
- •Что нового вы узнали?
- •Календарь
- •Форматирование календаря
- •Форматирование стилей отрезков
- •Форматирование шкалы времени
- •Настройка дополнительных параметров календаря
- •Редактирование проектных данных на календаре
- •График ресурсов
- •Форматирование ресурсного графика
- •Выбор типа отображаемой на графике информации
- •Настройка параметров отображения данных на диаграмме
- •Шкала времени, сетка и стили текста
- •Редактирование проектных данных на ресурсном графике
- •Что нового вы узнали?
- •Диаграмма использования задач
- •Выбор типа отображаемой на графике информации и ее форматирование
- •Шкала времени, сетка и стили текста
- •Редактирование проектных данных на диаграмме использования задач
- •Диаграмма использования ресурсов
- •Форматирование диаграммы использования ресурсов и редактирование данных на ней
- •Использование фильтрации, группировки и сортировки данных на диаграммах
- •Фильтрация данных на диаграммах без таблиц
- •Сортировка данных на диаграммах без таблиц
- •Группировка данных на диаграммах без таблиц
- •Что нового вы узнали?
- •Принципы работы с представлениями
- •Просмотр информации с помощью представлений
- •Использование окон
- •Создание нового представления
- •Создание представления на основе существующего
- •Настройка существующего представления
- •Настройка отображаемой на форме информации
- •Удаление и перемещение представлений и их составляющих
- •Пример использования Организатора
- •Сохранение настроек диаграмм и представлений
- •Что нового вы узнали?
- •Планирование проектов
- •Что такое проект?
- •Проект как временное явление
- •Составляющие проектного плана
- •Завершающие задачи
- •Длительность и трудозатраты
- •Зависимости и связи
- •Роли и ресурсы
- •Стоимость ресурсов
- •Проектный треугольник
- •Планирование проекта в ms Project
- •Определение проекта
- •Способ планирования и основные даты
- •Общие настройки календаря
- •Пример настройки календаря
- •Параметры календарного плана
- •Помощь в планировании
- •Что нового вы узнали?
- •Определение состава работ
- •Скелетный план работ
- •Определение длительностей задач
- •Определение связей между задачами
- •Типы связей задач
- •Использование задержек и опережений
- •Способы редактирования связей
- •Редактирование связей в форме
- •Редактирование связей в диалоговом окне сведений о задаче
- •Дата начала проекта
- •Ограничения
- •Как ограничения влияют на расписание
- •Ввод ограничений
- •Крайние сроки
- •Что выбрать — ограничения или крайние сроки
- •Когда вводить ограничения в план проекта
- •Пример использования ограничений и крайних сроков
- •Повторяющиеся задачи
- •Суммарная задача проекта
- •Что нового вы узнали?
- •Составление списка людей и оборудования
- •Определение рабочего времени ресурсов
- •Определение времени участия в проекте и максимальной загрузки
- •Персональное время работы
- •Определение назначений
- •Настройка параметров
- •Создание назначений
- •Типы задач
- •Фиксированный объем работ
- •Календарь задачи
- •Свойства назначения
- •Профиль загрузки
- •Даты начала и окончания назначения
- •Перерывы в выполнении работы
- •Назначение материальных ресурсов
- •Удаление назначений
- •Определение состава ресурсов во время создания назначений
- •Что нового вы узнали?
- •Дополнительная информация о задачах и ресурсах Внесение в план проекта дополнительной информации
- •Код структуры задач
- •Приоритет задач и группы ресурсов
- •Заметки и документы
- •Гиперссылки
- •Настраиваемые поля
- •Создание настраиваемых полей
- •Заполнение данными
- •Просмотр содержимого на плане
- •Создание настраиваемых полей со списком значений
- •Использование формул
- •Настраиваемые поля и суммарные задачи
- •Использование индикаторов
- •Настраиваемые коды структуры
- •Создание настраиваемых кодов структуры
- •Ввод значений настраиваемого кода структуры и его использование
- •Что нового вы узнали?
- •Методы планирования стоимости проекта
- •Планирование стоимости в ms Project
- •Стоимость ресурсов
- •Стоимость задач
- •Методы начисления затрат
- •Анализ и оптимизация плана проекта
- •Анализ и выравнивание загрузки ресурсов
- •Автоматическое выравнивание загрузки ресурсов
- •Ручное выравнивание ресурсов
- •Поиск перегружающих задач
- •Пример выравнивания загрузки
- •Замена ресурсов
- •Перенос трудозатрат в сверхурочные
- •Что нового вы узнали?
- •Анализ и оптимизация плана работ
- •Уточнение длительности задач с использованием параметров
- •Уточнение длительности задач по методу pert
- •Оптимизация плана работ проекта
- •Анализ критического пути проекта
- •Анализ и оптимизация стоимости проекта
- •Анализ стоимости проекта
- •Распределение затрат по фазам проекта
- •Распределение затрат по типам работ
- •Затраты на обычные и сверхурочные трудозатраты
- •Распределение затрат на ресурсы разных типов
- •Оптимизация стоимости проекта
- •Уменьшение затрат
- •Увеличение затрат
- •Что нового вы узнали?
- •Анализ рисков
- •Определение рисков
- •Риски в расписании
- •Задачи с предварительными длительностями
- •Слишком короткие задачи
- •Слишком длинные задачи и задачи с большим числом ресурсов
- •Задачи с внешними зависимостями
- •Ресурсные риски
- •Использование неопытных сотрудников
- •Ресурсы с большим объемом работы
- •Ресурсы со сверхурочной работой
- •Сотрудники с уникальными навыками и материалы с единственными поставщиками
- •Бюджетные риски
- •Разработка стратегии смягчения рисков
- •План сдерживания рисков
- •План реакции на риски
- •Формирование временного буфера
- •Анализ распределения трудозатрат
- •Что нового вы узнали?
- •Распространение плана проекта
- •Рассылка плана по электронной почте
- •Отправка по маршруту
- •Публикация на сервере Microsoft Exchange
- •Распространение плана в составе других документов
- •Экспорт плана в файлы других форматов
- •Экспорт данных в html
- •Создание новой схемы
- •Экспорт данных с использованием существующей схемы
- •Настройка шаблонов
- •Сводные таблицы
- •Базы данных
- •Текстовые форматы
- •Экспорт плана в файлы других форматов
- •Экспорт данных в html
- •Создание новой схемы
- •Экспорт данных с использованием существующей схемы
- •Настройка шаблонов
- •Сводные таблицы
- •Базы данных
- •Текстовые форматы
- •Что нового вы узнали?
- •Согласование плана проекта: распечатка и внесение изменений Распечатка
- •Вставка разрывов страниц
- •Настройки параметров печати
- •Предварительный просмотр перед печатью
- •Настройка параметров страницы
- •Внесение изменений в план
- •Файлы, подготовленные мастером экспорта
- •Файлы ms Project
- •Что нового вы узнали?
- •Отслеживание проекта Работа с базовыми и промежуточными планами
- •Сохранение планов
- •Удаление и изменение планов
- •Работа с базовым планом
- •Принципы отслеживания
- •Методы отслеживания
- •Поля для ввода данных
- •Использование полей
- •Использование методов отслеживания
- •Ввод повременных данных
- •Ввод фактических или оставшихся трудозатрат
- •Текущая дата и дата отчета
- •Дата отчета и ввод фактических данных
- •Ввод процента завершения
- •Подготовка к вводу данных отслеживания
- •Настройка параметров расчетов
- •Подготовка таблиц и представлений
- •Панель инструментов Tracking (Отслеживание)
- •Диалоговое окно обновления проекта
- •Процесс отслеживания проекта
- •Что нового вы узнали?
- •Совместная работа Настройки совместной работы
- •Совместная работа с помощью электронной почты
- •Согласование назначений
- •Подготовка к отправке данных
- •Отправка данных
- •Получение запроса и отправка ответов
- •Обновление плана проекта
- •Учет фактических трудозатрат
- •Отправка запроса
- •Совместная работа с помощью сервера ms Project Server
- •Преимущества ms Project Server
- •Настройка ms Project для работы с сервером
- •Первое подключение к серверу
- •Определение способа отчетности ресурсов о ходе работ
- •Согласование задач
- •Создание задачи сотрудником
- •Получение сообщений от сотрудников
- •Учет фактических трудозатрат
- •Ввод фактических данных сотрудником
- •Учет фактических данных в плане проекта
- •Делегирование задач
- •Отчеты о состоянии
- •Создание запроса на подачу отчета
- •Подготовка отчета сотрудником
- •Просмотр поданных отчетов
- •Панель инструментов для совместной работы
- •Диспетчер очереди
- •Что нового вы узнали?
- •Метод освоенного объема
- •Пример анализа методом освоенного объема
- •Индикаторы
- •Пример проведения анализа проекта
- •Использование нескольких базовых планов
- •Сравнение базовых планов
- •Линии хода выполнения
- •Настройка линии хода выполнения
- •Форматирование линий хода выполнения
- •Анализ хода работ на сервере ms Project Server
- •Что нового вы узнали?
- •Подготовка отчетов Статистика проекта
- •Стандартные отчеты
- •Обзорные отчеты
- •Сводка по проекту
- •Рабочие дни
- •Отчеты о текущей деятельности
- •Отчеты о затратах
- •Отчеты о назначениях
- •Отчеты по загрузке
- •Создание новых отчетов
- •Отчет о задачах
- •Отчет о ресурсах
- •Отчет по месячному календарю
- •Перекрестный отчет
- •Редактирование и настройка отчетов
- •Анализ хода работ
- •Совместная работа
- •Часть IV. Дополнительные возможности Возможности стандартной редакции Совместное использование ресурсов
- •Настройка пула ресурсов
- •Планирование с использованием пула
- •Использование пула
- •Совместная работа с пулом
- •Работа с несколькими планами проектов
- •Вставка проекта в проект
- •Просмотр данных нескольких проектов
- •Сохранение настроек проектов
- •Работа с базами данных проектов
- •Настройка Консультанта ms Project 2002
- •Как настраивать Консультанта
- •Управление надстройками сом
- •Работа с шаблонами
- •Глобальный файл
- •Создание шаблона файлов
- •Создание файла на основе шаблона
- •Что нового вы узнали?
- •Установка и конфигурирование сервера ms Project Server Установка сервера ms Project Server
- •Установка ms Project Server со стандартными возможностями
- •Установка ms Project Server с профессиональными возможностями
- •Установка сервера SharePointTeam Services
- •Конфигурирование сервера ms Project Server
- •Безопасность
- •Организация
- •Подключение сервера SharePoint
- •Корпоративные функции
- •Аналитические функции
- •Что нового вы узнали?
- •Возможности профессиональной редакции Начало работы
- •Создание учетных записей
- •Определение параметров подключения
- •Принципы подключения к серверу
- •Подготовка подключения к серверу
- •Работа с планами проектов
- •Создание и сохранение плана проекта
- •Открытие проектов и совместная работа над проектами
- •Работа с проектом без подключения к серверу
- •Работа с шаблонами файлов
- •Удаление с сервера проектов и шаблонов файлов
- •Работа с корпоративным пулом ресурсов
- •Создание ресурсов
- •Создание ролевых ресурсов
- •Редактирование ресурсов
- •Удаление ресурсов
- •Добавление ресурсов в проект
- •Назначение ресурса на задачу
- •Замена и подбор ресурсов проектной команды
- •Принципы замены ресурсов
- •Настройка корпоративных кодов структуры
- •Организационный код структуры
- •Определение кодов для ресурсов
- •Подбор ресурсов в проектную команду
- •Мастер замены ресурсов
- •Аналитические возможности сервера
- •Моделирование портфеля
- •Анализ портфеля
- •Что нового вы узнали?
Планирование проекта в ms Project
Составление плана проекта в общем виде заключается в описании задач проекта, доступных ресурсов и определении взаимосвязей между ними с помощью назначений. Но при составлении плана проекта в MS Project количество операций несколько увеличивается.
Планирование начинается с определения проекта, то есть описания его ключевых характеристик. Затем составляется список фаз и задач и список необходимых для их выполнения ресурсов. После этого в план вносится дополнительная информация о задачах и ресурсах, которая будет использоваться при определении назначений и в дальнейшем при проведении работ по плану (отслеживании плана). Наконец, осуществляются назначения, после чего проект оптимизируется, если длительность или бюджет оказываются больше ожидаемых.
Определение проекта
Составление плана работ невозможно без определения проекта, то есть задания его ключевых характеристик, таких как общая длительность, рабочее время и методика планирования. Поэтому, прежде чем переходить к составлению плана работ, мы научимся определять проект с помощью MS Project.
Чтобы начать составлять план работ, нужно создать файл нового проекта. Это можно сделать, щелкнув на кнопке New (Создать) панели инструментов Standard (Стандартная). При создании нового проекта автоматически откроется диалоговое окно Project Information (Сведения о проекте), в котором можно определить большинство его характеристик (рис. 10.3). Чтобы изменять параметры проекта в дальнейшем, это диалоговое окно можно вызвать командой меню Project > Project Information (Проект > Сведения о проекте).
1 Если вам хочется больше узнать о теории управления проектами, то рекомендуем воспользоваться источниками в Интернете, например сайтом «Профессионал управления проектами» (http://www.pmprofy.ru).
2 В соответствии с флажком Prompt for project info for new projects (Запрос на ввод сведений о проекте для ноных проектов), описанным в разделе «Общие настройки программы».
Способ планирования и основные даты
Проект можно планировать двумя способами: от даты начала проекта или от даты окончания. Если у проекта нет жесткой даты окончания, то при планировании применяется первый способ: фиксируется дата, когда нужно начать проект, и во время составления плана определяется, когда проект может быть завершен.
Если же проект должен быть обязательно завершен к определенному дню, то используется противоположный способ: фиксируется дата окончания и во время составления плана определяется, когда проект должен быть начат, чтобы все работы были закончены в срок.
Способ планирования определяется раскрывающимся списком Schedule from (Планирование с), содержащим два возможных значения (рис. 10.3): Project Start Date (Дата начала проекта) и Project Finish Date (Дата окончания проекта).
Рис. 10.3. Диалоговое окно ввода информации о проекте
Очень часто настройки стандартных календарей не подходят для проекта. Например, в календаре Standard (Стандартный) рабочим временем считается интервал с 8:00 до 17:00 с перерывом на обед с 12:00 до 13:00, а во многих организациях рабочее время зафиксировано в интервале с 9:00 до 18:00 или с 9:30 до 18:30. Кроме того, в стандартный календарь не включены особые выходные или укороченные дни, например день рождения вашей организации. Если стандартные настройки вам не подходят, то нужно изменить их в существующем календаре либо создать новый календарь.
Когда вес сотрудники работают в одном временном режиме, то проекту нужен один общий календарь и вам понадобится лишь отредактировать настройки стандартного календаря. Но бывает, что в проекте задействованы несколько подразделений с разным режимом работы. Например, при издании журнала редакторы работают в стандартном режиме, а операторы типографских машин — круглосуточно. В таком случае нужно решить, какая группа больше, и отредактировать стандартный календарь в соответствии с ее режимом работы. Для других групп нужно будет создать собственные календари.
ВНИМАНИЕ
В MS Project есть возможность создавать и групповые (базовые), и личные календари. Последние отражают персональное расписание сотрудников и содержат персональные выходные дни, например больничные. Поэтому при создании базового календаря в него следует.вносить только настройки, общие для всех участников проекта или группы, к которой относится календарь. Специфические настройки заносятся в личный календарь каждого сотрудника.
Работа с календарями осуществляется в диалоговом окне Change Working Time (Изменить рабочее время) (рис. 10.4). Открывается оно одноименной командой, находящейся в меню Tools (Сервис).
Рис. 10.4. Диалоговое окно настройки рабочего времени проекта
В верхней части диалогового окна расположен список календарей. Рядом с названием календаря, выбранного в диалоговом окне информации о проекте, в скобках указано, что он является проектным календарем (Project Calendar (Календарь проекта)). Все настраиваемые в диалоговом окне параметры относятся к календарю, выбранному в списке.
В центре диалогового окна находится традиционный календарь, для каждого дня в котором можно задать определенную настройку. Дни календаря выделены цветом в соответствии с легендой: рабочие дни обозначены белым, нерабочие — серым, а дни с нестандартным рабочим временем заштрихованы.
Для переключения между месяцами нужно использовать полосу прокрутки, а чтобы выбрать нужный день — щелкнуть на нем мышью. Для того чтобы выделить сразу несколько дней, нужно щелкать на них при нажатой клавише Ctrl, а чтобы « выделить все одинаковые дни календаря (например, все субботы), нужно щелкнуть на названии дня в верхней строке календаря.
Настройка параметров выбранных дней осуществляется в правой части диалогового окна. Переключатель Use default (Стандартное время) применяет стандартные настройки, если ранее параметры дня были изменены. Переключатель Nonworking time (Нерабочее время) пометит выбранный рабочий день как выходной, a Nondefault working time (Нестандартное рабочее время) — как рабочий.
Под переключателями расположены две колонки полей, содержащих временные интервалы, в которых осуществляется работа в течение дня. В поля левой колонки, From: (С:), вводится время начала интервала, а в поля правой, То: (По:) — время окончания. Например, на рис. 10.4 введены два интервала: с 8 до 12 и с 13 до 17. Время начала следующего интервала должно быть больше времени окончания предыдущего интервала.
Для создания нового календаря предназначена кнопка New (Создать). После нажатия на нее открывается диалоговое окно (рис. 10.5), в котором нужно указать название нового календаря и определить, как будет создан новый календарь — па основе существующего или «с нуля». В первом случае нужно выбрать переключатель Make a copy of (Создать копию) и выбрать соответствующий календарь из списка. Во втором случае нужно выбрать переключатель Create new base calendar (Создать новый базовый календарь).
Рис. 10.5. Диалоговое окно создания нового календаря
При создании копии существующего календаря все его настройки переносятся в новый. Это удобно, например, если вы хотите создать календарь для группы сотрудников с особым режимом работы, но с теми же нерабочими днями, что и у всех остальных. В таком случае можно создать копию основного календаря и затем изменить настройки режима работы, сохранив нерабочие дни1. Кнопка Options (Параметры) отображает диалоговое окно с общими настройками календаря. Это диалоговое окно (рис. 10.6) можно вызвать и через меню Tools > Options (Сервис > Параметры).
Рис. 10.6. Диалоговое окно настройки расчетов времени в MS Project
Параметры, настраиваемые в этом диалоговом окне, не влияют на проектный календарь или календари ресурсов и предназначены для других целей.