Сохранение настроек диаграмм и представлений

Как вы могли заметить во время работы с примерами к книге, MS Project по-разному сохраняет данные о настройке разных объектов интерфейса. Диаграммы существуют «внутри» представления, и их настройки сохраняются «внутри» него. Например, если диаграмма Ганта включена в два представления и в каждом настроена по-разному, то при открытии каждого из представлений вы увидите ее с разными настройками. Настройки диаграмм переносятся в другой файл вместе с представлениями.

Настройки таблиц относятся к конкретным таблицам, а не к использующим их представлениям. Например, если в таблицу Entry (Ввод) добавить столбец, то он будет отображаться во всех представлениях, использующих эту таблицу. Настройки таблиц не переносятся вместе с представлениями в другие файлы, и таблицы нужно копировать отдельно.

MS Project автоматически сохраняет настройки представлений, запоминая, какая таблица открыта в представлении, какой фильтр и группировка применены. Эти сохраненные параметры переносятся вместе с представлением в другой файл при копировании, причем это касается как одиночного представления, так и части комбинированного представления.

При разделении окна во время работы с одиночным представлением MS Project не сохраняет настройки созданного комбинированного представления. Это связано с тем, что программа умеет автоматически сохранять настройки существующих объектов, но не может создавать новые объекты. А поскольку в подобных случаях вы создаете новое комбинированное представление, то оно не сохраняется.

Что нового вы узнали?

• Что такое одиночные и комбинированные представления.

• Как просматривать информацию с помощью одиночных и комбинированных представлений.

• Как создавать и настраивать представления.

• Как использовать существующие представления при создании новых.

• Что такое формы и как их использовать.

• Как использовать формы в комбинированных представлениях.

• Как перемещать представления и их элементы между проектными файлами.

Планирование проектов

Целью этого урока является теоретическая подготовка к составлению проектов в MS Project. После ознакомления с уроком вы освоите основную терминологию управления проектами, получите представление о принципах планирования и специфике составления плана проекта в MS Project. Кроме того, вы узнаете, как определять проект в этой программе и настраивать параметры планирования.

Приемы работы в MS Project будут применены на практике, и в завершение урока мы опишем собственный проект, план которого мы будем составлять в последующих уроках.

Управление проектами заключается в составлении плана и отслеживании вы-пцлнения работ по нему. Соответственно, чем лучше план проекта, чем более аккуратно он составлен, тем легче потом выполнять проектные работы и удачно завершить проект.

Чтобы хорошо планировать, нужно, в первую очередь, хорошо представлять себе, что такое проект и из каких элементов состоит его план.

Что такое проект?

Деятельность любой организации состоит из выполнения операций и проектов. И те и другие имеют много общего, например выполняются людьми и на их выполнение выделяются ограниченные ресурсы.

Главное отличие операций от проектов заключается в том, что операции идут постоянно и повторяются, тогда как проекты временны и уникальны. Исходя из этого, проект определяется как временное усилие, предпринятое для создания уникального продукта или услуги. «Временное» означает, что каждый проект имеет точно определенные даты начала и окончания. Говоря об уникальности продукта или услуги, мы подразумеваем, что они имеют заметные отличия от всех аналогичных продуктов или услуг.

ПРИМЕЧАНИЕ

Уникальность каждого проекта создает сложности при его планировании, поскольку зачастую сложно предположить, как в действительности будут достигаться проектные результаты. Поэтому результатом проектной деятельности является не только продукт или услуга, но и извлеченные уроки, то есть опыт, который будет использоваться в дальнейшем при планировании и выполнении следующих проектов.

Проекты предпринимаются на любых уровнях организации, и в них могут быть вовлечены как несколько человек, так и несколько тысяч. Проекты могут быть разной длительности: некоторые продолжаются менее ста часов, другие — более миллиона. Проект может вовлекать один отдел организации, а может и выходить за ее пределы, как в случаях совместных предприятий и партнерства. Проекты могут осуществляться в любой области деятельности. Так, проектами могут быть и проектирование транспортного средства, и разработка информаци-

онной системы, и проведение предвыборной кампании, и постройка здания, и подготовка номера журнала.