Отчеты о назначениях

Отчеты о назначениях позволяют анализировать назначения проекта. С их помощью можно просмотреть назначения ресурсов, в том числе сохраняя связь назначений с календарным планом, распечатать список задач для ресурса и определить ресурсы с превышением доступности.

Для просмотра списка отчетов в диалоговом окне выбора группы отчетов (см. рис. 22.2) нужно щелкнуть на значке Assignments (Назначения). Описание отчетов представлено в табл. 22.4.

Используйте отчет	Чтобы распечатать
Who Does What (Дела по исполнителям)	Список ресурсов с назначенными задачами, запланированными трудозатратами на каждую из задач, дату начала и окончания назначений
Who Does What When (Дела по исполнителям и времени)	Список ресурсов с назначенными задачами и запланированными повременными трудозатратами на каждую из задач
То Do List (Список дел)	Список задач с длительностями, датами начала и окончания, длительностями и данными о проценте завершения. Задачи сгруппированы по неделям, когда они выполняются, а отчет отображается для выбранного ресурса
Overallocated Resources (Ресурсы с превышением доступности)	Список ресурсов с превышением доступности и задачи, на которые они назначены

Таблица 22.4. Отчеты о назначениях

Отчеты по загрузке

Отчетов по загрузке всего два, и они являются аналогами одноименных диаграмм — Task Usage (Использование задач) и Resource Usage (Использование ресурсов). С их помощью можно определить, какие задачи выполняет ресурс в определенный день и сколько часов запланировано на выполнение задачи.

Для просмотра списка отчетов в диалоговом окне выбора группы отчетов (см. рис. 22.2) нужно щелкнуть на значке Workload (Загрузка).

Создание новых отчетов

Для создания отчета в диалоговом окне выбора группы отчетов (см. рис. 22.2) нужно щелкнуть на значке Custom (Настраиваемые). В открывшемся диалоговом окне выводится список всех отчетов, входящих в предыдущие группы (рис. 22.6).

Отчет Working Days (Рабочие дни) в этом диалоговом окис называется Base Calendar (Базовый календарь).

Создать новый отчет можно как на основе одного из существующих отчетов (кроме двух уникальных), так и «с нуля». Для этого нужно нажать кнопку New (Создать) справа от списка отчетов. После этого откроется окно определения нового отчета, в котором следует выбрать его тип (рис. 22.7).

Рис. 22.6. Список отчетов MS Project

Рис. 22.7. Определение нового отчета

После выбора типа отчета нужно нажать кнопку ОК для перехода к его настройке. Состав параметров в диалоговом окне настройки нового отчета зависит от выбранного типа отчета. В файле 2.mрр мы создаем отчет для печати информации об освоенном объеме по задачам, и поэтому попробуем воспользоваться отчетом первого типа.

Отчет о задачах

Выбрав первый пункт в списке отчетов, мы переходим в диалоговое окно создания отчета о задачах. Это диалоговое окно состоит из трех вкладок, на первой из которых, Definition (Определение), определяются основные параметры отчета (рис. 22.8).

В поле Name (Название) вводится название отчета, в раскрывающемся списке Table (Таблица) выбирается таблица, столбцы которой будут включены в отчет, а в раскрывающемся списке Filter (Фильтр) — фильтр, применяемый к этой таблице. Если установить флажок Highlight (Выделяющий фильтр), то в отчете будут отображаться все задачи, но соответствующие условию фильтра будут выделены фоном.

Наш отчет должен содержать информацию о задачах, затраты на которые, исходя из данных об освоенном объеме, могут превысить запланированные. Чтобы именно эти задачи попали в отчет, мы предварительно создали простой фильтр Отбор задач с CPI (ИОС) меньше 0,8, отбирающий задачи с CPI (ИОС) больше 0 и меньше 0,8. При настройке отчета мы выбрали его в списке фильтров. А чтобы в отчете отображались столбцы с данными об освоенном объеме задачи, мы выбрали из списка таблицу Earned Value (Освоенный объем).

Рис. 22.8. Определение основных параметров отчета

Задачи в отчете могут отображаться общим списком или могут быть сгруппированы по временным периодам, к которым они относятся. Группировку задач по времени в отчете определяет значение параметра Period (Период). Если выбрать в этом раскрывающемся списке пункт Entire Project (Весь проект), то задачи в отчете будут представлены единым списком. А если выбрать любой другой пункт с указанием временного периода (например, Weeks (Недели)), то задачи будут сгруппированы по выбранным временным интервалам (например, неделям), во время которых они выполняются.

При выборе в раскрывающемся списке Period (Период) пункта с указанием временного периода становится доступен счетчик Count (Число единиц времени), в котором можно определить, какое число выбранных периодов будет использоваться как единица группировки. Например, если в качестве периода указать недели и установить в счетчике Count (Число единиц времени) значение 2, то задачи будут группироваться по периодам длительностью в две недели.

Чтобы в отчете отображались суммарные задачи, нужно установить флажок Show summary tasks (Показывать суммарные задачи). А установив флажок Gray bands (Полосы-разделители дат), можно добавить в отчет полосы для разделения данных, отображаемых в отчете на разные даты (либо данные, относящиеся к разным ресурсам в отчете о ресурсах).

Для настройки используемого в отчете шрифта следует нажать кнопку Text (Текст), после чего загрузится стандартное диалоговое окно настройки стилей текста. Например, в нашем отчете мы настроили отображение данных о суммарных задачах жирным и более крупным по сравнению с остальными задачами шрифтом.

Прежде чем мы перейдем к дальнейшим настройкам, посмотрим, что представляет собой отчет на нынешнем этапе. Для этого нажмем кнопку ОК, после чего отчет будет сохранен и мы вернемся в диалоговое окно просмотра списка отчетов (рис. 22.6), где курсор будет установлен на созданном отчете. Для предварительного просмотра отчета нажмем кнопку Preview (Просмотр), расположенную под списком отчетов.

Рис. 22.9. Просмотр созданного отчета

Как видно на рис. 22.9, созданный отчет повторяет структуру соответствующего представления. Поскольку столбцов в представлении больше, чем может уместиться на листе, отчет состоит из двух листов, и кнопка на панели инструментов со стрелкой для прокрутки отчета вправо активна.

Продолжим настройку отчета в файле З.mpp, выбрав отчет в списке, нажав кнопку Edit (Изменить) и перейдя на вкладку Details (Подробности) в открывшемся диалоговом окне. С помощью параметров, расположенных на этой вкладке, в отчет можно добавить отображение дополнительных сведений о задачах (рис. 22.10).

Рис. 22.10. Настройка отображения в отчете дополнительных сведений

Дополнительные сведения, представляемые в отчете, могут быть связаны либо с задачами, либо с назначениями. В левом разделе, Task (Задача), находятся параметры для добавления в отчет сведений о задаче. Если установить флажок Notes (Заметки), то под строкой задачи будут отображаться заметки к ней. Установка флажка Objects (Объекты) приведет к отображению в отчете связанных с задачей объектов. А если установить флажок Predecessors (Предшественники) или Successors (Последователи), то под строкой с данными задачи будет отображаться список ее последователей или предшественников или оба списка, если установлены оба флажка.

Для включения в отчет информации о назначениях следует установить один из флажков в правом разделе диалогового окна, Assignment (Назначение). При установке любого из флажков в отчете под задачами списка будут отображаться назначенные ресурсы. В зависимости от выбранных флажков рядом с названием ресурса будет приведена некоторая дополнительная информация.

Установка флажка Notes (Заметки) добавит в отчет заметки к ресурсам. Флажок Schedule (Календарный план) позволяет отобразить рядом с ресурсом столбцы с информацией календарного плана. Установка флажка Cost (Затраты) приведет к отображению рядом с назначениями данных о затратах, а установка флажка Work (Трудозатраты) — данных о трудозатратах. В настройках отчета файла З.mpp мы установили последний флажок.

Дополнительная информация о задачах может быть обведена рамкой, чтобы ее можно было отличить от основных данных отчета. Для этого нужно установить флажок Border around details (Границы вокруг сведений).

Когда в отчет включено много дополнительных сведений, удобно отделять их друг от друга с помощью сетки. Если установить флажок Gridlines between details (Линии сетки между сведениями), то между основными строками отчета будут отображаться разделительные горизонтальные линии, причем даже тогда, когда дополнительные сведения не отображаются.

Данные столбцов отчета могут суммироваться. Для этого следует установить флажок Show totals (Показывать итоги), в результате чего в отчет будет добавлена строка с суммарными данными.

В файле З.mpp мы установили три последних флажка, и теперь посмотрим, как выглядит отчет, когда в него включены дополнительные данные. Сохраним отчет, нажав кнопку ОК, и загрузим его щелчком на кнопке Preview (Просмотр).

Как видно на рис. 22.11, под каждой задачей появился список задействованных в ее исполнении ресурсов. Этот список обведен рамкой, потому что мы установили флажок Border around details (Границы вокруг сведений). Кроме того, над строкой каждой задачи отображается разделительная линия.

Рассмотрим последнюю вкладку в диалоговом окне создания отчета о задачах. Для этого выберем наш отчет в списке и нажмем кнопку Edit (Изменить), а затем в открывшемся диалоговом окне перейдем на вкладку Sort (Сортировка).

Эта вкладка (рис. 22.12, файл 4.mрр) повторяет диалоговое окно сортировки проекта (см. раздел «Сортировка» ). Здесь следует выбрать поля сортировки и указать ее порядок (по убыванию или по возрастанию). При этом данные в отчете можно сортировать по тем полям, которые в отчете не отображаются.

Рис. 22.11. Отчет с отображением дополнительных сведений

Рис. 22.12. Настройка сортировки данных в отчете

Поскольку мы отбираем задачи по полю CPI (ИОС), то отсортируем их по этому полю. Для удобства анализа данных мы скрыли дополнительную информацию о задачах и строки суммарных задач, и теперь отчет стал занимать меньше места. На рис. 22.13 в отчете видна и строка итоговых данных с суммами по каждому из столбцов.

Рис. 22.13. Отчет, в котором настроена сортировка данных