Что нового вы узнали?

• Какими средствами для организации совместной работы располагает MS Project.

• Как определить, какими средствами совместной работы будет пользоваться сотрудник.

• Как настроить MS Project для совместной работы с помощью почтовой системы.

• Как согласовывать план проекта с помощью почтовой системы.

• Как учитывать данные о фактических трудозатратах с помощью почтовой системы.

• Как согласовывать план проекта с помощью сервера MS Project Server.

• Как учитывать фактические трудозатраты с помощью сервера MS Project Server.

• Как делегировать задачи.

• Как запрашивать отчеты о состоянии.

• Как формировать групповой отчет о состоянии.

• Как работать с диспетчером очереди сервера MS Project Server.

Метод освоенного объема

Во время отслеживания проекта руководителю нужно уметь определять, укладывается ли проект в запланированный бюджет и будет ли он завершен в запланированные сроки. Для этого мало собирать фактические данные о ходе работ -нужно еще и правильно их анализировать.

В этом уроке вы познакомитесь с методикой анализа хода проектных работ и научитесь использовать ее при отслеживании проекта. Вы узнаете, какие инструменты для применения этой методики предлагает MS Project и освоите их применение на практике. Самое интересное в этой методике и инструментах то, что с их помощью вы сможете понять перспективы вашего проекта и принять меры для достижения нужных результатов и избежания неблагоприятного развития событий.

Проект характеризуется ограниченностью во времени и ресурсах и в процессе выполнения должен уложиться в запланированный бюджет и сроки. Поэтому во время его отслеживания руководителю нужно уметь определять динамику хода работ. Однако невозможно определить, укладывается ли проект в бюджетные и временные рамки, на основе простых данных о фактических затратах и трудозатратах. Представим два проекта с бюджетом 10 000 р. и длительностью 10 месяцев. После двух месяцев работы руководитель первого проекта сообщает о том, что проект укладывается в бюджет: израсходовано всего 1500 р. Руководитель же другого проекта сообщает о превышении бюджета: после двух месяцев работы потрачено 2500 р.

Предположим, что затраты должны распределяться равномерно по мере выполнения проекта, и мы ожидали, что после двух месяцев работы будет потрачено 2000 р. Другими словами, два месяца составляют 20% длительности проекта, и 2000 р. составляет 20% его бюджета.

Затраты в обоих проектах отличаются от запланированных, но на основании этих данных нельзя оценить состояние проекта. На первый проект затрачено на 500 р. меньше запланированного, но выполнено ли хотя бы 20% запланированных трудозатрат? На второй проект затрачено на 500 р. больше, чем планировалось, но выполнено ли больше 20% запланированных работ?

Чтобы ответить на эти вопросы, нужно проанализировать проектные данные, принимая во внимание данные как о затратах, так и о трудозатратах. Для этого предназначен анализ по методике освоенного объема (earned value analysis). Поскольку анализ измеряет скорость расходования средств и выполнения работы, он всегда выполняется к определенному моменту времени (дате отчета MS Project).

Методика использует для определения состояния проекта три величины:

• Базовая стоимость запланированных работ (BCWS, БСЗР) обозначает сводную стоимость работ, которые должны были быть осуществлены к текущему моменту. Другими словами, параметр обозначает, каковы должны быть затраты на проект на текущий момент по базовому плану.

• Фактическая стоимость выполненных работ (ACWP, ФСВР) обозначает сводную фактическую стоимость трудозатрат на текущий момент, то есть сколько фактически потрачено на проект к текущему моменту.

• Базовая стоимость выполненных работ (BCWP, БСВР) обозначает запланированную по базовому плану стоимость фактически выполненных работ, то есть сколько планировалось потратить на осуществление тех трудозатрат, что были фактически осуществлены. Этот параметр часто называется освоенным объемом.

Каждая из величин определяется в денежных единицах, и благодаря этому методика позволяет анализировать одновременно данные о затратах и трудозатратах. Название методики часто переводится как «приобретенная стоимость», и этот перевод помогает понять ее суть. Трудозатраты рассматриваются как средство, благодаря которому проект «приобретает» стоимость (осваивает объем). Соответственно, в каждый момент известно, какую стоимость проект должен был приобрести (BCWS, БСЗР), какую стоимость он приобрел (BCWP, БСВР) и сколько было затрачено на ее приобретение (ACWP, ФСВР). Именно поэтому BCWP (БСВР) часто называется освоенным объемом (или приобретенной стоимостью, earned value).

Чтобы определить, насколько ход работ соответствует календарному плану, сравнивается BCWP (БСВР) и BCWS (БСЗР). Если базовая стоимость выполненных работ меньше базовой стоимости запланированных работ, то ход работ отстает от расписания. Если же стоимость выполненных работ превышает стоимость запланированных работ, то ход работ опережает расписание.

Чтобы определить, укладывается ли проект в бюджет, сравнивается BCWP (БСВР) и ACWP (ФСВР). Если фактическая стоимость выполненных работ больше запланированной в базовом плане, то проект превышает бюджет. Если же фактическая стоимость ниже запланированной, то это значит, что средства расходуются экономно.