Отправка данных
Когда ресурсные данные введены, можно рассылать информацию. Для этого в подменю Collaborate > Publish (Совместная работа > Опубликовать) нужно выбрать либо команду All Information (Все данные), либо команду New and Changed Assignments (Новые и измененные назначения). В первом случае MS Project просто разошлет проектную информацию всем ресурсам без возможности дополнительных настроек. Во втором случае появится диалоговое окно, предназначенное для настройки публикации проектных данных. В обоих случаях перед началом операции программа запросит подтверждение на сохранение файла.
В диалоговом окне публикации новых и измененных назначений (рис. 20.2, файл1.mpp) отображаются назначения, информация о которых будет разослана членам проектной команды. Вверху диалогового окна расположен раскрывающийся список, с помощью которого можно выбрать, какие задачи должны быть разосланы: все (пункт списка Entire project (Всего проекта)), задачи текущего представления (Current view (Текущего представления)) или выделенные в представлении задачи (Selected items (Выбранных элементов)).
Поэтому, если вы хотите опубликовать только часть задач проекта, нужно предварительно отфильтровать представление и затем выбрать в указанном раскрывающемся списке пункт Current view (Текущего представления). Если же нужно опубликовать незначительное число задач, то можно выделить их в таблице и затем перейти в диалоговое окно публикации новых и измененных назначений с помощью одноименной команды в контекстном меню выделенных задач. В этом случае диалоговое окно сразу будет отображать только выделенные в таблице задачи.
ПРИМЕЧАНИЕ
Несмотря на то что в диалоговом окне выбран режим отображения всех задач проекта, в таблице не отображается задача, в которой задействован Иванов. Это произошло потому, что он не участвует в совместной работе.
Рис. 20.2. Диалоговое окно публикации новых и измененных назначений
После определения принципа отбора публикуемых задач список задач в таблице, расположенной в центре диалогового окна, перестраивается. Вид этой таблицы определяется параметром Show preview grouped by (Просмотр с группировкой по), расположенным прямо под ней. Если в качестве его значения выбран переключатель Resource (Ресурсам), то задачи группируются по ресурсам, как на рис. 20.2, а если выбран переключатель Task (Задачам), то задачи представлены в виде списка без группировки.
В таблице отображается название задачи, названия выделенных на нее ресурсов, трудозатраты, даты начала и окончания. Кроме того, в таблице есть поле Task Notes (Заметки для задачи), в которое руководитель проекта может ввести свои комментарии к задаче, как, например, у Задачи 1 на рис. 20.2.
При отправке письма его темой станет название команды, используемой для его отправки. Например, в нашем случае темой станет Publish New and Changed Assignments (Публикация новых и измененных назначений), а если бы для публикации мы воспользовались командой меню All Information (Все данные), то в теме письма было бы указано Publish All Information (Публикация всех данных).
Если тему письма менять нельзя, то его текст изменить можно. Для этого нужно нажать кнопку Edit message text (Изменить текст сообщения) и в открывшемся диалоговом окне отредактировать стандартное сообщение. После нажатия кнопки ОК программа разошлет письма ресурсам, и в случае успешного завершения операции отобразит сообщение.
При совместной работе с помощью электронной почты состояние переключателя Notify all affected resources via e-mail (Оповещать все ресурсы по электронной почте) не имеет значения — ресурсы всегда будут получать сообщения по почте. После того как запрос на согласование отправлен, MS Project отображает особый индикатор рядом с задачей (рис. 20.3, файл 2.mрр).
Рис. 20.3. Пока ресурс не подтвердит своего участия в задаче, рядом с задачей будет отображаться индикатор
После того как информация о задаче отправляется назначенному на нее ресурсу, в поле Response Pending (Ожидается ответ) помещается значение Yes (Да), а в поле Confirmed (Подтверждено) — No (Нет). Значения этих полей изменяются только автоматически, и в дальнейшем вы сможете отобрать задачи, в которых назначенные ресурсы не подтвердили свое участие или отказались участвовать, с помощью фильтра.