Подготовка к вводу данных отслеживания

Прежде чем начинать отслеживание, к нему необходимо подготовиться. Сначала нужно настроить параметры MS Project в соответствии с принципами, которые Bы будете использовать при отслеживании. Эти параметры расположены на уже знакомой нам вкладке Calculation (Расчет) диалогового окна настройки программы Options (Параметры). Далее мы перейдем к подготовке таблицы для ввода данных и работе с панелью инструментов, предназначенной для отслеживания.

Настройка параметров расчетов

В Bepxнeм разделе вкладки Calculation (Расчет) (рис. 19.20, файл 16.mpp) расположены параметры, влияющие на работу программы в целом. С помощью параметра Calculation mode (Режим расчета) можно определить, будет ли MS Project автоматически пересчитывать календарный план после ввода фактических данных, или пересчет придется запускать вручную. Для перехода к первому режиму нужно выслать переключатель Automatic (Автоматический), ко второму — Manual (Ручной). Значение параметра Calculate (Расчет) определяет, какие проекты будут пересчитываться: все открытые проекты (переключатель All open projects (Во всех открытых проектах)) или только активный (переключателе Active project (В активном проекте)).

Рис. 19.20. Вкладка Calculation (Расчет) в диалоговом окне настройки параметров MS Project

Если вы выбрали запуск пересчета календарного плана вручную (Обычно это удобно при больших файлах проектов, где пересчет занимает много времени, и автоматический пересчет, запускающийся при любом изменении одной из задач, существенно задерживает работу), то для пересчета календарного плана нужно будет использовать расположенную в этом диалоговом окне кнопку Calculate Now (Рассчитать). Запустить пересчет можно и из любого представления, нажав клавишу F9.

В следующем разделе расположены параметры расчета для открытого проекта. Как обычно, для того чтобы они использовались при работе с другими проектами, после выбора значений параметров нужно нажать кнопку Set as Default (По умолчанию) внизу вкладки. Поскольку часть используемых при отслеживании параметров мы уже рассматривали в этом уроке, остановимся на незнакомых параметрах.

Флажок Updating task status updates resource status (Обновлять состояние ресурса при обновлении состояния задачи) определяет, будет ли программа обновлять данные о ресурсах (фактические и оставшиеся трудозатраты, фактические затраты), когда вводится процент завершения задачи. Если не установить этот флажок, то при отслеживании методом ввода процента завершения для ресурсов потребуется вводить фактические данные вручную.

Флажок Actual costs are always calculated by Microsoft Project (Фактические затраты всегда вычисляются Microsoft Project) определяет, будет ли MS Project автоматически рассчитывать фактические затраты на задачи или же эти данные будут вводиться вручную. Если установить этот флажок, то программа будет определять фактические затраты на задачи, исходя из повременных ставок задействованных ресурсов, затрат на использование ресурсов и фиксированных затрат задач. При установленном флажке изменить значение поля Actual Cost (Фактические затраты) для задачи можно лишь после того, как она будет выполнена. Если же этот флажок снять, то MS Project не будет рассчитывать фактические затраты, и заполнять значение этого поля для каждой задачи нужно будет вручную или импортируя значения.

Если сбросить этот флажок, станет доступен флажок Edits to total actual cost will be spread to the status date (Распределять изменения итоговых фактических затрат до даты отчета о состоянии), определяющий связь повременных данных о фактических затратах со сводными. Если его сбросить, то сводные данные о фактических затратах переводятся в повременные пропорционально фактическим повременным трудозатратам. Например, в файле cost.mpp (рис. 19.21) у Задачи 2 фактические трудозатраты за первый день работы составляют 8 часов, а за второй день — 2 часа. Соответственно, после ввода в поле фактических затрат 1000 p. MS Project распределил их на 800 р. и 200 р. повременных затрат за первые 2 дня работы над задачей.

Если выполнение задачи не началось, то все затраты учитываются на первый день, когда запланировано выполнение задачи. Например, на рис. 19.21 у Задачи 1 мы указали сводные затраты в размере 1000 р., и MS Project отнес их на первый день выполнения задачи.

Рис. 19.21. Ввод данных о фактических затратах на задачу вручную при отключении режима распределения итоговых фактических затрат

Если же установить флажок Edits to total actual cost will be spread to the status date (Распределять изменения итоговых фактических затрат до даты отчета о состоянии), то сводные затраты при вводе будут распределяться во времени по другим принципам. При вводе данных они будут распределяться равномерно от даты начала задачи (или даты последнего ввода данных о фактических затратах) до даты отчета. При распределении MS Project рассчитывает число минут от начала задачи до даты отчета и делит затраты на это число, определяя стоимость одной минуты. Затем каждой минуте от начала задачи до даты отчета назначаются затраты.

Например, в файле cost1.mpp (рис. 19.22) мы обнулили сводные затраты на задачи и включили режим их распределения. Затем, когда мы снова ввели сводные затраты в 1000 р. на каждую из задач, они были распределены по 500 р. в каждый из двух дней (Распределение в этом случае производится па два дня потому, что от начала задачи до даты отчета пройдет два дня. Дата отчета помечена линией на диаграмме Ганта в верхнем представлении). Распределение не зависит от фактических трудозатрат.

При установке этого флажка необходимо учитывать еще одну важную особенность работы MS Project. После того как дата отчета была изменена, мы увеличили данные о фактических затратах на задачи до 3000 р. на каждую (рис. 19.23, файл cost2.mpp). MS Project определил, что с момента последнегр ввода информации о фактических затратах они увеличились на 2000 р., и распределил именно эти затраты с момента последнего ввода фактических данных до даты отчета (по 1000 р. на каждый из двух дней). Данные же за предыдущий период остались неизменными.

Аналогично действует флажок Edits to totaltask % complete will be spread to the status date (Распределять изменения итогового % завершения для задач до даты отчета о состоянии). Дело в том, что MS Project хранит повременную информацию о проценте завершения задачи. Обычно если распределение отключено, то процент завершения за период соответствует проценту фактических трудозатрат за период от общих трудозатрат задачи. Например, если трудозатраты задачи составляют 100 часов, то процент завершения за день, когда фактические трудозатраты составили 8 часов, равен 8%. Соответственно, при изменении сводного процента завершения для задачи повременные данные о проценте завершения распределяются пропорционально запланированным трудозатратам.

Рис. 19.22. Ввод данных о фактических затратах на задачу вручную при включении режима распределения сводных затрат

Рис. 19.23. Повторный ввод фактических данных о затратах

Например, в файле work.mpp (рис. 19.24) мы создали Задачу 1 с трудозатратами 100 часов и сбросили флажок Edits to total task % complete will be spread to the status date (Распределять изменения итогового % завершения для задач до даты отчета о состоянии). После того как мы указали, что сводный процент завершения равен 10%, программа выделила 8% на первый день выполнения задачи, а оставшиеся 2% перенесла на второй. Автоматически были учтены фактические трудозатраты в 10 часов, соответствующие выполнению задачи на 10%.

Рис. 19.24. Ввод данных о проценте завершения задач при снято'м флажке Edits to total task % complete will be spread to the status date (Распределять изменения итогового % завершения для задач до даты отчета о состоянии)

Логика распределения сводных данных о проценте завершения в повременные при сброшенном флажке повторяет логику распределения сводных данных о затратах. Отличие состоит лишь в том, что при вводе данных о затратах программа не определяет соответствующие им фактические трудозатраты. То есть если для неначатой задачи мы укажем 10% завершения (как на рис. 19.24), то MS Project автоматически учтет 10 часов трудозатрат. Если же мы укажем для неначатой задачи объем затрат 1000 р. (см. рис. 19.21), то программа будет по-прежнему считать, что задача не началась.

Если же мы установим флажок Edits to total task % complete will be spread to the status date (Распределять изменения итогового % завершения для задач д< даты отчета о состоянии) и затем укажем для задачи 20% завершения (файл work1.mpp), то MS Project распределит эти данные равномерно с момента начала задачи (или последнего ввода процента завершения) до даты отчета. На рис. 19.25 (файл work1.mpp) видно, что процент завершения за каждый из двух дней до даты отчета равен 10%. При этом данные о проценте завершения не связаны с фактическими трудозатратами. На рисунке видно, что 4 часа фактических трудозатрат были отнесены на третий день, но процент завершения за этот день не учитывается.

Флажок распределения процента завершения задачи до даты отчета может пригодиться при отслеживании длинных задач или фаз с помощью ввода процента завершения. Поскольку информацию о проценте завершения нужно будет вводить несколько раз, то при установленном флажке MS Project будет определять, насколько состояние задачи изменилось с момента последнего ввода данных, п относить эти данные к тому периоду, за который осуществляется ввод.

Рис. 19.25. Ввод данных о проценте завершения задач при установленном флажке Edits to total task % complete will be spread to the status date (Распределять изменения итогового % завершения для задач до даты отчета о состоянии)

Например, вы отслеживаете задачу еженедельно. После первой недели задача была завершена на 10%, а после второй — на 30%. Если не устанавливать флажок, то данные о проценте завершения будут распределены пропорционально запланированным трудозатратам. Если же флажок установить, то 10% будут отнесены на первую неделю, а 20% — на вторую, что более точно.

Хотим напомнить, что не рекомендуется помещать в план проекта задачи длительностью больше одной недели, поскольку это затрудняет контроль выполнения проекта.