Ввод фактических или оставшихся трудозатрат
Если повременные данные о трудозатратах относятся к конкретному периоду, то данные сводных полей Actual Work (Фактические трудозатраты) или Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты) относятся к задаче в целом. Эти поля содержат данные о фактических или оставшихся трудозатратах на текущий момент.
Значение первого поля равно сумме введенных повременных фактических трудозатрат, а значение второго — разности запланированных трудозатрат и фактических. При изменении первого поля соответственно изменяется второе, а при уменьшении второго уменьшаются плановые трудозатраты (Work (Трудозатраты)) задачи. Значения этих полей можно редактировать вручную. При их редактировании изменяются повременные данные, то есть происходит движение как бы в обратную сторону: при изменении сводных параметров MS Project изменяет значения повременных данных так, чтобы они соответствовали сводным. Например, на рис. 19.14 (файл 12.mpp) мы увеличили значение поля Actual Work (Фактические трудозатраты) в таблице нижнего представления с 4 до 12 часов, и программа добавила 8 часов фактических трудозатрат в поля с повременными данными задачи.
Рис. 19.14. После изменения данных о фактических трудозатратах в таблице нижнего представления изменяются повременные данные
Данные, вводимые в поле Actual Work (Фактические трудозатраты) для задачи, не являются повременными, и для перевода их в повременные данные программа должна определить, к какому временному интервалу они относятся. Поскольку эти данные обозначают объем проделанной работы на текущий момент времени, они относятся к интервалу между текущей датой и датой запланированного начала задачи.
Аналогично, данные поля Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты) обозначают объем трудозатрат, которые нужно осуществить в будущем. Поэтому при переводе их в повременные данные MS Project распределяет их в интервале между текущей датой и датой окончания задачи. Перевод сводных данных в повременные не так прост, и логика работы MS Project зависит от настроек программы и от выбранной даты отчета.
Текущая дата и дата отчета
Параметры Current date (Текущая дата) и Status date (Дата отчета) задаются в диалоговом окне сведений о проекте (см. раздел «Способ планирования и основные даты»). По умолчанию текущая дата соответствует системной дате Windows, а дата отчета равна текущей дате, и поэтому в диалоговом окне сведений о проекте в качестве ее значения выбрано NA (НД). Любой из параметров можно изменить независимо от другого.
При отслеживании проекта и вводе сводной информации М5 Project использует именно параметр Status date (Дата отчета), а не Current date (Текущая дата).
Дата отчета и ввод фактических данных
По умолчанию программа считает, что все выполненные трудозатраты относятся ко времени до даты отчета, а все оставшиеся трудозатраты — ко времени после даты отчета. Таким образом, если выполнение задачи запланировано после даты отчета, но вы вносите данные о фактических трудозатратах по этой задаче, MS Project перенесет выполненную часть задачи так, чтобы она кончалась к дате отчета, а выполнение оставшейся части трудозатрат по-прежнему будет запланировано в будущем.
На рис. 19.15 приведен пример, иллюстрирующий логику работы программы. В файле 15.mpp мы создали задачу Задача 1, начинающуюся после даты отчета (дата отчета выделена пунктирной линией), запланированные трудозатраты по которой составляют 24 часа. Затем мы скопировали ее и переименовали копию в Задача 2. Для второй задачи мы указали, что фактические трудозатраты составляют 8 часов, и MS Project автоматически перенес часть задачи до даты отчета.
ПРИМЕЧАНИЕ
Чем больше объем фактических трудозатрат, тем раньше будет помещена дата фактического начала задачи, поскольку MS Project отодвигает дату начала, чтобы окончание завершенной части задачи совпало с датой отчета. Поэтому при вводе большого объема фактических трудозатрат для задачи дата фактического начала может оказаться раньше даты начала проекта. В таком случае программа выведет предупреждение.
Рис. 19.15. При вводе фактических данных они переносятся во времени до даты отчета
В нижней части совмещенного представления видно, что у Задачи 1 трудозатраты распределены по 8 часов в течение трех дней. У Задачи 2 первые 8 часов находятся до даты отчета, а следующие работы (два дня по 8 часов) запланированы на те же дни, что и раньше.
Параметры, используемые MS Project при определении логики работы для перевода не повременных данных в повременные, расположены на вкладке Calculation (Расчет) в диалоговом окне настройки программы, открываемом командой меню Tools > Options (Сервис > Параметры). Так, перенос фактических трудозатрат до даты отчета происходит при установке флажка Move ends of completed parts after status date back to status date (Переместить окончание завершенных частей назад на дату отчета о состоянии), а если этот флажок сбросить, то выполненные трудозатраты переноситься не будут.
ВНИМАНИЕ
Создание перерывов внутри задач, выполнение которых уже началось, возможно, только если установлен флажок Split in-progress tasks (Прерывание выполняющихся задач) на вкладке Schedule (Планирование) диалогового окна Options (Параметры). Кроме того, если этот флажок снят, нельзя редактировать поля задачи Stop (Остановка) и Resume (Возобновление). Поумол-чанию этот флажок установлен.
Довольно часто выполнение задачи продолжается без перерыва, если оно началось раньше запланированного времени. В таких случаях удобно настроить программу так, чтобы при вводе фактических данных она не только переносила выполненный фрагмент до даты отчета, но и переносила оставшуюся часть работ так, чтобы она начиналась в день отчета. Для этого нужно установить флажок And move start of remaining parts back to the status date (А также переместить начало оставшихся частей назад на дату отчета о состоянии) на вкладке Calculation (Расчет) в диалоговом окне настройки программы.
Например, в файле 14.mрр(рис. 19.16) мы создали две задачи, как в предыдущем примере, но установили последний флажок перед вводом фактических данных. Поэтому после ввода фактических трудозатрат оставшиеся трудозатраты не отделены от них перерывом, а перенесены к дате отчета.
Рис. 19.16. После ввода фактических данных вся задача переносится к дчте отчета и перерыв не создается
В MS Project есть и настройки, определяющие логику работу программы в случае, если фактические данные вводятся для задач, которые должны были быть выполнены до даты отчета. Если задача должна быть выполнена до даты отчета и введенные фактические трудозатраты меньше общего объема работ по задаче, то оставшиеся трудозатраты переносятся в плане после даты отчета. То есть предполагается, что оставшаяся работа будет выполнена в будущем. Такую логику работы обеспечивает установленный по умолчанию флажок Move start of remaining parts before status date forward to status date (Переместить начало оставшихся частей вперед на дату отчета о состоянии) на вкладке Calculation (Расчет).
В файле 15.mpp мы изменили дату отчета так, что по плану наши задачи должны быть выполнены раньше ее наступления. Затем мы ввели фактические трудозатраты для Задачи 2, и оставшиеся трудозатраты автоматически были перенесены в план так, чтобы начинаться сразу после даты отчета. При этом фактические трудозатраты внесены так, как если бы они осуществлялись от запланированной даты начала проекта, а после завершения фактических трудозатрат до даты начала оставшихся трудозатрат MS Project добавил перерыв в выполнении задачи. Как видно в нижней части представления на рис. 19.17 (файл 15.mpp), поля повременных данных между первым днем выполнения задачи, на который были отнесены фактические трудозатраты, до даты отчета, совпадающей с датой планируемого продолжения работы, заполнены нулями.
Рис. 19.17. Оставшиеся трудозатраты незавершенных задач переносятся позже даты отчета
Часто бывает так, что фактические трудозатраты, введенные для задач, которые уже должны были завершиться, относятся ко времени, предшествующему дате отчета. Ведь если бы фактические трудозатраты относились к периоду запланированного начала задачи, они могли бы быть введены именно тогда, после завершения работ. В таких случаях более подходящим поведением программы был бы не только перенос оставшихся трудозатрат после даты отчета, но и перенос фактических трудозатрат до нее, поскольку работы были проведены перед датой отчета, а не когда-то в прошлом. Чтобы MS Project работал таким образом, нужно установить на вкладке Calculation (Расчет) флажок And move end of completed parts forward to status date (А также переместить окончание завершенных частей вперед на дату отчета о состоянии).
В файле 16.mрр мы установили этот флажок и ввели фактические трудозатраты для Задачи 2. Как видно на рис. 19.18, задача была перенесена к дате отчета целиком, и ее выполненная часть находится до даты отчета, а невыполненная — после.
Рис. 19.18. После ввода фактических данных оставшиеся трудозатраты переносятся после даты отчета без создания перерыва