Использование полей
Теперь, когда вы знаете, какие принципы MS Project применяет на этапе отслеживания плана проекта, рассмотрим их на практике. Поскольку взаимодействие текущего и базового планов мы уже рассмотрели, остановимся на текущем плане и фактических данных.
В файле 7.mрр мы создали простой проект из трех задач и назначили на их выполнение двух сотрудников. Сохранив базовый план проекта, мы открыли представление Task Usage (Использование задач) и с помощью контекстного меню отобразили в нем информацию о планируемой работе и фактической работе над задачами (рис. 19.9).
Рис. 19.9. На диаграмме в верхнем представлении отображаются строки с информацией о планируемой (Work (Трудозатраты)) и фактической работе (Actual Work (Фактические трудозатраты))
Кроме того, мы создали представление Вид задач для отслеживания и настроили в нем таблицу Entry (Ввод) таким образом, чтобы в ней отображались столбцы с информацией из текущего и фактического плана. Это представление открыто в нижней части окна и в нем отображается строка таблицы для Задачи 1, выделенной в верхнем представлении. В нем помимо полей, в названиях которых содержится слово Actual (Фактический), присутствует еще несколько полей, относящихся к фактическому ходу работ.
Поле % Complete (% завершения) содержит информацию о состоянии выполнения задачи. Если его значение равно 100%, то задача выполнена, а если 0% — значит, выполнение задачи не началось. В поле Stop (Остановка) содержится дата последних проведенных работ по задаче, а в поле Resume (Возобновление) — дата запланированного проведения дальнейших работ. Если работа по задаче не началась, то значение первого поля равно 0%, а второго и третьего — NA (НД).
В файле 5.mpp мы ввели в проект повременные фактические данные, причем в первый день работ (22.05) фактические трудозатраты составили 4 часа, а во второй день (23.05) — 8 часов. Фактические трудозатраты первого дня не соответствовали плану (8 часов, рис. 19.10), и после их ввода плановые данные автоматически были приравнены к фактическим.
После ввода повременных фактических трудозатрат были пересчитаны фактические поля в нижнем представлении. Поле фактических трудозатрат для задачи стало равняться 12 часам (4+8), была определена фактическая длительность задачи и процент выполнения. Кроме того, программа определила первый день работы над задачей и соответствующим образом заполнила поле Actual Start (Фактическое начало), а также определила дату последних проведенных работ и дату ожидающихся работ по задаче и на основе этих данных заполнила поля Stop (Остановка) и Resume (Возобновление). Значение поля Stop (Остановка) определено как 23.05, а поля Resume (Возобновление) — 24.05.
Рис. 19.10. Представление после ввода фактических данных
В файле 8.mррмы добавили в таблицу нижнего представления поля, содержащие в названии слово Remaining (Оставшийся): Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты) и Remaining Duration (Оставшаяся длительность). Они содержат данные об объеме работы, которую осталось выполнить для завершения задачи, и времени, оставшемся до завершения задачи.
Рассчитываются эти поля путем вычитания фактических значений из значений текущего плана. Например, трудозатраты на выполнение Задачи 1 в текущем плане составляют 25 часов, фактические трудозатраты — 12 часов, значит, оставшиеся трудозатраты равны 13 часам.
Чтобы проиллюстрировать взаимосвязь текущего плана и фактических данных для выполненной части задачи, изменим трудозатраты за первый день работ по задаче в текущем плане (файл 9.mрр). На рис. 19.11 видно, что после того, как мы изменили трудозатраты с 4 часов на 5, фактические трудозатраты тоже были изменены. То есть если для задачи указаны повременные фактические трудозатраты, то для этого промежутка фактические данные синхронизируются с данными текущего плана и изменение одних данных приводит к изменению других.
Рис. 19.11. Изменение данных текущего плана для выполненного фрагмента задачи
При изменении фактических трудозатрат изменились и оставшиеся трудозатраты. Поскольку фактические трудозатраты возросли с 12 до 13 часов, то оставшиеся трудозатраты уменьшились с 13 до 12 часов. Кроме того, увеличилась фактическая длительность задачи и уменьшилась оставшаяся длительность. А с изменением этих параметров изменился и процент выполнения задачи. На основании оставшихся трудозатрат пересчитывается текущий план проекта. На рис. 19.9 трудозатраты в последний день выполнения задачи, 27.05, равнялись 1 часу. После того как в первый день фактически было отработано 4 часа вместо 8, оставшиеся 4 часа были перенесены на последний день (в другие дни загрузка ресурса составляет 8 часов, и ее увеличивать нельзя). Соответственно, на рис. 19.10 трудозатраты 27.05 равны 5 часам. Когда на рис. 19.11 (файл 9.mрр) объем фактических трудозатрат был увеличен на 1 час и объем оставшихся трудозатрат на 1 час уменьшился, трудозатраты последнего дня выполнения работ были на 1 час уменьшены и опять составили 4 часа.
Из этих примеров ясна логика работы MS Project: программа учитывает фактические данные, затем определяет оставшиеся трудозатраты по задаче и помогает спланировать выполнение оставшейся части задачи.