Файлы ms Project

В MS Project нет средств автоматического импорта измененных данных из файлов в формате .mрр, поэтому данные нужно переносить из файла в файл вручную, перепечатывая или копируя данные. Но проблема заключается не в переносе данных, а в определении того, что же именно изменилось в присланном файле проекта.

На основе файла 7.mрр мы создали файл 8.mрр его копию Sver1.mpp, в которую при согласовании плана проекта были внесены изменения. При анализе второго файла видно, что затраты на проект во втором файле больше на $500, но как определить, из-за какой задачи или ресурса возросла стоимость? На ручной анализ даже небольшого плана из 51 задачи потребуется около часа, а что говорить о планах из нескольких сотен задач!

Для автоматизированного поиска изменений в версиях файла проекта предназначена панель инструментов Compare Project Versions (Сравнение версий проекта)1. С ее помощью можно найти отличия между двумя любыми файлами в формате *.mрр.

Работа с панелью начинается с нажатия первой кнопки, открывающей диалоговое окно выбора файлов для сравнения, если в программе открыт хотя бы один файл. Это диалоговое окно состоит из двух разделов, в верхнем из которых выбираются файлы для сравнения, в нижнем — таблицы внутри этих файлов.

В первом раскрывающемся списке нужно выбрать файл с ранней версией плана, а во втором — его позднюю версию. Если файлы уже открыты в MS Project, то их имена можно выбрать в раскрывающемся списке, а если еще нет — то с помощью кнопки Browse (Обзор).

В нижнем разделе диалогового окна определяются таблицы двух файлов, которые будут сравниваться. В верхнем раскрывающемся списке выбираются таблицы с информацией о задачах, а в нижнем — с информацией о ресурсах. Если вы не хотите сравнивать таблицы какого-либо типа, то вместо имени таблицы можно указать None (Нет). Например, в нашем случае важно сравнить таблицы с информацией о стоимости задач, поэтому в верхнем списке мы выбрали таблицу Cost (Затраты), а в нижнем выбрали None (Нет), поскольку информация об изменениях в таблицах ресурсов нас не интересует.

После нажатия кнопки О К программа создает новый файл проекта, в котором на основе выбранной таблицы будет создана новая. В нее будут включены столбцы с данными из обеих версий плана, и для каждой пары столбцов будет создан столбец с информацией о разнице. Например, для столбца Cost (Затраты) в исходной таблице будут созданы столбцы: Cost: V1 (Затраты: в1) с данными из ранней версии, Cost: V2 (Затраты: в2) с данными из поздней версии и Cost: Diff (Затраты: разл.) с данными о разнице значений. Аналогично будут именоваться все другие столбцы.

Помимо основной таблицы программа создает две дополнительных. В одну из них помещаются только парные поля с данными из обеих версий плана, а во вторую только поля с данными о различиях в парных полях.

ВНИМАНИЕ

В файл сравнения версий не будет перенесена информация о назначениях и повременные данные. Поэтому пользоваться этим файлом в качестве нового плана проекта нельзя — он предназначен только для сравнения.

После того как новый файл проекта создан, программа выдаст окно с запросом на завершение операции сравнения. Если в этом окне нажать кнопку Yes (Да), то откроется дополнительное окно с информацией о символах, используемых для обозначений в новом файле (это же окно вызывается с помощью кнопки со знаком вопроса на панели сравнения версий). Если же нажать No (Нет), то можно начать анализировать изменения.

При анализе отличий стоит воспользоваться раскрывающимися списками, расположенными на панели сравнения версий. С помощью правого списка можно выбрать, какие столбцы будут отображаться в таблице: столбцы данных и различий (Show data and differences columns), только данных (Show data columns only) или только различий (Show differences columns only). Фактически выбор пункта этого списка определяет, какая из трех созданных таблиц будет отображаться в представлении.

С помощью левого списка можно определить, какие именно строки должны отображаться в таблице. Чтобы просмотреть все строки таблицы, нужно выбрать пункт Show all items (Показать все элементы). Пункты Show changed items (Показать измененные элементы) и Show unchanged items (Показать неизмененные элементы) позволяют просмотреть все элементы таблицы, претерпевшие изменения в новой версии проекта или, наоборот, оставшиеся неизменными. Просмотреть все различающиеся элементы можно с помощью пункта Show all differences (Показать все различия), а все одинаковые в обеих версиях — с помощью пункта Show common items (Показать общие элементы). Наконец, после выбора пункта Show unique items of version 1 (Показать элементы, имеющиеся только в версии 1) в таблице останутся задачи или ресурсы, имеющиеся только в ранней версии плана. При выборе же аналогичного пункта списка для версии 2 в таблице останутся строки, присутствующие только в более поздней версии.

Например, на рис. 18.16 (файл Diff.mpp) отображены результаты сравнения файлов 5.mpp и Sver1.mpp. В левом раскрывающемся списке панели сравнения версий выбран пункт Show all differences (Показать все различия) для просмотра отличий между файлами. Оказывается, в новой версии плана проекта стоимость задачи с идентификатором 22 возросла с $1000 до $1500.

Второй на панели сравнения версий расположена кнопка Go to Task/Resource in Project Versions (Переход к задаче или ресурсу в версиях проекта). Ее удобно использовать для быстрого просмотра информации о выбранной задаче в обеих версиях проекта. Например, на рис. 18.17 мы выделили задачу, которая была изменена, и нажали эту кнопку. Программа автоматически расположила окна с версиями плана проекта так, чтобы их было видно в окне MS Project, и выделила в них цветом и полужирным начертанием выбранную в проекте сравнения задачу.

Рис. 18.16. Отображаем различия между планами проектов

Файл проекта с данными сравнения можно сохранить для дальнейшего анализа. Например, мы сохранили наш файл под именем Diff.mpp. Имена файлов с исходными данными сохраняются в настраиваемых свойствах файла. Исходные файлы могут понадобиться для перехода к выбранной задаче в версиях плана.

По умолчанию программа сохраняет полный путь к именам файлов, поэтому если в дальнейшем вам нужно будет переслать или скопировать данные анализа вместе с версиями, то путь к файлам нужно изменить, чтобы программа могла обнаружить их. Для этого необходимо отредактировать настраиваемые свойства файла.

»Для редактирования настраиваемых свойств файла следует воспользоваться командой меню File > Properties (Файл » Свойства) и в открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку Custom (Прочие). В нижней части вкладки расположена таблица с перечнем существующих настраиваемых свойств (рис. 18.18, файл Diff.mpp).

Таблица состоит из трех колонок, в первой из которых указано название свойства, во второй его значение, а в третьей — тип. Вам нужно найти свойство Project Version 1 (Версия 1) или Version 2 (Версия 2) и выделить его курсором. Текущее (значение свойства отобразится в поле Value (Значение) в середине диалогового окна, и там его можно отредактировать. Например, в нашем случае мы заменили полный путь к файлу 5.mpp именем файла — это значит, что программа будет пытаться найти исходную версию плана проекта в той же папке, где расположен файл данных сравнения.

После изменения значения свойства для его сохранения нужно нажать кнопку Modify (Изменить).

Рис. 18.18. Редактирование настраиваемых свойств файла