Внесение изменений в план
Все форматы, используемые для распространения проектных данных, за исключением HTML и распечатки, позволяют редактировать файл с данными для последующего внесения изменений в исходный файл проекта. После того как файлы в этих форматах возвращаются к руководителю проекта, изменения из них нужно внести в исходный план. Процесс внесения изменений может происходить двумя способами, первый из которых применим к файлам, подготовленным с помощью мастера экспорта (кроме формата HTML), а второй — к файлам в формате MS Project.
Файлы, подготовленные мастером экспорта
Научимся внедрять изменения на примере созданного нами в предыдущем уроке (см. раздел«Microsoft Excel») файла с задачами для Уварова. Предположим, что в процессе согласования плана Уварова не устроила длительность редколлегии в 3 часа и он решил сократить ее до 2 часов. Новый файл (TasksEdited.xls), где длительность задачи сокращена, он вернул, и теперь обновленные данные нужно внедрить в план проекта.
Чтобы внести изменения из файла, куда данные были экспортированы, в исходный план проекта, нужно сначала открыть исходный план, а затем открыть файл с измененной информацией. Запустится мастер импорта данных, очень похожий на мастер экспорта, с которым вы уже умеете работать. Сначала откроем файл проекта (7.mрр), в который будем вносить данные, а затем файл TasksEdited.xls. Обратите внимание, что в диалоговом окне открытия файла нужно выбирать соответствующий тип открываемых файлов.
После этого начнет работать мастер импорта. На первом шаге мастера нужно определить, будем ли мы использовать при импорте одну из существующих схем или создадим новую. Мы будем использовать созданную ранее схему Экспорт задач для ресурса.
На следующем шаге мастер предложит определить метод использования импортируемых данных (рис. 18.11, файл 7.mрр). Их можно поместить в новый проект, выбрав переключатель As a new project (Создать новый проект), или в открытый. Чтобы при добавлении данных в открытый проект существующие в нем данные не изменялись, следует выбрать переключатель Append the data to the active project (Добавить данные к активному проекту). При выборе переключателя Merge the data into the active project (Объединить данные с активным проектом) данные в открытом проекте будут изменяться.
Поскольку нашей задачей является обновление файла проекта на основании данных Excel, то мы выберем последний переключатель. Это значит, что при импорте MS Project попробует найти в плане записи, присутствующие в файле Excel (в нашем случае это задачи), и обновить их свойства в соответствии с импортируемой информацией.
На следующем шаге мастера нужно определить тип импортируемой информации: данные о задачах, ресурсах или назначениях. Как и для мастера экспорта, следует установить флажки, соответствующие нужным типам данных. В нашем случае (рис. 18.12, файл 7.mрр) экспортироваться будут только данные о задачах. Если при экспорте плана в файл включались названия столбцов, то это значит, что они содержатся и в файле импорта. Чтобы при импорте программа могла определить, что в первой строке файла содержатся не данные, которые нужно импортировать, а названия столбцов, следует установить флажок Import include headers (Данные импорта содержат заголовки).
Рис. 18.11. Определение метода экспортирования данных
Рис. 18.12. Определение типа импортируемых данных
После определения типа импортируемых данных нужно настроить схему импорта, то есть определить, какие поля MS Project соответствуют колонкам в файле, из которого производится импорт (рис. 18.13, файл 7.mрр). Кроме того, если импортируемые данные должны объединяться с данными открытого проекта, то нужно определить поле, по которому программа сможет производить объединение (поле, содержащее уникальное для строки таблицы значение). Обычно в качестве такого поля выступает либо ID (Ид.), либо Name (Название).
Рис. 18.13. Настройка схемы импорта
Поле, по которому будет производиться объединение, выбирается с помощью кнопки Set Merge Key (Задать ключ объединения). После этого в таблице рядом с названием поля появляется соответствующая пометка. Например, на рис. 18.13 в качестве поля объединения выбрано поле ID (Ид.).
В файле Excel обычно содержится несколько листов, и при импорте необходимо указать, из какого листа нужно брать данные. Для этого нужно выбрать название этого листа в раскрывающемся списке Source worksheet name (Имя исходной электронной таблицы).
При импорте данных из Excel нужно иметь в виду, что импортируемые даты начала и окончания задач MS Project рассматривает как ограничения. То есть импортировать даты начала и окончания задач — это все равно, что вводить их в план проекта вручную, что мы не рекомендуем (см. раздел «Дата начала проекта»). Именно поэтому в настройках схемы импорта мы ограничились только полем Duration (Длительность), значения в котором, как мы знаем, были изменены, и полем ID (Ид.), необходимым нам для того, чтобы MS Project «понял», к какой из задач плана относятся импортируемые длительности.
После настройки схемы в зависимости от выбранного на первом шаге переключателя данные импортируются либо в существующий план проекта, либо в новый. В нашем случае MS Project перенес длительности задач из файла Excel в открытый план проекта (7.mрр). Теперь длительность этой задачи составляет 2 часа, а в плане б.mрр, на основе которого был создан файл 7.mрр, она равнялась 3 часам.