Редактирование данных в таблицах
Теперь, когда вам знакомы приемы работы со структурой таблиц, рассмотрим основные приемы редактирования данных внутри них. Редактирование таблиц в MS Project осуществляется почти так же, как в Excel, и не должно вызвать затруднений. Удобно, что во многих полях можно выбирать значения из списка или пользоваться стрелками для увеличения и уменьшения значений, кроме того, данные можно вводить с помощью строки ввода.
Помимо стандартных средств ввода и редактирования данных MS Project содержит ряд расширенных возможностей.
С помощью команды Fill (Заполнить) можно быстро заполнять данными из одной ячейки несколько других ячеек таблицы. Для этого нужно выделить ячейку таблицы с исходными данными (установив в нее курсор и щелкнув мышью), а затем, удерживая н'ажатой клавишу Ctrl, щелкнуть по тем ячейкам, в которые нужно поместить данные из исходной ячейки. При этом все ячейки должны быть в одном столбце. Затем нужно выбрать команду меню Edit > Fill (Правка > Заполнить) и в появившемся списке — пункт, соответствующий направлению заполнения: Вниз (Down), если ячейка с исходными данными находится выше других выделенных, или Вверх (Up), если ниже.
Если ячейки, в которые нужно поместить значения, находятся прямо под исходной или над ней, то можно воспользоваться «ручным заполнением». Для этого нужно щелкнуть по исходной ячейке и навести курсор на квадратик в ее правом нижнем углу. Затем квадратик нужно потянуть по направлению к ячейкам, в которые нужно поместить данные, так чтобы они попали в зону выделения. После того как вы отпустите кнопку мыши, выделенные ячейки примут значения исходной.
Для удаления данных из таблицы служит клавиша Delete. Если выделить всю строку и нажать эту клавишу, то строка будет удалена. Если же нажать эту клавишу, когда курсор находится в одной из ячеек таблицы, то ячейка будет очищена, а рядом с ней появится меню (рис. 3.14).
Рис. 3.14. Удаление в таблице
Это меню состоит из двух пунктов: Only clear contents of ... Cell (Очистить содержимое поля ..., где многоточие заменяется названием столбца) и Delete the entire task (Удалить всю задачу) или Delete the entire resource (Удалить весь ресурс). Оно впервые появилось в MS Project 2002 и сделало работу с программой более удобной, поскольку в предыдущих версиях клавиша Delete удаляла всю строку, что часто приводило к ошибочному удалению данных.
Форматирование данных в таблицах
Возможности форматирования содержимого таблиц в MS Project довольно развиты. Во-первых, есть возможность изменять шрифт и цвет данных в ячейках и столбцах. Для этого нужно выделить ячейку (установив в нее курсор и щелкнув мышью) или столбец (щелкнув по его заголовку), а затем вызвать диалоговое окно определения свойств шрифта (рис. 3.15) через меню Format > Font (Формат > Шрифт). Это диалоговое окно можно вызвать и выбором команды Font (Шрифт) в контекстном меню, которое появляется при щелчке правой кнопкой мыши по выделенной ячейке или столбцу.
Диалоговое окно определения свойств шрифта содержит несколько полей, с помощью которых можно задать тип шрифта (поле Font), его начертание (поле Font style), размер (счетчик Size) и цвет (список Color), а также добавить эффект подчеркивания (флажок Underline (Подчеркнуть)). В области Sample (Образец) отображается пример применения выбранных настроек шрифта.
СОВЕТ
Для быстрого изменения параметров шрифта можно воспользоваться панелью инструментов Formatting (Форматирование) (рис. 3.16). На ней расположены элементы для быстрого изменения любого параметра оформления данных в ячейке, кроме цвета шрифта. Кроме того, некоторые параметры оформления можно менять с помощью стандартных для программ Microsoft сочетаний клавиш: Ctrl+В выделяет данные полужирным шрифтом, Ctrl+I — курсивом и Ctrl+U — подчеркиванием.
Рис. 3.15. Диалоговое окно определения свойств шрифта
Рис. 3.16. Панель форматирования данных в ячейке
Во-вторых, MS Project позволяет одновременно форматировать строки таблицы, относящиеся к задачам или ресурсам определенного типа. Для этого нужно выбрать команду меню Format > Text Styles (Формат > Стили текста) или воспользоваться командой Text Styles (Стили текста) контестного меню, которое отображается при щелчке правой кнопки мыши по выделенной колонке таблицы.
Диалоговое окно изменения текстовых стилей (рис. 3.17) является аналогом диалогового окна определения свойств шрифта (см. рис. 3.15). Единственное отличие — это присутствие списка Item to Change (Изменяемый). Выбрав нужный элемент из этого списка, можно затем изменять его шрифт, стиль, размер и использовать дополнительные эффекты.
Список приведенных в списке элементов зависит от типа таблицы, открытой в текущем представлении. Например, диалоговое окно на рис. 3.17 вызвано щелчком по таблице в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта), поэтому в списке элементов приведены различные типы задач.
о списке элементов, доступных для форматирования, всегда есть пункт Row & Column Titles (Заголовки строк и столбцов), выбрав который, можно изменить шрифтовое оформление заголовков колонок и данных в первой колонке (если она заблокирована).
Рис. 3.17. Диалоговое окно определения свойств текстовых стилей
В качестве примера отформатируем курсивом все задачи, являющиеся критическими для проекта. Для этого выберем в списке Item to Change (Изменяемый) пункт Critical Tasks (Критические задачи) и изменим начертание шрифта на полужирный курсив в списке Font style (Начертание). В результате все строки таблицы, относящиеся к критическим задачам, автоматически будут выделены (рис. 3.18, файл 5.mрр)
Рис. 3.18. Пример форматирования групп записей в таблице: критические задачи выделены курсивом
Возможность форматирования стилей текста полезна, когда нужно выделить в таблице группу строк на основании типа размещенных в них данных. Это пригодится при формировании разнообразных распечаток и при работе с представлениями, не содержащими диаграмм.
В некоторых случаях для вычленения нужной информации из множества строк в таблице более удобны другие средства, имеющиеся в MS Project: сортировка, фильтрация и группировка данных. О них пойдет речь в следующем уроке.