МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

Державний вищий навчальний заклад

«Переяслав-Хмельницький державний педагогічний університет імені Григорія Сковороди »

Фінансово-економічний факультет

Овсієнко Анатолій Миколайович

Методичні рекомендації

для проходження виробничої практики

студентами денної форми навчання

спеціальності "Документознавство"

Переяслав-Хмельницький, 2013

Мета і завдання практики

Мета виробничої практики полягає у безпосередньому закріпленні знань і вмінь, набутих в ході аудиторних занять. Таким чином, проходження навчальної практики можна оцінити як завершальний етап освоєння курсу "Документознавство".

Поставлена мета визначила низку завдань, що вирішуються в період практики, а саме:

- Набуття навичок практичного застосування отриманих теоретичних знань;

- Набуття навичок роботи в службах документаційного забезпечення управління;

- Застосування на практиці навичок аналізу документів і систем документації;

- Придбання навичок роботи з галузевими і відомчими документами;

- Підготовка до виробничої, в т. ч. переддипломної практики.

Організація практики

Відповідальність за організацію та проведення практики несе декан факультету та кафедра документаційного забезпечення управління та прикладної лінгвістики в особі завідувача кафедри та викладача, призначеного керівником практики.

Навчально-методичне керівництво навчальною практикою здійснює професорсько-викладацький склад кафедри документаційного забезпечення управління та прикладної лінгвістики.

Контроль за проведенням практики з боку організації здійснюється спеціально призначеним працівником цієї організації, що мають досвід роботи в сфері документаційного забезпечення управління.

В обов'язки керівників практики від університету входить:

• контроль за ступенем підготовленості баз практики до прийняття студентів;

• проведення разом із деканатом інструктивних зборів студентів, які направляються на практику;

• проведення організаційних заходів перед практикою: індивідуальний інструктаж про порядок проходження практики, надання студентам-практикантам необхідних документів і завдань (направлення, програма практики, щоденник, індивідуальне завдання, тема курсової або дипломної роботи, а також інші матеріали і рекомендації);

• проведення консультацій студентів на місцях практики;

• контролювання своєчасного прибуття студентів на бази практики;

• контроль за виконанням програми практики та індивідуального завдання;

• перевірка та приймання захисту звітів з практики;

• прийняття рішень стосовно якості проходження практики студентами і внесення пропозицій щодо її поліпшення.

Керівництво практикою студентів на місцях покладається керівником підприємства і організації на відповідальних осіб, які затверджуються відповідним наказом.

В обов'язки керівників практики від торговельного чи промислового підприємства входить:

• надання робочого місця і створення необхідних умов студентам для проходження та виконання програми практики;

• забезпечити студентам умови безпечної роботи на кожному робочому місці;

• надати студентам-практикантам можливість користуватися нормативною, технічною, звітною та іншою документацією;

• допомога студентам у зібранні матеріалів для виконання завдань практики, а також курсових та дипломної роботи;

• залучення студентів до поточної роботи у структурних підрозділах підприємства чи організації;

• контроль за виконанням окремих завдань і програми практики в цілому;

• перевірити звіти, скласти характеристики на студентів-практикантів;

• право участі у роботі комісії із захисту звітів студентів, зборів з питань удосконалення проведення практики тощо.

Студенти зобов'язані:

• до початку практики одержати від керівників практики факультету консультації щодо оформлення необхідних для цього документів;

• своєчасно прибути на базу практики і регулярно відвідувати бази практики;

• виконувати всі завдання, обсяг яких встановлено програмою прак­тики і керівниками практики від та конкретною установою;

• нести відповідальність за виконану роботу;

• своєчасно скласти звіт з практики;

• захистити звіт з практики, або скласти залік з питань, передба­чених програмою відповідної практики.

Зміст практики

У процесі проходження виробничої практики студенти повинні:

- Ознайомитися з нормативно-методичною базою управлінської діяльності організації;

- Вивчити структуру управління організації, місце в даній структурі підрозділу, що відповідає за документаційне забезпечення управління (секретаріат, загальний відділ, канцелярія, і т. д.);

- Ознайомитися з системами документації, прийнятими в організації та особливостями ведення діловодства;

- Визначити ступінь оснащеності організації сучасними технічними засобами та інформаційними комп'ютерними технологіями забезпечення управлінської діяльності.

Індивідуальні завдання

У період практики студенти виконують індивідуальні завдання. У підсумковому звіті про практику повинні бути відображені всі зазначені в програмі завдання.

Зміст Орієнтований обсяг звіту

Завдання № 1

Вивчення нормативно-методичної бази організації:

- Законодавчі акти з питань інформації та документації;

- Правові акти виконавчої влади загальногалузевого і відомчого характеру;

- Державні стандарти на документацію;

- Загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації;

- Уніфіковані системи документації;

- Державна система документаційного забезпечення управління

- Нормативні документи з організації управлінської праці і охорони праці;

- Нормативні та методичні документи з організації діловодства;

- Нормативні документи з організації архівного зберігання документів

Завдання № 2

Вивчення структури управління організацією:

- Структура управління організацією;

- Місце служби діловодства (відділу кадрів) в управлінській структурі організації;

- Специфіка роботи служби діловодства організації 3-5 с.

Завдання № 3

Вивчення складу і систем документації, які функціонують в організації:

- Система організаційно-правової документації;

- Система розпорядчої документації;

- Система довідкової документації;

- Система планової документації;

- Система звітної документації

Завдання № 4

Аналіз та характеристика оформлення документів в організації (на прикладі однієї з систем документації, що виникають у процесі діяльності організації):

- Бланки документів;

- Загальний вид документів;

- Оформлення реквізитів документів, ступінь відповідності документів державним вимогам;

- Методи виготовлення документів

Завдання № 5

Характеристика основних етапів документообігу організації:

- Експедиційна обробка документів;

- Попередній розгляд документів;

- Виконання документів;

- Обробка виконаних документів

Завдання № 6

Характеристика архівного зберігання документів в організації:

- Архів організації;

- Оформлення справ різних строків зберігання;

- Склад облікових документів архіву

Завдання № 7

Аналіз сучасних інформаційних технологій забезпечення діяльності організації:

- Використання в організації комп'ютерних технологій підготовки текстових документів;

- Використання в організації комп'ютерних технологій підготовки табличних документів;

- Комп'ютерні технології організації та пошуку інформації в організації

Методичні рекомендації

По кожному завданню студенти оформляють письмовий текст-звіт, в якому описують результати виконаної роботи. На основі даних складається підсумковий звіт про підсумки навчальної практики, де студенту необхідно:

- Описати наявність і дія в організації зазначених нормативних правових актів і методичних документів;

- Вивчити і описати управлінську структуру організації, визначити наявність і місце в структурі організації підрозділу, що займається документальним забезпеченням управління, специфіку його роботи;

- Вивчити й описати основні системи документації, що утворюються в діяльності організації, види документів, що входять в ці системи;

- Проаналізувати існуючу в організації практику оформлення документів, визначити відповідність реквізитів документів державним вимогам;

- Описати і показати в схемі процес документообігу організації, відзначити особливості проходження основних етапів документообігу;

- Вивчити особливості архівного зберігання документів в організації, відповівши на питання:

а) чи є в організації архів;

б) який стан архіву організації;

в) порядок оформлення справ різних строків зберігання;

- Вивчити і описати використання в організації новітніх інформаційних технологій забезпечення управлінської діяльності, використання в організації комп'ютерних засобів оформлення різних видів документів, наявність інформаційно-пошукових систем.

Якщо якийсь із зазначених в програмі завдання не виконано, студент в звіті і робочому щоденнику відзначає причину. Якщо одне або декілька завдань були замінені керівником практики від організації, всі зміни повинні бути зафіксовані, нове завдання повинно бути детально описано, повинні бути вказані мета виконання завдання і обсяг часу, відведеного на його виконання.

Форми контролю

На організаційних зборах перед початком практики студент отримує повну інформацію про завдання навчальної практики, її тривалості та формах звітності.

Необхідно скласти список студентів із зазначенням бази практики та призначеному від організації керівника практики.

Студент має право ознайомитися і детально вивчити програму практики.

Звітність студента за підсумками практики полягає:

- З робочого щоденника, в якому фіксується кожний календарний день практики; кожна із записів у щоденнику візується керівником практики від підприємства;

- Підсумкового звіту студента про практику, що складається на основі поточного робочого щоденника; звіт включає в себе інформацію про всі завданнях, виконаних студентами, включаючи завдання, змінення керівниками практики від організації.

Звіт про практику може включати в себе вказівку на труднощі, з якими студент зіткнувся в процесі виконання завдань, що містяться в програмі практики.

До звіту додається відгук керівника практики про якість проходження студентом навчальної практики.

Керівники практики від організації і від кафедри мають право перевіряти щоденник студента і відзначати правильність зафіксованим інформації.

Контроль за проходженням практики здійснюється керівником практики від кафедри, який повинен систематично відвідувати бази практики і робочі місця студентів-практикантів, переглядати робочий щоденник практиканта, зв'язуватися з керівником практики від організації і отримувати від нього всю необхідну інформацію про хід проходження студентом практики.

Керівник практики від організації також здійснює контроль за проходженням студентами практики. У його обов'язки входить роздача завдань студентам, контроль за їх виконанням, облік і контроль відвідуваності і т. д. У випадку порушень студентами робочої дисципліни та порядку проходження практики, керівник практики від організації зобов'язаний сповістити про це керівника практики від кафедри і завідувача кафедрою.

ОФОРМЛЕННЯ ТА ЗАХИСТ ЗВІТУ ПРО ПРАКТИКУ

В процесі проходження виробничої практики студенти складають звіт про практику. Звіт складається з таких частин: текстової, документальної і списку використаної літератури.

Звіт з виробничої практики приймається для перевірки методистом зі спеціальності від навчального закладу якщо він містить:

1. титульний аркуш оформлений за зразком (додаток А);

2. направлення на практику (додаток Б);

3. індивідуальний план, затверджений керівником практики від навчального закладу і керівником практики від підприємства;

4. щоденник з виробничої практики, який відображає зміст фактично виконаних облікових робіт, підтверджених додатком складених студентом необхідних розрахунків, первинних, зведених документів, облікових регістрів, звітності підприємства. Кожна опрацьована студентом тема обов'язково повинна мати зауваження і оцінку керівника практики від підприємства;

5. звіт про проходження практики, складені студентом, на підставі виконаних робіт і проведених досліджень, висновки і пропозиції (рекомендації базовому підприємству) щодо організації, удосконалення (оптимізації) облікових робіт, підвищення якості і ефективності роботи облікового персоналу підприємства;

6. характеристики керівника практики від підприємства.

Звіт з виробничої практики, у якому бракує одна з структурних частин, який містить тільки ксерокопії документів, для перевірки викладачем вузу не приймається. Студенту рекомендується більш сумлінно віднестись до виконання програми виробничої практики і складання за її результатами звіту.

Основними нормативними документами, які регламентують звіт, є програма та календарний план. Текстова частина звіту складається з вступу, основної частини і висновків.

У вступі обґрунтовується мета, завдання виробничої практики і її практичне значення.

Основна частина тексту звіту повинна бути поділена на розділи і підрозділи з виділенням окремих питань. В цій частині студент дає коротку характеристику поставленого питання і описує виконану ним роботу (пов'язуючи текстову частину з документами, які приводяться в додатках до звіту( документальній частині)). При висвітлені питань, які передбачені в програмі проходження практики, але на підприємстві не використовуються, студенту необхідно зробити теоретичне описання порядку їх здійснення. Текстова частина повинна бути стислою без зайвих описових фраз загального характеру. Переказ у звіті матеріалів, які висвітлені в законодавчих актах, нормативних документах, підручниках і лекціях не допускається.

У висновках студент підводить підсумки та обґрунтовує свої пропозиції

Загальний обсяг текстової частини звіту не повинен перевищувати 40-50 сторінок друкованого тексту.

Текстова і документальна частина звіту повинні бути взаємозв'язані. При згадуванні документа студент в дужках поряд з назвою документу пише: (див додаток … ).

Оформленню додатків до звіту слід приділити увагу, оскільки їх кількість і якість свідчать про те, на скільки глибоко та конкретно студент вивчив практику ведення документообігу, здійснення контрольної діяльності з того чи іншого питання, як старанно підібрані ці матеріали і на скільки ґрунтовно підтверджено викладений у першій частині звіту матеріал.

Додатки наводяться у вигляді форм первинних, зведених документів, облікових реєстрів, форм звітності, або до звіту можуть бути додані відповідні розпорядчі документи підприємства, нормативні регламенти, акти ревізій, аудиторські висновки тощо.

Кожен додаток повинен починатися з нової сторінки. Розміщуються додатки у порядку появи посилань у тексті роботи. Додаток повинен мати заголовок, надрукований угорі симетрично відносно тексту сторінки. Посередині рядка над заголовком малими літерами (з першої великої) друкується слово Додаток __ і велика літера, що позначає номер додатку.

Додатки слід позначати послідовно великими літерами української абетки (за винятком літер Г, Є, І, Ї, Й, О, Ч, Ь) в межах кожного пункту календарного плану проходження практики.

Текст кожного додатку за необхідності може бути поділений на розділи й підрозділи, які нумеруються у межах кожного додатка. У такому разі перед кожним номером ставлять позначення додатка (літеру) і крапку, наприклад: Додаток А.2 – другий розділ додатка А.

Документи, форми звітності та інші матеріали, що подаються як додатки, повинні бути правильно оформлені (усі реквізити заповнені та достовірні). Розпечатки ЕОМ розміщують як і інші додатки та згортаються за форматом листів А4. Замість підписів на документах вказуються прізвища посадових осіб. Як додаток можуть використовуватися копії документів.

Звіт повинен бути написаний від руки чітким почерком або надрукований на одній стороні білого паперу форматом А4. Поля повинні залишатись на всіх чотирьох сторонах листа (розмір лівого - 25 мм, верхнього і нижнього полів - 20 мм. а правого - 15 мм.)

Кожний розділ і тема повинні мати назву, яка пишеться великими буквами. В кінці назви розділу і теми крапка не ставиться. Номер кожного розділу і теми ставиться безпосередньо перед назвою у відповідності до програми практики. Новий розділ пишуть з нової сторінки, незважаючи на кількість тексту на попередній сторінці.

Нумерація сторінок звіту повинна бути наскрізною: перша сторінка - титульний лист, друга - зміст. Номер сторінки проставляється арабськими цифрами в правому верхньому кутку сторінки. На першій та другій сторінках номери не ставляться. Якщо в роботі є малюнки чи таблиці, які розміщено на окремій сторінці, їх включають в загальну нумерацію. Додатки і список використаної літератури також входять в наскрізну нумерацію.

В змісті послідовно перераховують вступ, назви розділів і тем, висновки, додатки, список використаної літератури і вказують номери сторінок на яких вони розміщенні.

З метою обліку виконаної роботи за кожний день практики і нагромадження матеріалів, необхідних для звіту, студент веде щоденник, в якому вказує дату і коротко викладає зміст виконаної роботи за день. Крім цього студент практикант подає індивідуальний план, затверджений керівником практики від підприємства методисту зі спеціальності на протязі 2-3 днів від початку терміну практики.