Вопрос 5. Контроль как функция менеджмента

Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа.

Контролировать можно цели, ход выполнения плана, прогнозы, развитие процесса. Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Нужно помнить, что контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса, проверка (ревизия) - лицами, не зависящими от процесса.

Процесс контроля в общем случае должен пройти следующие стадии:

1. Определение концепции контроля (всеобъемлющая система контроля - контроллинг или частные проверки).

2. Определение цели контроля (решение о целесообразности, правильности, регулярности, эффективности процесса управления).

3. Планирование контроля: а) объекты контроля (методы, результаты, показатели и т. д.); б) проверяемые нормы (этические, правовые, производственные); в) субъекты контроля (внутренние или внешние органы контроля); г) методы контроля; д) объем и средства контроля (полный, сплошной, выборочный, ручные, автоматические, компьютеризированные); е) сроки и продолжительность проверок; ж) последовательность, методики и допуски проверок.

4. Определение значений - действительных и предписанных.

5. Установление расхождений (обнаружение, количественная оценка).

6. Выработка решения, определение его веса.

7. Документирование решения.

8. Метапроверка («проверка проверки»).

9. Сообщение решения (устное, письменный отчет).

10. Оценка решения (анализ отклонений локализация причин, установление ответственности, исследование возможностей исправления, меры по устранению недостатков).

Вопрос 6. Организационные структуры управления предприятием

Любая организация структурирована. Организационная структура – это совокупность логически взаимосвязанных и взаимозависимых уровней управления и подразделений, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого и построенная в форме, позволяющей наиболее эффективно достигать целей организации. Выделяют типы структур по взаимодействию с внешней средой: бюрократические (механистические) и адаптивные (органические), и типы структур по взаимодействию подразделений: линейная, функциональная, линейно-функциональная, дивизиональная, проектная, матричная, конгломерат.

Основное различие бюрократических и адаптивных структур в том, что первые организованы по принципу машин (механизмов), а вторые – по принципу организма. К бюрократическим структурам относятся: линейные, функциональные, линейно-функциональные и дивизиональные. Их использование эффективно в несложном, стабильном окружении когда цели и задачи управления известны. К адаптивным структурам относят: проектную, матричную структуры и конгломерат. Их использование эффективно в условиях сложного, нестабильного окружения, неопределенности целей и задач.

Линейная структура (рисунок 1) – одна из простейших.

Начальник цеха

Мастер участка №1

Мастер участка №2

Бригадир

Бригадир

Бригадир

Бригадир

Рабочие

Рабочие

Рабочие

Рабочие

Рисунок 1 – Линейная структура управления цехом.

Её сущность состоит в том, что решение принимает одно руководящее лицо, которое распределяет работу между нижестоящими работниками, а они, в свою очередь, распределяют ее далее в соответствии с существующей иерархией управления и доводят до конкретного исполнителя. Преимуществами линейной организационной структуры управления являются: отсутствие противоречивых указаний, личная подотчетность исполнителя од­ному лицу, ответственность каждого за выполнение задания, простота и опера­тивность управления. К недостаткам относятся большая загруженность линейных руководителей и потребность в их высокой квалификации, отсутствие гибкости и адаптивности. Такая схема руководства эффективно используется для сравнительно простых видов деятельности, основанных на выполнении однотипных заданий.

Функциональная структура (рисунок 2) характерна для более сложных систем управления.

Директор

Начальник производства

Технолог

Финансовый

директор

Коммерческий

директор

Рисунок 2 – Функциональная структура управления.

Сущность функциональной структуры заключается в том, что выполнение отдельных функций по конкретным вопросам возлагается на специалистов. Специалисты одного профиля объединяются в подразделения и принимают решения, которые обязательны для производственных подразделений. Таким образом, исполнители находятся в двойном подчинении – своего линейного начальника и функционального специалиста. Среди преимуществ функциональной структуры — сокращение времени про­хождения информации, специализация деятельности руководителей, меньшая загруженность высшего руководства. Среди недостатков — нарушение принципов единоначалия, снижение ответственности исполнителей за выполнение обязанностей, ослабление горизонтальных связей. Самостоятельно линейная и функциональная структуры на практике практически не используются.

Линейно-штабная структура управления основана на ли­нейной. Все исполнители здесь подчиняются линейным ру­ководителям. Для повышения, компетентности решений, принимаемых высшим руководством, и для его разгрузки от мелкой, текущей работы создается «штаб», который включает специалистов по различным сферам деятельности предпри­ятия. В отличие от функциональных руководителей «штабные» специалисты не могут давать указаний исполнителям. Их полномочия касаются советов вышестоящему руководителю и выдачи указаний по его поручению. Схематично штаб изображается на одном уровне с руководителем, которому он подчиняется.

Линейно-функциональная структура представляет собой соединение линей­ной и функциональной организационных структур управления (рисунок 3).

Директор

Заместитель директора по производству

Коммерческий

директор

Главный

технолог

Финансовый

директор

Отдел кадров

Начальник

производства 1

Начальник

производства 2

Цех 1

Цех 2

Цех 3

Цех 4

Рисунок 3 – Линейно – функциональная структура управления.

Основу линейно-функциональной структуры составляет «шахматный» принцип построения и специализация управленческого персонала по функциональным подсистемам организации. Функциональные руководители имеют право воздействовать на исполни­телей от своего имени. К преимуществам линейно-функциональной структуры относят крепкие вертикальные связи и коммуникации, усиление контроля за нижестоящими уровнями. Недостатком ее яв­ляется сложность регулирования отношений линейных и функциональных ру­ководителей, невосприимчивость к изменениям, отсутствие прочных связей между функциональными службами, медленная переработка и передача информации из-за множества уровней согласования. Наиболее эффективны линейно-функциональные структуры там, где аппарату управления приходится выполнять множество рутинных, часто повторяющихся процедур и операций при сравнительной стабильности задач и функций.

Дивизиональная структура предусматривает деление орга­низации на элементы и блоки. Т.е. структура управления включает головную структуру и дивизионы, выделяемые по видам товаров или услуг (продуктовая ОСУ представлена на рисунке 4), группам покупателей (рыночная или клиенто-ориентированная ОСУ) или географическим регионам (региональная ОСУ).

Директор

НИОКР

Главный

технолог

Финансовый

директор

Управление кадров

Директор дивизиона по производству станков Б

Директор дивизиона по производству станков А

Цех 1

Цех 1

снабжение

снабжение

Цех 2

Цех 2

сбыт

сбыт

качество

качество

Рисунок 4 – Продуктовая дивизиональная структура

Преимущество данной структуры – эффективное управление разными видами деятельности и на разных рынках. Недостатки: рост накладных расходов за счет увеличения управленческого аппарата дивизионов, вероятность развития организационных конфликтов из-за конкуренции между дивизионами за ресурсы; затруднения карьерного роста определенных категорий персонала. Данный тип оргструктуры эффективно использовать крупным организациям с филиальной сетью в динамичной среде.

Проектная (программно-целевая) структура временная структура, созданная для решения конкретной задачи. Она строится на основе линейно-функциональной, но работники здесь не объединяются в самостоятельные отделы, а вводятся в дополнительный временный орган — отдел, службу или проектную организацию. Когда работы завершаются, команда распускается. Основ­ные преимущества такой организации сводятся к тому, что она концентрирует усилия на решении одной задачи, таким образом, людские и финансовые ресурсы не распыляются. К недостаткам можно отнести частичное дублирование управленческих функций.

Матричная структура управления (рисунок 5) сложная, но эффективная. Является гибкой формой управления, т.к. быстро приспосабливается к изменениям внешней среды.

Рисунок 5 – Матричная структура управления

В ней наряду с постоянными функциональными отделами образуются временные проектные группы для решения конкретной проблемы. Члены проектной группы подчиняются как руководителю проекта, так и руководителям тех функциональных отделов, в которых они работают постоянно. Преимущества структуры: получение высококачественных результатов, усиление личной ответственности конкретного руководителя, достижение большей гибкости и скоординированности работ. Недостатки: структура сложна для практической реализации, подрывает принцип единоначалия, затрудняется контроль по уровням управления, дорога во внедрении и эксплуатации. Обычно матричное управление применяется при разработке научно-технических программ и проектов.

Конгломерат предполагает сочетание различных видов структур, т.е. в одной и той же компании одновременно используются и продуктовая, и функциональная, и проектная или матричная структуры.

Таким образом, каждый тип оргструктуры имеет свои достоинства и недостатки. И хотя теоретически наиболее прогрессивны адаптивные структуры, наилучшая структура на практике – та, которая позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью. Выбор оргструктуры обязательно должен основываться на внешних условиях хозяйствования и особенностях внутренней сруктуры организации.