4. Проектирование системы управления

(можно рассматривать и как функцию планирования и как функцию организации)

Для обеспечения эффективного функционирования организации необходимо спроектировать систему управления.

Теория управления как система знаний о законах управления производством включает в себя следующие разделы:

-методологические основы управления производством;

-структура управления (статика управления);

-процесс управления (динамика управления);

-механизм и методы управления;

-эффективность и качество управления.

Основываясь на положениях теории управления в организациях:

-проектируется производственная и организационная структуры управления;

-разрабатываются функции структурных подразделений;

-разрабатываются должностные обязанности работников;

-формируется регламент работы организации.

4.1. Факторы проектирования структуры организации

Дж. Гелбрейт определил проектирование организации как постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных. Выделяют четыре группы ситуационных факторов, оказывающих влияние на процесс проектирования организаций:

-внешняя среда, т.е. все то, что окружает организацию (позднее остановимся подробнее);

• стратегический выбор с учетом целей организации;

• внутренняя среда: интеллектуальный потенциал, технологии, техническое оснащение, используемые сырье, материалы;

• поведение работников.

Стратегический выбор

В 1962 г. А. Чандлер сформулировал принцип, согласно которому проектирование организации должно соответствовать ее стратегии. Со сменой стратегии перед организацией возникают новые проблемы, решение которых непосредственно связано с проектированием новой организационной структуры. Отказ от перепроектирования организации приводит к срыву достижения намеченных целей.

Выбор той или иной стратеги оказывает непосредственное воздействие на проектирование организации. Рассмотрим три возможные области стратегического выбора:

1. Идеология управления, которой придерживается высшее руководство. Ценности и принципы, лежащие в ее основе, могут решающим образом повлиять на такие элементы проектирования организации, как развитие горизонтальных связей, масштаб управляемости, количество уровней иерархии, звенность организационной системы, централизацию и децентрализацию. Так, например, приверженность высшего руководства к централизации при проектировании организации приводит к установлению в ней многоуровневой иерархии, доминированию вертикальных связей над горизонтальными, созданию контролирующих и подобных им подразделений.

2) Потребители. Если у организации имеются индивидуальные и «организационные» потребители, то это должно найти отражение при проектировании схемы удовлетворения их запросов. Так, предприятие, производящее машины, оборудование и товары народного потребления не может сужать свою структуру до обслуживания промышленных потребителей.

3) Третье в стратегическом выборе – это рынки сбыта и территориальное размещение производства. Выход с целью размещения производства или продажи продукции за рамки национальных границ потребует учета при проектировании организационной системы учета фактора интернационализации бизнеса и глобализации экономических отношений.

Внутренняя среда

Проектирование организационной структуры необходимо осуществлять на основе разделение труда и специализация, департаментизации и кооперации, связей в организации и координации, масштаба управляемости и контроля, иерархии в организации и ее звенности, распределения прав и ответственности, централизации и децентрализации, дифференциации и интеграции (эти составляющие можно рассматривать и как подфункции).

-разделение труда и специализация включает:

1) специализацию работ как по функциям, так и по конкретному приложению этих функций к решению отдельных задач;

2) постадийное разделение работ, начиная с поступления ресурсов и кончая выходом продукции или услуги (снабжение, планирование, производство, сбыт). Такое разделение работ называется горизонтальной специализацией.

3)разделение работ по уровням иерархии в организации, как в целом, так и в ее отдельных частях. Этот специализация имеет вертикальную природу;

-департаментизация и кооперация. Это группировка схожих работ, организационное обособление их исполнителей (вокруг направлений деятельности, ресурсов, результатов и т.п.);

-связи в организации и координация. Связь – это выражение отношений:

1. вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организации и ее частях. Они отражают распределение полномочий, указывая «кто есть кто» в организационной иерархии. Они служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации, создавая тем самым стабильность функционирования.

2. Горизонтальные связи – это связи между двумя и более равными по положению в иерархии или статусу частями или членами организации. Они призваны способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации, укреплению вертикальных связей и делают организацию более устойчивой при различных внешних и внутренних изменениях.;

3. Линейные связи – это отношения, в которых начальник реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными, т.е. эти связи идут в организационной иерархии сверху вниз и выступают, как правило, в форме приказа, распоряжения, команды, указания и т.п.;

4. Функциональные (штабные) связи несут в себе информационный, совещательный, координирующий характер.

-масштаб управляемости и контроля. (Эту часть вы изучали) Узкий масштаб управляемости характеризуется минимальным количеством подчиненных у одного руководителя. Чтобы соединить низовые звенья организации с высшим звеном создается повышенное число иерархические уровней управления – формируются так называемые «высокие структуры». Их преимущество: уменьшение управленческой нагрузки на руководителя, остается больше времени для решения стратегических задач. Недостаток – рост уровней управления и управленческих расходов. Широкий масштаб управляемости имеет характеристики, противоположные узкому: максимально возможное количество подчиненных у одного руководителя и минимальное количество уровней иерархии. Формируется так называемая «плоская» структура управления с меньшим числом звеньев и управленческих расходов. В целях уменьшения управленческой нагрузки на руководителя можно осуществлять процесс децентрализации управления.

-иерархия в организации и ее звенность. В общем виде иерархия означает расположение частей целого в порядке от высшего к низшему. А для организации – это структура власти, звенья, уровни от высшего к низовому.