МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

ДЕРЖАВНИЙ ВИЩИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД

«ДНІПРОПЕТРОВСЬКИЙ ТРАНСПОРТНО-ЕКОНОМІЧНИЙ КОЛЕДЖ»

ІНСТРУКТИВНО-МЕТОДИЧНІ МАТЕРІАЛИ

до практичних робіт

з дисципліни «Чинники успішного працевлаштування за фахом»

для спеціальностей:

5.05170101 «Виробництво харчової продукції»

5.03050401 «Економіка підприємства»

5.14010101 «Готельне обслуговування»

Розроблено викладачем Корсаковою Н.А.

Розглянуто та схвалено на засіданні

предметної комісії діловодства

Протокол № _____ від _________________

Голова ПК _______________ І.В.Назаренко

Дніпропетровськ

ПЕРЕЛІК ПРАКТИЧНИХ РОБІТ

1.Техніка телефонних розмов.

2.Тест «Зробіть правильний вибір».

3.Професійне резюме.

4.Написання і розсилання супровідного листа.

5.Підготовка до інтерв’ю.

6.Написання есе за обраною тематикою.

7.Самопрезентація.

8.Заява про прийняття на роботу.

9.Автобіографія.

10.Особовий листок з обліку кадрів.

Практична робота № 1

Тема Техніка телефонних розмов.

Мета Користуючись довідкою до теми навчитися правильно вести

телефонну розмову.

Вид заняття Практичне.

Методи: пояснення, бесіда, самостійна робота.

Матеріально-технічне забезпечення та дидактичні засоби, ТЗН: інструктивна карта, довідка до теми.

Література. Л

Довідка до теми

В усному діловому спілкуванні телефон відіграє істотну допоміжну роль зв'язку для отримання інформації, оперативного реагування на події, дистанційного керування чи коригування діями тощо.

Головна перевага над іншими традиційними засобами зв'язку (листи, теле­грами, факси) — оперативність, швидкість, зручність. Мобільний зв'язок, новітні цифрові й супутникові системи дають змогу за лічені хвилини з'єднатися з будь-яким абонентом на планеті. Та, не зважаючи на модернові інформаційні технології, найтиповіші особливості телефон­ного діалогу лишилися незмінними.

Службова телефонна розмова має такі складові:

• момент установлення зв'язку;

• виклад суті справи;

• завершальні слова, фрази — знак завершення розмови.

У кожній розмові виразно розмежовано комунікативні ролі спів­розмовників: той, хто телефонує, повідомляє (адресант), і той, хто приймає повідомлення (адресат, абонент), хоча можлива й участь третьої особи — посередника (секретаря, диспетчера, оператора чи ін.), який допомагає встановити контакт адресанта з адресатом.

Ін­коли доцільно попередньо узгодити з абонентом дату й час розмови та її тему, щоб він був на місці, вільний від виконання інших обов'язків і завчасно підготувався.

До телефонної розмови слід завчасно готуватися. А саме:

• укласти конкретний план спілкування (порядок питань, які б ви хотіли

поставити адресатові);

• мати поряд допоміжний матеріал (довідкові, цифрові дані, спис­ки й

ін., усе, що може нагально знадобитися як додаткова інфор­мація);

• мати чим і на чому зафіксувати потрібну інформацію.

Принцип телефонного спілкування слід будувати таким чином, щоб інформація, отримана від попередньої розмови, була вихідною для наступної і т.д.

Вербальне спілкування висуває перед співрозмовниками низку неодмінних етикетних реплік, якими, неначе паролями, вони обмі­нюються:

• адресант, коротко привітавшись, називає своє прізвище, ім'я й по

батькові, посаду й організацію, яку він представляє (порядок може бути зворотний), а якщо Ви телефонуєте власне від себе, то не треба вказувати посаду і організацію;

• якщо слухавку взяв не той, хто Вам потрібен, слід увічливо попрохати

покликати його до телефону;

• у разі відсутності потрібної Вам людини в офісі взагалі й коли Ви не

встигли відреко­мендуватися, Ви можете почути: «Хто його запитує?», тоді, назвавши себе, слід попросити:

• занотувати інформацію для подальшого передавання;

• попередити потрібну Вам людину про час, коли ви знову зателе­фонуєте;

• щоб Вам зателефонували, назвавши номер телефону й час.

Але в усіх зазначених раніше випадках слід поцікавитися, з ким ви щойно розмовляли.

Адресат, приймаючи вхідний дзвінок, щоб зекономити час, відповівши на вітання, має відразу назвати організацію, відділ, свою посаду, прізвище, ім'я й по батькові (послідовність може бути зворотна):

«Фірма «Гетьман», відділ кадрів, інспектор Ігор Смаглій». Подібний вступ надає розмові робочого тону й ритму.

Якщо працівника, якому телефонують, немає на місці, а питання, яке порушує адресант, може розв'язати інший працівник, слід запро­сити його або дати відповідний номер телефону.

Якщо вхідний дзвінок порушує робочий процес, слід вибачи­тися й попросити дозволу зателефонувати пізніше, назвавши час.

Кілька узвичаєних правил:

• службовий телефон — переважно для службових справ;

• телефон загального користування має бути розташовано у зруч­ному,

доступному, звукоізольованому місці (коридор, окрема кабіна тощо);

• говорити слід виразно, стисло й коректно (виразність вимови виключає

повторювання сказаного);

• уважне слухання виключає перепитування;

• не слід прохати про значну послугу малознайому людину;

• слід пам'ятати, що телефонна розмова — це діалог, а не монолог;

• поздоровлення, вітання та співчуття слід висловлювати особисто або

листом і аж ніяк не телефоном;

• телефон дієвий, але не визначальний засіб для розв'язування важ­ливих

питань, котрі остаточно розв'язують лише під час особистої зустрічі;

• у випадку роз'єднування поновлює зв'язок той, хто телефонував;

• завершує розмову той, хто телефонував.

Характер телефонних стосунків, окрім викладених правил, визначають такі

чинники, як ступінь близькості (знайомства) співрозмовників, їх вік, посада, стать тощо.

Оскільки специфіка телефонного спілкування виключає допо­міжні

невербальні засоби (жест, міміка, поза тощо), співрозмовникам слід вимогливіше добирати й висловлювати потрібне, користуючись лише голосом.

Визначальними в цьому випадку будуть швидкість, виразність, розбірливість, інтонація, наголос, пауза й інші нормати­ви культури усного ділового мовлення.

Саме перші секунди телефонної розмови створюють враження про Вас. І воно має бути позитивним.

Тому звернемо увагу на найтиповіші помилки, котрі роблять шукачі роботи в перші хвилини розмови.

Занадто швидкий темп. Не треба говорити швидко! Вам дадуть змогу довести свою оперативність, коли Вас про щось розпитуватимуть, а Ви, без довгих пауз і слів-паразитів, будете чітко відповідати на запитання. Але в перші моменти звичку говорити швидко і напористо варто взяти під контроль.

Пам'ять голосу. Розмовляли щойно Ви з іншим роботодавцем, і Вам відмовили, з Вами поговорили не так, як Ви хотіли, Ви втомилися. Голос це запам`ятовує і відображає нотки попередніх розмов, Вашої стурбованості, розпачу. Зупиніться і відпочиньте.

Не поспішайте з висновками. Після розмови спокійно проаналізуйте її та не робіть поспішних висновків.

Занадто офіційний голос.

“Прохач чи скарб?”. У першому випадку – благаючі нотки у покірливому голосі, а в другому – розв`язаність: “Вам пощастило, що до мене потрапив Ваш телефон!” Звичайно – це крайнощі, але зважайте на це.