Тайм-менеджмент. Практикум по управлению временем - Калинин С.И

Анализ скоростиработы возможен только втом случае, если известны нормативы (официальные, индивидуальные, традиционно сложившиеся и т. п.) временных затрат надостижение данного результата. В приведенном примере автор статьи, возможно, сравнивая собственную скорость написания биографической статьи с временными затратами коллег-профессионалов, делает вывод о том, что 10 дней — это много, работа была медленной. Также любопытным показателем является «плотность работы» — среднее количество часов, затраченных на достижение результата в день. Пожалуй, два часа в день в данном случае (учитывая также неравномерный характер работы — есть и вовсе «пустые» дни, когда работа над статьей не велась) это недостаточно. При более высокой плотности работы, возможно, статья была бы написана значительно быстрее.

Анализ разнообразия событий позволяет учесть все виды деятельности, которые прямо (как вданном примере) или косвенно (как следует учитывать события при тщательном отслеживании индивидуальных стратегий деятельности) были задействованы для достижения результата. Главный вывод здесь делается о разнообразии событий, причем «норма» этого разнообразия, на мой взгляд, — критерий совершенно субъективный. В приведенном примере автор посчитал, что четыре разных вида деятельности на пути к результату — это хорошо, субъективно достаточно, работа не была скучной и однообразной. Возможно, для кого-то другого и при достижении других результатов «нормой» будет совсем другое число. Можно также определить преобладающий «на пути» к результату тип временных затрат, причем сделать это можно как на основе общего времени, затраченного на каждую из субкатегорий (видов деятельности), так и на основе частоты встречаемости того или иного вида событий. Так, в приведенном примере несомненным лидером по объему затраченного времени является «выполнение основных трудовых функций» (код 102 в соответствии с органайзером; раздел 3.9), но чаще всего для достижения данного результата приходилось общаться «по работе» (105).

Анализ качества временных затрат осуществляется на основе при-

веденных в столбцах данных по запланированности работы, затратам энергиииэффективности. Вданномпримерезапланированнымисчитались только события с оценкой «1», а вот интересными и эффективными считались события, имеющие оценки «+1» и «+2». В принципе, даже беглый взгляд на данные оценки позволяет сделать вывод, что качество временных трат на достигнутый результат было выше среднего уровня (из 9 событий 5 событий были запланированы, 5 — интересны, 6 — эффективны). Но, судя по комментарию автора в поле «Качество?», он недостаточно удовлетворен качеством временных затрат на достижение данного результата и считает необходимым совершенствовать планирование собственной работы и оптимизировать «энергетический самоменеджмент».

3. На основе 5—7 отобранных «выдающихся результатов» можно составить так называемый «портрет успеха». По сути дела, «портрет успеха» является описанием наиболее удобной и выигрышной для вас «победной» стратегии деятельности. Для этого необходимо выписать из всех списков событий (составленных для каждого результата в рамках «событийного анализа результата», см. выше) все виды деятельности (с указанием даты и времени выполнения), которые были запланированы («пл/нп»=1), максимально эффективны с точки зрения

энергетических трат («Затр.» = +2) и максимально эффективны с точки зрения способа выполнения работы («Эфф.» = +2). Проанализируйте то, что было выписано: Какие виды временных затрат (субкатегории) являются для меня наиболее результативными? В какое время я работаю наиболее эффективно? Сколько примерно времени (за учетный период) я трачу на действительно эффективную работу? Что предшествует эффективной работе, как создаются предпосылки успеха, настрой на успех? и т. п. Постарайтесь представить плоды своих аналитических размышлений в виде своеобразной схемы (перечня условий, закономерностей): «Я работаю (достигаю результата) максимально быстро, легко и эффективно в случае, если: 1)... 2) ...и т. д.».

Если за учетный период времени вы добились трех и менее значительных результатов, то подобным образом может быть составлен и проанализирован «портрет неудачи». Для этого необходимо выписать из органайзера все события, которые не были запланированы («пл/нп» = 0), максимально неэффективны с точки зрения энергетических трат («Затр.» = —2) и максимально неэффективны с точки зрения способа выполнения работы («Эфф.» = —2), и обобщить их аналогичным способом.

4. Первые три этапа анализа личной эффективности (полученные результаты, событийный анализ временного качества этих результатов, оптимальная стратегия деятельности) являются очень важной информацией. Но, чтобы «свести все к общему знаменателю» и перейти от аналитики к модификации системы ТМ на практике, реко-

мендуется провести стратегический анализ трат времени. В данном

случае под «стратегическим анализом» понимается использование основных стратегий управления временем (см. раздел 2.1) как эвристических вопросов, помогающих «изобрести» более эффективные способы управления временем.

Для поиска новых ТМ-идей с помощью стратегического анализа трат времени удобно использовать матрицу, приведенную на с. 153.

«Работает» матрица следующим образом: рассматривая различные компоненты личной эффективности (в матрице их предложено семь), следует поочередно задавать себе вопрос о возможности стратегических изменений в управлении данным компонентом. Например, как именно можно «ускорить» достижение результатов, чтобы приблизить достижение стратегических жизненных целей? Что именно для этого необходимо сделать? (и т. д.)

В ячейках матрицы записываются идеи о том, что можно сделать, как на практике оптимизировать тот или иной компонент собствен-

ной системы ТМ, повысить личную эффективность использования времени. Идеи записываются в произвольной форме, при этом некоторые ячейки матрицы вполне могут оставаться пустыми.

Предложите собственную систему анализа личной эффективности трат времени (на основе органайзера с возможностями качественного учета времени), включающую 2—3 направления (показателя) анализа.

Одним из направлений учета и анализа времени может быть подробный, так называемый углубленный анализ времени. Обычно углубленный анализ каких-либо компонентов ТМ-системы — закономерный шаг после первой ознакомительной инвентаризации трат времени. Даже самая поверхностная инвентаризация времени обычно выявляет слабые места персональной или организационной системы управления временем. Если, например, менеджер редко и неэффективно использует в своей работе делегирование, то предметом углубленного анализа должно стать именно детальное рассмотрение использования делегирования.

Углубленный анализ может опираться как на стандартные способы учета времени (хронокарта, органайзер), так и на собственные средства учета времени. Далее в качестве примера такого углубленного анализа рассматривается анализ временных помех (в соответствии с кодификатором из раздела 3.9, это все виды трат времени, которые были кодированы как 201-205). Для анализа помех может использоваться информация из стандартного органайзера, но лучше использовать для этого специальные бланки («листок учета дневных помех» и «бланк итоговой оценки помех за учетный период»). При этом углубленный анализ помех осуществляется в три этапа:

1) в течение учетного периода ежедневно заполняются «листки учета дневных помех»;

2)по истечении учетного периода информация о помехах обобщается с помощью «бланка итоговой оценки помех за учетный период» и анализируется;

3)разрабатываются способы борьбы с наиболее опасными помехами, например, с помощью составления ментальной карты помех и листков-памяток.

1.Листок учета дневных помех

Ниже приведен фрагмент бланка «листка учета дневных помех», который следует заполнять ежедневно в течение или в конце дня:

Поля «время возникновения помехи» («Нач.»), «время окончания действия помехи» («Ок.»), а также общая продолжительность действия помехи («Длит.») заполняются стандартным (как в органайзере) образом.

В поле «Код» указывается код деятельности (в соответствии с ранее разработанным кодификатором), во время которой возникла помеха. Обратите внимание, что указывается не код самой помехи, а именно код деятельности (события), в которую вторгся «вор времени»! В случае, если помеха возникла в перерыве между работами, допускается проставление в поле «Код» значения «0».

Вполе «Описание помехи» в свободной, удобнойдля заполняющего форме описывается характер помехи. Также в этом поле рекомендуется указать код помехи в соответствии с разработанным кодификатором.

Вполе «Внешние причины» в свободной форме описываются объективные, не зависящие отдействий заполняющего причины возникновения помехи. Внешние причины необходимо описывать развернуто

имаксимально точно, например, если это посетитель, то указывается, кто именно (Ф. И. О.), по какому вопросу и т. п. В дальнейшем возможна разработка отдельного кодификатора для внешних причин.

Вполе «Внутренние причины» в свободной форме описываются субъективные, напрямую связанные с заполняющим причины возникновения помехи. Внутренние причины указываются так, как это удобно для заполняющего, таким образом, чтобы наиболее точно охарактеризовать его внутренний мир, его собственное понимание проблемы. К внутренним причинам относятся, например, такие состояния, как апатия, потеря интереса к работе, рассеянность и т. п.

Вполе «Идеи» записываются любые мысли и идеи, связанные с тем, как можно избавиться от помех, лучше организовать собственную работу, изменить характер общения с различными людьми и т. п.

2. Оценка важности помех за учетный период

Ниже приведен фрагмент «бланка итоговой оценки помех за учетный период»:

Вполе «Помеха» перечисляются возникшие за учетный период разновидности (типы) помех. При указании видов помех можно опираться на виды, выделенные в стандартном кодификаторе (например, субкатегории 201—205, в кодификаторе из раздела 3.9), либо предложить (на основе обобщения данных «листка учета дневных помех» за учетный период) более подробную типологию.

Вполе «Время» для каждой разновидности помех указывается суммарное время (длительность действия помехи) за учетный период. Можно указывать длительность в часах, но корректнее будет в процентах (по отношению ко всему времени учета).

Вполе «Задачи» для каждой разновидности помех указываются виды деятельности, задачи деятельности, трудовые функции, которые в наибольшей степени страдают (блокируются, нарушаются, становятся неэффективными и т. п.) из-за каждого вида помех.

Вполе «Катастрофичность» в процентах оценивается степень (сила, уровень) негативных последствий помех для работы (100% означает, что деятельность невозможна, полностью разрушена помехой).

Вполе «Причины» указываются 1—3 главные и/или наиболее часто встречающиеся за учетный период внешние и внутренние причины, приводящие к возникновению конкретной помехи.

Вполе «Устранить» цифрой указывается приоритет (ранг, очередность) устранения каждой помехи.

3.Ментальные карты помех, листки-памятки

Достаточно удобным творческим инструментом, позволяющим перейти от углубленной инвентаризации и анализа помех к борьбе с ними в повседневных ситуациях, является составление так называемых ментальных карт (mind map) помех и листков-памяток.

Ментальная карта является удобным способом наглядного представления причин возникновения той или иной помехи, а также вариантов действий по устранению помехи (с опорой на знание причин).

На с. 157 в качестве примера приведен фрагмент ментальной карты, составленной на одном из ТМ-тренингов менеджером N.

Ментальная карта напоминает трехзвенное «солнышко», где в центре — помеха, «лучи» — причины помехи, окончания «лучей» — действия по устранению помехи. Ментальная карта может быть целиком изображена от руки или с помощью предназначенных для рисования mind map компьютерных программ (например, MS Visio) на листке бумаги, но сами действия по устранению помех лучше оформить в виде отдельных листков-памяток. Удобнее всего для листков-памя- ток использовать разноцветные листки с липким слоем (стакеры), которые можно вклеивать прямо в органайзер (как напоминание) напротив предполагаемых периодов времени с высоким риском возникновения помехи. Один и тот же листок-памятку также можно переклеивать изо дня в день, пока помеха не будет окончательно побеждена. Также можно расклеить листки-памятки возле своего рабочего места, «привязав» их к местам, вещам, бумагам и прочим предметам, которые прямо или косвенно связаны с возникновением помехи.

Выше приведен лишь фрагмент ментальной карты, демонстрирующий причины и возможные действия для единственной помехи («Болтовня с NN», код 203). На самом деле ментальная карта может иметь довольно сложную структуру, так как различные помехи могут быть связаны друг с другом, могут иметь общие причины и одинаковые способы устранения.

Предложите собственную систему углубленного анализа временных трат, связанныхс помехами.

Предложите собственную систему углубленного анализа временных трат, связанныхсделегированием.

3.16.РЕЗУЛЬТАТЫИНВЕНТАРИЗАЦИИ

ИАНАЛИЗА ВРЕМЕНИ

Главная задача третьей главы — продемонстрировать разнообразие методов инвентаризации времени, которые любой ТМ-неофит может использовать для исследования своих временных трат. Степень сложности предлагаемых методов варьирует от предельно простых (вроде простого органайзера, описанного в разделе 3.7) до необычай-

но сложных (вроде поверхностно затронутых в разделе 3.6 способов учета времени, совмещенных с технологиями сетевого анализа). Кроме того, важно понимать, что учет времени — задача творческая, поэтому многие из предложенных методов могут быть модифицированы (или разработаны «с чистого листа») в соответствии с используемой «авторской» системой ТМ и для решения уникальных индивидуальных (организационных) ТМ-задач.

Независимо от того, какая конкретная цель ставилась при инвентаризации времени (см. раздел 3.2), какие частные методы использовались для учета и анализа, можно указать восемь главных информационных результатов, полученных в результате инвентаризации:

1.Знание фактического, реального режима собственной жизни — характера чередования и длительность временных затрат на работу, отдых, самообслуживание и другие виды (категории и субкатегории) активности.

2.Знание реальных качественных характеристик личных временных затрат — какая именно работа приносит удовлетворение, вызываетподлинныйинтерес, выполняетсялегкоиэффективно.

3.Знание о собственной целевой эффективности — сколько из важных жизненных задач было решено за учетный период? Какой ценой были решены эти задачи? Были ли соблюдены запланированные сроки?

4.Точное знание об индивидуальных нормативах на различные виды деятельности, в том числе трудовой.

5.Точное знание об индивидуальных «ворах времени», а также о причинах, порождающих непродуктивные траты времени.

6.Знание о личных временных ресурсах, в том числе о других людях, которые могут помочь или которым можно делегировать часть собственных функций.

7.Знание собственных ритмов эффективности — в какие часы (дни) ваша работа наиболее эффективна (продуктивна)? Сочетание каких видов деятельности позволяет достигать результатов наиболее эффективно?

8.Более точное знание об индивидуальном, характерном только для вас «опыте успеха». Возможность сформулировать личную стратегию высокой эффективности.

Пр и м е ч а н и е . Восемь главных результатов инвентаризации времени описаны в контексте индивидуального или ролевого ТМ. Аналогичным образом могут быть сформулированы результаты инвентаризации организационного времени в контексте социального ТМ.

Восемь перечисленных результатов — это уже конкретное и вполне «точное» знание о времени, противостоящее тем «временным иллюзиям», о которых говорилось в начале главы (см. раздел 3.1). Кроме того, перечисленные результаты — это крайне полезная информация, которая является базой, основой для практического перехода от стихийно сложившейся практики «проживания» времени своей жизни (или организационного времени) к целенаправленному и эффективному управлению этим временем (этап 4 в алгоритме инвентаризации времени, раздел 3.2).

В заключение хотелось бы заметить, что инвентаризация и анализ времени — пожалуй, самая трудоемкая и «занудная» часть ТМ. Но миновать этап инвентаризации невозможно, хотя бы просто потому, что без хорошего знания предмета управления, без понимания и ограничения сферы управления, чем-либо эффективно управлять вообще невозможно.

Какие еще, по вашему мнению, важные результаты (помимо перечисленных) могут быть получены по завершении инвентаризации и анализа времени?

Какой изрезультатовявляется наиболее важнымдля васлично? Почему? Какой из результатов имеет наибольшую значимость для вашей орга-

низации? Почему?