9.3 Матрица разделения административных задач управления

Матрица разделения административных задач управления (РАЗУ) позволяет обоснованно разделить функции по подразделениям и службам аппарата управления проектом, а также обеспечить их комплексную реализацию. Она представляет собой таблицу, в подлежащем которой располагаются наименования должностей, подразделений и служб, а в сказуемом перечисляются задачи, выполняемые этими исполнителями. Условным знаком обозначается отношение каждого подразделения, службы или конкретного работника к решению определенной задачи (см. табл. 59).

Деятельность по реализации функций управления при проектировании матрицы РАЗУ заключается в определении:

1. ответственности за решение той или иной задачи управления проектом;

2. содержания деятельности исполнителя по реализации задачи;

3. содержания деятельности исполнителя по подготовке и техническому обслуживанию реализации задачи.

В соответствии с этим предлагается список условных обозначений, которые символизируют те или иные аспекты деятельности по осуществлению функций управления (табл. 59 ).

Таблица - 58 Список условных обозначений, символизирующих различные аспекты деятельности по осуществлению функций управления проектом

Аспекты деятельности	Условные обозначения
Ответственность за решение определенной задачи управления проектом	Я - единоличное решение и персональная ответственность за решение той или иной задачи (с подписью); ! - персональная ответственность за решение той или иной задачи при коллегиальной форме принятия решений (с подписью); Р - участие в коллегиальном решение данной задачи без права подписи
2. Содержание деятельности исполнителя по реализации задачи	П - планирование; О - организация; К - контроль; Х - координация совместных усилий участников процесса; А - активизация
Содержание деятельности исполнителя по подготовке и техническому обслуживанию реализации задачи	С - согласование, визирование; Т - исполнительство; М - подготовка предложений; + - расчетные операции, необходимые для осуществления функции (задачи); - - в работе не участвует.

Таблица 59 - Фрагменты матрицы РАЗУ

№ п/п	Задачи, решаемые в структурных подразделениях	Должностные лица и структурные подразделения
		Кт	Директор	Зам.дир.	ПЭО	Произв.отдел	…
1.	Разработка перспективного плана		!	РОК	ТП	П	...
2.	Обеспечение проекта материально-техническими ресурсами		---	ЯО	П	Т	...
....	.....	...	...	...	...	...	...
...	Загруженность должностных лиц и структурных подразделений (С3)

В столбце К_т указывается коэффициент трудоемкости решаемых задач, в строке С_з - загруженность должностных лиц и структурных подразделений.

Для того чтобы определить зависимость символов, используется метод оперирования с матрицей предпочтений (один из методов экспертного опроса). При помощи этой матрицы определяются сравнительные (весовые) оценки символов. Более предпочтительному символу присваивается число 2, менее предпочтительному - 0. Если символы равны по значимости, то каждому присваивается число 1.

Техника заполнения следующая: вначале заполняется диагональ, где символы сравниваются сами с собой. По диагонали ставится 1, затем заполнение производится построчно. При этом если символу присваивается 2, то сразу же по горизонтали в столбце сравниваемого символа - 0 и т.д.

Особенность данной матрицы в том, что по каждой ее строке даны значения К-го символа по сравнению со всеми остальными (см. табл. 60). Следовательно, суммируя числа предпочтений по строке, можно получить значимость каждого символа функциональной матрицы. Так, К₁ имеет значимость 12, К₂ = 8 и т.д.

Таблица 60 - Матрица предпочтений

Символ		К1	К2	К3	К4	К5	К6	К7	К8	Сумма
Т	К1	1	2	2	2	1	2	2	0	12
Я	К2	0	1	2	1	1	2	1	0	8
П	К3	0	0	1	2	2	1	2	0	8
О	К4	0	1	0	1	1	2	1	0	6
Х	К5	1	1	0	1	1	2	1	0	7
А	К6	0	0	1	0	0	1	0	1	3
К	К7	0	1	0	1	1	2	1	2	8
!	К8	0	2	2	2	2	1	0	1	12

Проверка правильности заполнения матрицы осуществляется на основе следующих положений:

1. Сумма оценок символов должна равняться квадрату количества символов.

2. Сумма оценок любого символа по горизонтали и вертикали должна равняться удвоенному количеству символов.

Далее происходит обработка экспертных оценок. Для этого записываются индивидуальные оценки (суммы баллов по символам). Так как все оценки принадлежат группе участников, но являются индивидуальными, необходимо найти коллективную оценку.

Используя эту матрицу можно разделить в команде проекта обязанности, права и ответственность всех участников проекта и на этой основе построить организационно-динамическую структуру и информационную систему.