4.6 Подсистема управления проектной средой

Удовлетворение запросов потребителей в назначенные сроки и в рамках выделенных средств - это цель эффективного управления проектом. Степень успеха проекта зависит от сочетания меры удовлетворения всех участников, потребителей или акционеров. В современных проектах обычно много различных участников и часто с противоположными интересами. Участники могут принимать прямое участие или косвенное, тесно или отдаленно, и их отношение, понимание или конкретные инвестиционные интересы вносят свой вклад в среду, в которой осуществляется проект. Эта среда может и должна управляться.

В настоящее время растет обеспокоенность о последствиях воздействия человека на окружающую среду, и это относится как к краткосрочным воздействиям при проведении работ, так и к долгосрочным последствиям осуществления проекта.

Необходимо также учитывать культурную, организационную и социальную среду проекта. Понимание этого приводит к необходимости тщательного выявления участников и их возможностей содействовать успеху проекта.

Окружающая среда проекта может быть разделена на внутреннюю культуру, общую корпоративную культуру, внешнее социальное окружение.

Управление проектами соотносится с культурой по двум принципиальным направлениям:

1. Культура через управление проектами. Проекты переводят системы в новые состояния, которые являются будущей окружающей средой и условиями жизни. Управление проектами может использоваться для создания новой или поддержки старой культуры, используя строительство новых или реконструкцию старых сооружений, систем для развития производства и т.п. Проекты могут содействовать обновлению старой закостенелой культуры и побуждать проектные коллективы находить новые пути для повышения качества продуктов или услуг.

2. Культура управления проектами. Проект осуществляется в организации, которая имеет собственную культуру. Эта культура включает в себя как среду, так и условия работы. Некоторые проекты почти полностью определяются культурой осуществляющих их организаций.

Внешняя среда включает используемую в проекте технологию, потребителей продукта и услуг, конкурентов, географические, климатические, социальные, экономические и политические условия. Отмеченные факторы имеют способность изменяться во время осуществление проекта, особенно, если проект длится несколько лет и осуществляется поэтапно. Это приводит к большой неопределенности и риску.

Процесс изучения внешних участников проекта включает следующие этапы:

• изучение методов определения роли различных участников и использования этой информации для улучшения восприятия проекта во внешней среде;

• определение реальной природы бизнеса каждой группы участников и соответственно их интересов в проекте;

• понимание стимулов участников проекта;

• оценка возможного поведения участников проекта в различных обстоятельствах;

• уточнение характеристик среды участников проекта и установление на этой основе хороших отношений;

• определение ключевой сферы, от которой в наибольшей мере зависит отношение к проекту.

При этом следует всегда помнить, что даже ничтожная группа участников может найти в проекте фатальную щель и остановить его.

Участники проекта могут быть разделены на следующие группы:

• участники, непосредственно связанные с проектом (поставщики, потребители);

• участники, воздействующие на исполнение проекта через физическую, финансовую, политико-законодательную, социально-экономическую среду;

• руководители и чиновники, находящиеся на высших по отношению к проекту уровнях иерархии (государственные власти на уровне местности, региона, страны);

• лица, группы, ассоциации, чьи интересы могут быть не связаны непосредственно с проектом, но которые ожидают от него определенных выгод или ущерба.

В этой связи необходимо обеспечить управление внешними общественными отношениями, которое включает:

• быстрое и своевременное реагирование на информационные запросы;

• заблаговременное предвидение и обеспечение информационных потребностей;

• искренне дружелюбное отношение к потребностям участников;

• обеспечение при необходимости гибкого кадрового маневра;

• восстановление при неизбежных сбоях сервисного обслуживания таким образом, чтобы это впечатляло;

• дружественные акции для участников как во время осуществления проекта, так и после.