Тема 6. Организация и технология подготовки участия экспонента в выставке-ярмарке

Организация проведения выставок и ярмарок:

- планирование организации и формы участия экспонента в выставке, ярмарке;

- рекламное обеспечение выставочных мероприятий;

- выбор экспонатов и выставочной программы.

Коммуникационный менеджмент в выставочной деятельности. Организационный менеджмент производства выставочного продукта. Маркетинговый план подготовки экспонента к участию в выставке-ярмарке. Технологические особенности организации выставочной коммуникации. Примерный план помесячных мероприятий по подготовке к проведению выставки.

Тема 7. Организация работы экспонента в процессе его участия в выставке-ярмарке, ее закрытии

Планирование процесса и цель принятия участия в организации выставки. Формы участия в выставке-ярмарке. Выбор выставки, выбор экспонатов и выставочной программы. Регистрация и оформление участия в выставке. Оформление экспонентом документов для принятия участия в выставке.

Бюджетирование выставочно-ярмарочной деятельности. Технология подготовки и проведения выставки-ярмарки.

Порядок разборки стенда и оборудования, упаковка и транспортировка их и экспонатов.

Анализ организации выставки и её работы в целом. Положительные и отрицательные факторы, повлиявшие на работу выставки. Анализ контингента посетителей выставки. Оценка результатов работы выставки.

Анализ организации работы стенда и экспонентов в процессе выставочных мероприятий. Позитивные и негативные факторы, оказавшие влияние на степень эффективности работы стенда и экспонентов. Общая оценка результатов работы стенда. Подготовка выводов и предложений по повышению эффективности участия в будущих выставочных мероприятиях.

Тема 8. Выставочный стенд в организационном процессе выставки-ярмарки. Работа на стенде

Контакты с администрацией выставочного комитета, взаимосвязь в процессе подготовки к работе и в процессе работы на выставке.

Определение состава группы, ответственной за организацию и работу на выставке. Определение функций каждого члена группы на период создания, функционирования и завершения экспозиции на выставке. Персонал стенда и его профессиональная подготовка к работе на выставке.

Стенд как средство коммуникации с посетителями. Проектирование дизайна, изготовление конструкции стенда. Определение места, размера экспозиции и её наполнение экспонатами, рекламными материалами и т.д. для работы на выставке. Расположение экспонатов и художественное оформление стенда. Цветовое оформление, освещение. Графические и аудио-визуальные средства оформления стенда.

Участие в рекламной кампании и мероприятиях паблик рилейшнз, проводимых организаторами выставки.

Тема 9. Организация работы в послевыставочный период

Документальное обеспечение участия в выставке и особенности учета и отчетности экспонента. Особенности правовых норм участия в выставках. Особенности организации коллективных экспозиций на выставках и ярмарках. Тематические и национальные разделы на международных и всемирных выставках.

Риски в выставочной деятельности: источники рисков. Экономический анализ рисков. Управление рисками.

Взаимодействие дирекции выставки с экспонентами и персоналом стендов. Информационно-рекламные и культурные программы на выставке. Работа коммерческого и справочно-информационного центра. Организация деловых встреч дирекции, организация переговоров, изучение мнений о выставке. Организация смотров – конкурсов, награждение участников выставки и экспонатов.

Закрытие выставки и послевыставочный период.