Глава 34

О рганизационные формы управленческих контактов

• Совещания и их виды

• Процедура подготовки совещания

• Проведение совещания

• Обязанности председательствующего

• Выступление и его логика

- Приемы работы с аудиторией

■ Деловые беседы и процедура их проведения

• Телефонные разговоры

■ Обход рабочих мест

• Прием посетителей

Проведение собраний и совещаний

Собрания и совещания представляют собой способ коллективного обмена инфор­мацией, заканчивающегося принятием конкретных решений. Они различаются:

• кругом участников (на совещаниях присутствуют специалисты, ответствен­ ные или заинтересованные лица, а на собраниях — все члены организации или их представители);

• обсуждаемыми проблемами (на совещаниях рассматриваются текущие, а на собраниях — более общие, накопившиеся за определенный период времени);

• решаемыми вопросами (совещания имеют оперативный характер и призваны вносить коррективы в текущую деятельность; на собраниях прежде всего под­ водятся итоги и определяются планы и стратегии на будущее).

Необходимо всегда четко определить для себя, для чего, с какой целью и как час­то совещания и собрания будут проводиться, какие особенности иметь. Это может впоследствии сэкономить немало времени.

1 . По целям различают следующие типы совещаний:

• информационное (доведение до сведения сотрудников тех или иных важных вопросов);

• разъяснительное (публичное подтверждение или опровержение ложной информации, убеждение сотрудников в чем-то, получение одобрения тех или иных действий и т. п.);

• проблемное (постановка проблем, коллективный поиск решения вопроса на основе 3-4 десятими­ нутных выступлений или 3-5-минутных реплик с последующим обсуждением);

• инструктивное (доведение до сведения необходимой информации и объяснение способа дейст­ вий);

• консультационное (сбор мнений по важным вопросам);

• оперативное (получение текущих сведений 6 состоянии дел и преодоление «узких» мест);

• координационное (обеспечение взаимодействия подразделений).

584 ■ Раздел VII. Коммуникации

2. П о частоте проведения выделяют разовью, постоянно действующие и периодические совещания.

3. По составу участников (может быть постоянный, переменный или смешанный).

4. По решаемым вопросам, которые могут быть неопределенными (по усмотрению руководителя), разовыми или регулярно повторяющимися, а их перечень - ограниченным или неограниченным.

5. По характеру обмена мнениями (неформальный часто более эффективен, чем формальный).

6. По формам подведения итогов - связанными или не связанными с принятием документа.

7. По регламентированности (нормативами или руководителем).

К ак считают специалисты, эффективность собраний и совещаний невелика, по­скольку они требуют значительных затрат времени и средств, отвлекают от теку­щих дел персонал, не всегда обусловлены производственной необходимостью, рас­сматривают вопросы, не требующие коллегиального решения, а иногда вообще со­зываются из-за перестраховки.

Поэтому бытует в немалой степени оправданное мнение, что лучшими из них являются те, которые либо вообще не надо проводить, либо обмениваясь мнениями заочно (например, по телефону), либо принимая единоличное решение.

Процедура подготовки совещания выглядит следующим образом.

1. Разработка плана проведения (тематика, график) на период.

1. Тщательная (за несколько недель до начала) подготовка очередного меро­ приятия, предполагающая:

• определение докладчиков и содокладчиков по каждому вопросу;

• составление списка приглашаемых, без которых нельзя обойтись (те, кого не­ посредственно затрагивают принимаемые решения, их исполнители, специа­ листы в соответствующей области, лица, имеющие опыт действия в аналогич­ ных ситуациях); если кандидатов набирается слишком много, целесообразно пригласить представителей, иначе заседание может оказаться неуправляемым;

• определение за 2—3 дня даты и времени проведения с учетом запланирован­ ных после мероприятий;

• анализ материалов, составление повестки дня (желательно на основе мнения предполагаемых участников), которая заранее до них доводится, а при необ­ ходимости с ними согласовывается, уточняется, корректируется и в оконча­ тельном варианте раздается перед началом заседания (отдельно в нее включа­ ются вопросы предыдущего совещания, которые там не рассматривались);

• предварительную рассылку материалов (тезисов или текста доклада, справ­ ки), что позволит на совещании сосредоточиться на ответах на вопросы, обсу­ ждении доклада и проекта решения, внесении поправок и его принятии в целом;

• проверку выполнения предыдущих решений;

• подготовку проекта решений или рекомендаций;

• размножение материалов;

• поиск удобного комфортного помещения, размер которого должен соответст­ вовать числу приглашенных, оснащенного оргтехникой, с необходимым ре­ жимом температуры, влажности и т. п. (совещания лучше проводить не в ка­ бинете, а в специальной комнате, чтобы не подчеркивать должностное нера­ венство присутствующих).

Глава 34. Организационные формы управленческих контактов ■ 585

В арианты расположения участников в зале заседания:

• за параллельными длинными столами;

• за короткими столами «елочкой»;

• за параллельными короткими столами;

• за одним длинным столом; - за П-образным столом;

• за отдельными столиками.

3 . Проверка перед началом заседания:

■ наличия и сфокусированности проектора, работы микрофонов;

• расстановки столов, наличия карандашей, бумаги и проч.;

• готовности доски, мела, тряпки;

• достаточности освещения;

• наличия раздаточного материала;

• знакомства ведущего с тезисами доклада и выступлений;

• назначения ответственного за протокол;

■ регистрации участников (на специальном листе с указанием фамилии и должности в соответствии со списком приглашенных);

• выдачи проекта решения и других материалов;

■ обеспеченности в перерыве питанием.

4. Проведение самого мероприятия, опирающееся, с одной стороны, на положе­ ния и регламенты, а с другой — на умение председательствующего наладить рабо­ чий процесс с учетом личностей участников:

• объявление об открытии, регламенте;

• работа по докладной или бездокладной схеме (но желательно, чтобы каждый, кто хочет, имел возможность выступить).

5. Подведение итогов:

• руководителем (председателем), который высказывает свое мнение или обоб­ щает прозвучавшие точки зрения и формулирует предварительное решение;

• руководителем, принимающим единоличное окончательное решение;

• председательствующим совместно с участниками, обсуждающими решение по пунктам;

• председательствующим, предлагающим решение от себя;

• участниками на основе предлагаемого проекта или нескольких его вариантов с его уточнениями.

6. Определение даты следующего совещания и предварительное формирование его повестки, куда переносятся нерассмотренные вопросы.

7. Оформление протокола (редактирование, уточнение, размножение, рас­ сылка).