1. Определение и сущность понятий «информация», «документ», «документирование», их нормативное закрепление

Понятие «информация». Понятие «документ». Связь информации и документа. Роль информации в социальных и экономических процессах. Информация как основа принятия управленческого решения. Информация в автоматизированных системах. Расширение понятия «документ» с развитием науки и техники. Понятие «электронный документ». Определение документа в законах и государственных стандартах. Понятие «документ» в документоведении. Понятие и нормативное закрепление понятия «документирование». Современные способы документирования. Законодательные акты об обязательности документирования информации. Назначение документной информации. Факторы, влияющие на информационную ценность документов.

Источники: ФЗ РФ, Учебное пособие ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ Н.С.Ларьков

Информация - это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.( от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»)

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (ГОСТ Р 51141-98"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"), (научная дисциплина – документоведение)

Документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель (от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации)

Понятие «документ» теснейшим образом связано с понятием «информация», т.к. документ является её основным носителем. Важно заметить, что термин “документ” более старый, нежели термин “информация”. К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией. Из этого следует, что понятие «информация» значительно шире понятия «документ». Документ возникает, чтобы закрепить информацию для передачи ее во времени и пространстве. Но без наличия материальной основы для фиксации информации, которая обеспечивает хранение и использование этой информации, не возможно представить документ. Таким образом, документ имеет двойственную природу. С одной стороны, он является неким носителем информации, с другой стороны, он является материальным объектом или комплексом таких объектов.

Социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Информация с экономической точки зрения – это стратегический ресурс, один из основных ресурсов роста производительности предприятия. именно информация позволяет устанавливать стратегические цели и задачи предприятия и использовать открывающиеся возможности; принимать обоснованные и своевременные управленческие решения; координировать действия различных подразделений. Экономическая информация непосредственно связана с управлением коллективами людей, производством, распределением и потреблением материальных благ и услуг.

Информации является важной составной частью процессов управления, так как на прямую от них зависят принятие управленческих решений. Информации существенно влияет на оперативность и качество управления, на сроки принятия управленческих решений. От достоверности информации зависит надежность и качество принимаемых управленческих решений.

Для повышения оперативности и эффективности работы с информацией используют автоматизированные системы (комплекс аппаратных и программных средств, предназначенный для управления различными процессами в рамках технологического процесса), которые помогают выполнять широкий круг задач по сбору, обработке, поиску информации, хранения, прием и передача информации. Использование современных информационных технологий обеспечивает почти мгновенное подключение к любым электронным информационным массивам (таким как базы данных, электронные справочники и энциклопедии, различные оперативные сводки и использование их в интересах успешного ведения бизнеса.

Понятия “документ”, “документация” в своем развитии претерпели существенные изменения. Первоначально латинское dосео означало “учу”, “извещаю”. Позднейшая производная форма documetum, в узком смысле слова означающая “доказательство”, “свидетельство”, надолго утвердилась во многих сферах научной и практической деятельности. В русском языке понятие “документ” появилось в XVIII веке. Петр I перевел его как “письменное свидетельство”, подчеркнув тем самым, прежде всего, правовое значение документа. В XIX веке выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления. Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX веке. По мере накопления знаний о закономерностях образования документов и документирования, а также с появлением новых типов материальных носителей информации понятие “документ” получало новое осмысление. Таким образом, к настоящему времени понятие “документ” вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов.

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.( Законе РФ "Об электронной цифровой подписи")

Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. (ГОСТ Р 51141-98"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения")

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам.( РФ ГОСТ Р 51141-98"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения")

Способы документирования: Текстовое документирование, Стенография, Техническое документирование, Фотодокументирование, Кинодокументирование. Видеозапись, Фоно(аудио)документирование, Документирование с применением электронно-вычислительной техники

Нормативное закрепление: ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, ГСДОУ (ВНИИДАД, 1991г.) и ЕГСД (1975г.) – единственный норматив, определяющий основы технологии делопроизводства, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования.

Назначения док-в: необходимость закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации.

Факторы влияющие на ценность, т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. Ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. Существенной характеристикой ценности информации является её полнота, не избыточность инф., достоверность, новизна, своевременность.