2. Оформление конверта

Обычно фирмы и организации направляют свою корреспонденцию в конвертах, на которых типографским способом обозначен их адрес. Он помещается, как правило, в верхней левой части конверта (the sender’s or return address); в правой его части, внизу пишется адрес получателя (the addressee’s or mailing address), он должен полностью совпадать с внутренним адресом, указанным в письме. Последовательность адресных данных на конверте та же, что и во внутреннем адресе в письме: имя получателя (the addressee’s name), название организации (company name), номер дома (number of the building), улица (street), город (city), штат (state) (или графство (county)), почтовый индекс (ZIP code), страна (country). Над адресом часто обозначаются (иногда заглавными буквами) некоторые особенности отправки:

Air Mail (AIRMAIL) Express Delivery Urgent Registered To be called for Poste Restante

Авиа }Со срочной доставкой Заказное }До востребования

Иногда адрес отправителя пишется на обратной стороне конверта. Ему может предшествовать следующая надпись: If not delivered, please return to … "В случае недоставки просьба вернуть письмо …" (далее следует адрес отправителя)

FLANAGAN’S DEPARTMENT STORE 12207 Sunset Street Los Angeles, CA 91417 Attention Ms Terry Roberts Registered Mail Ketchuv Collection Agency 1267 Hollywood Boulevars Los Angeles, CA 91401

New Jersey Power Company 5695 South Road Ridgefield, NJ 08887 Mr Frederick Wolf Director of Marketing Smith Printing Company 590 Sixth Avenue Milwaukee, WI 53216

3. Письма информационного характера

К этому виду писем относятся:

• письмо-сопровождение (Covering Letter), в котором пишущий сообщает своему корреспонденту о том, какие документы, материалы, образцы и т.д. он ему направляет;

• письмо подтверждение (Acknowledgement), в котором сообщается о получении посланных документов, материалов образцов и т.д.

• письмо-извещение / объявление (Notification / Announcement), информирующее получателя о каком-либо факте или событии, например:

- о готовности товара к отгрузке;

- об изменении адреса или названия компании;

- о визите и т.д.

• письмо-представление (Introduction), которое пишется с целью сообщения разнообразных сведений о компании. Это довольно сложный тип делового письма, в котором информативные сведения перемежаются элементами рекламы.

3.1. Письмо-сопровождение (Covering Letter)

Чек, контракт или любой другой документ, который посылается по почте, всегда сопровождается письмом, в котором сообщается, что именно посылается. Такое письмо может быть коротким или длинным, содержать более или менее важную информацию. Каждое письмо должно быть четко спланированным.

При написании сопроводительного письма необходимо:

1) сообщить, что именно вы посылаете, указать количество отправлений или составить краткий список;

2) оговорить любые действия, которые должен предпринять получатель;

3) завершить письмо вежливой фразой, предлагающей дополнительную помощь.

Вам потребуются следующие фразы: