1.5. Указание на конкретное лицо (Attention Line)

Раньше было принято указывать имя конкретного человека (Attention Line), если вы хотели, чтобы письмо попало именно к нему, даже если письмо было адресовано фирме вообще и начиналось словами "Dear Sirs". Эта строка пишется заглавными буквами, или с заглавной буквы пишется первое слово, тогда вся фраза подчеркивается:

MN/fd 15 October 20… FOR THE ATTENTION OF MR JOHN TAYLOR, SALES MANAGER Garden Supplies Ltd 24 Amber Street Sheffield S44 9DJ Dear Sirs

MN/fd 15 October 20… For the attention of Mr John Taylor, Sales Manager Garden Supplies Ltd 24 Amber Street Sheffield S44 9DJ Dear Sirs

В настоящее время эта строка практически не используется.

1.6. Обращение (Salutation)

Если во внутреннем адресе было указано имя получателя, то обычно используют следующие формулы вежливости:

Dear Mr Leighton

Dear Douglas

Dear Miss Tan

Dear Rosehannah

Если письмо адресовано организации в общем, а не конкретному лицу, используется более официальное обращение:

Dear Sirs или Gentlemen (AmE)

Если письмо адресовано руководителю отдела или организации, имя которого неизвестно, то лучшим вариантом будет:

Dear Sir or Madam

Существуют и другие формы обращения:

Your Excellency - Ваше Превосходительство (обращение к послу)

Dear Mr President - Уважаемый господин президент

1.7. Указание на общее содержание письма (Subject Line)

Перед основным текстом письма часто дается краткое указание относительно содержания или темы письма, которое пишется заглавными буквами или подчеркивается:

Your Ref: DA/vs Our Ref: MN/fd 15 October 20… Mrs Marshall Garden Supplies Ltd 24 Amber Street Sheffield S44 9DJ Dear Mrs Marshall INTERNATIONAL CONFERENCE – 24 AUGUST 20…

Your Ref: JT/mt Our Ref: MN/fd 21 February 20… Dear Mr Johnson Order No. 1234 for machine tools

Обратите внимание на пунктуацию. Обычно после сокращенного слова ставится точка, однако, в современной деловой переписке наблюдается тенденция к минимальному использованию знаков препинания, поэтому можно встретить варианты "No. 1234" и "No 1234" (см. приложение 1. Деловое письмо).

1.8. Заключительная формула вежливости (Complimentary Line)

Письмо завершается стандартной вежливой фразой. Наиболее распространенными являются "Yours faithfully" и "Yours sincerely":

Dear Sir Dear Sirs Dear Madam Dear Sir or Madam Dear Mr Leighton Dear Mrs Yap Dear Caroline Dear Sam Gentlemen (Am)

Yours faithfully Yours sincerely Very truly yours Yours truly