Семинар «деловая переписка»
Деловое (служебное) письмо – обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, которые используются для общения различных организаций по поводу осуществляемой ими деятельности.
К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.
Функции деловых писем
информационная – в письме фиксируются факты, сведения, мнения, о которых информируют адресата;
организационная – с помощью письма обеспечивается воздействие на людей с тем, чтобы организовать и координировать их деятельность;
коммуникативная – письмо обеспечивает внешние связи организации;
юридическая – содержание письма используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами (организациями);
воспитательная – письмо требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации.
Язык письма
Тексты писем составляют на русском языке или национальном языке субъекта РФ – в соответствии с действующим законодательством РФ о государственных языках.
Переписка во внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном договором между деловыми партнерами.
Носители информации
Находят применение:
носители на бумажной основе,
микроносители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, магнитные ленты),
носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, CD-диски и др.).
На сегодня основной носитель деловой информации – бумага.
Структура письма
1-я часть – мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления письма.
2-я часть – излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения.
3-я часть – может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т. п.
В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда – только вторую часть.
Например, структура письма-просьбы:
Излагается причина, вызвавшая необходимость обращения с просьбой.
Излагается суть просьбы.
Приводится ожидаемый результат от удовлетворения просьбы.
Простое письмо, содержащее один вопрос, как правило, не должно занимать более 1 страницы формата А4. В современной деловой переписке в основном используются простые письма.
Сложное письмо, в котором рассматривается несколько вопросов, может состоять из двух и более страниц. Тексты сложных, многостраничных писем могут разбиваться на разделы, пункты.
Важно делить текст с помощью абзацев при начале новой смысловой части текста. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание. Обычно в письмах абзац должен состоять из 2 – 3 предложений.
Письмо-запрос информации.
«Флай» Генеральному директору
Самара АО «Контракт»
Ул. Северная, 11 Г-ну В. О. Щербакову
Тел. 111-11-22 122133 Челябинск
Факс: 2567 654444 ул. Первая, 5
12.04.2005 № 12-3/4
О поставке топлива
Уважаемый Владимир Олегович!
Мы обращаемся к Вам, чтобы узнать, можете ли Вы поставить нам некоторое количество топлива для выполнения чартерных рейсов, как Вы это делали в прошлом году. Мы не сомневаемся, что Вы помните, какие именно партии Вы готовили к отправке.
Если цена осталась прежней, нам понадобится, я думаю около 50 т горючего. Можем ли мы получить больше, если потребуется?
Сообщите нам, пожалуйста, как можно скорее, сможем ли мы получить от Вас топливо. Если нет, мы обратимся еще куда-либо. Надеемся, у Вас все хорошо.
Директор фирмы П. В. Кротов
Мы хотели бы получить дополнительное количество топлива, аналогичного тому, которое Вы поставляли нам в 2004 г., при условии договоренности о приемлемой цене. Номер нашего заказа был 123333, марка топлива – Б-70.
Нам требуется 700 т топлива, но мы хотели бы знать, можно ли получить больше, если возникнет такая необходимость. В прошлом году Вы вели нам поставки по цене 800 долларов за тонну. Возможно ли сейчас приобрести топливо на таких условиях?
Просим сообщить нам о возможности поставки Вами топлива в нужном нам количестве, а также цену и время поставки.
С уважением.