50 Учетная информация и ее виды. Бухгалтерская информация составляющая коммерческую тайну.

В условиях развитой экономики, роль интегрированной информационной учетной системы заключается в обеспечении широкого круга участников рыночных отношений любыми полезными показателями, характеризующими производственно-хозяйственную, инвестиционную или финансовую деятельность коммерческой организации. В идеале,

конечная учетная информация, остающаяся у ее потребителей, должна быть максимально приближена к реальности.

Учетная информация – это содержание отражения о реальности. Под отражением в данном частном случае нами понимается воспроизведение в иной форме особенностей учетных событий в структуре интегрированной учетной системы. Таким образом, учетная информация с позиции теории отражения может быть представлена как отраженное разнообразие, то разнообразие, которое содержится в учетной системе о характеризуемом объекте. Все виды движения информации в информационных системах являются процессами отражения. Выделим четыре формы движения учетной информации: восприятие, передача, хранение и переработка (восприятие и передача дуальны).

Рассмотрим пару восприятие-передача. Учетная система коммерческой организации, посредством отчетности призвана передать экономическую информацию, а пользователь – принять ее. Для того чтобы данная информация была воспринята, в ней должны произойти определенные изменения – она должна быть закодирована (к ней должны быть применены учетные процедуры: оценка, счета, двойная запись и др.), перенесена на материальный носитель другой природы (будь то бумажный носитель, либо электронный). Представленная для пользователя учетная информация – это не что иное, как часть внутреннего разнообразия описываемого учетного объекта, оторванная от самого объекта и перенесенная на материальный носитель другой природы. На наш взгляд, отражение в данном процессе двоично: сначала отражение происходит на моменте формирования учетной информации об объекте, а потом – когда пользователь воспринимает эту информацию через призму своего багажа знаний и представлений. Таким образом, важен не только факт предоставления учетной информации пользователям, но и с какой эффективностью она потребляется пользователями.

Переработка – это отражение во времени, но при этом изменяется синтаксическая форма учетной информации, может подвергнуться изменениям ее смысл и ценность.

Хранение учетной информации – это ее передача не в пространстве, а во времени. Хранение предполагает полное совпадение образа и оригинала. Однако мы на этом этапе уже имеем дело не с информацией - оригиналом, а с переработанной учетной информацией-образом.

Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

Что касается перечня сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, то он законодательно не определён и должен составляться каждой организацией, вводящей режим коммерческой тайны, самостоятельно, исходя из специфики бизнеса и особенностей самой организации. Исходя из практического опыта в области разработки положений о коммерческой тайне, можно привести следующий примерный перечень:

Информация об условиях сотрудничества (порядок, форма оплаты, предоставляемые скидки, условия доставки и т. д.) с действительными и потенциальными контрагентами, а также информация, составляющая базу данных о контрагентах предприятия, включая их наименования, адреса, банковские, почтовые, телефонные, телеграфные, отгрузочные и другие реквизиты, имена руководителей, главных бухгалтеров и других должностных лиц, а также их контактные телефоны.

Информация о сделках (текущих и планируемых), включая сведения о предварительных переговорах, условиях договоров и любых дополнениях к ним, порядке заключения и исполнения договоров, а также о достигнутых результатах по сделкам.

Данные оперативного бухгалтерского учёта и регистры бухгалтерского учёта, включая содержание аналитических счетов и проводок.

Бухгалтерские и планово-финансовые документы предприятия, а также выписки из документов, копии, дубликаты, дополнения и приложения, включая: финансовые планы, сметы, лимиты, нормативы и т. д.

Документы внутреннего и внешнего делопроизводства организации, а также выписки из документов, копии, дубликаты, дополнения и приложения, включая:

а) организационные документы предприятия: структуры, процедуры, положения, документы системы менеджмента качества;

б) распорядительные документы предприятия: приказы, распоряжения и указания, инструкции, задания, поручения, требования;

в) информационно-справочные документы предприятия: протоколы, акты, отчёты, планы, программы, обзоры, сводки, перечни и т. д.

Сведения, раскрывающие содержание программ обучения, программ и материалов семинаров, курсов, методических материалов, предназначенных для служебного пользования, и т. д.

Детализированные сведения об имуществе, в том числе и в его стоимостном выражении, включая информацию о наличии денежных средств на расчётном счёте, а также о его дебиторской и кредиторской задолженности предприятия.

Сведения, содержащие информацию о методах, средствах и способах анализа конъюнктуры рынка, а также данные (полученные и расчётные) по проведённому анализу (спроса, предложения и конкуренции), ценовой политике и планированию цен, анализу потребителей, планированию товаров (услуг), планированию сбыта и продвижения товаров (услуг), определению стратегии и тактики коммерческой деятельности предприятия.

Информация о методах и средствах поиска новых контрагентов и партнёров (покупателях, поставщиках, посредниках и т. д.).

Информация о содержании телефонных переговоров, переписки, факсимильных и иных сообщений, имеющих отношение к хозяйственной деятельности. Информация о содержании непосредственных переговоров в устной или любой письменной форме, проводимых администрацией и сотрудниками, с действительными или потенциальными партнёрами и контрагентами.

Информация о краткосрочных и долгосрочных планах, направлениях и прогнозах по развитию.

Сведения, раскрывающие систему, средства и методы обработки и защиты от несанкционированного доступа информации на средствах вычислительной техники, а также значения действующих кодов, шифров и паролей.

Сведения, раскрывающие организацию, силы, средства и методы обеспечения безопасности, охраны её имущества, а также жизни и здоровья её сотрудников.

Сведения о проектировании, разработке, сооружении, установке и эксплуатации специальных охранных средств, средств пропуска и безопасности.

Сведения о местах расположения, назначении, степени готовности или защищённости объектов (земельных участков, зданий, помещений, складов, гаражей, офисов, кабинетов, подсобных помещений и др.), составляющих инфраструктуру предприятия, а также сведения о планируемых или проводимых изыскательских работах по созданию, приобретению, аренде или переоборудованию таких объектов.

Сведения о юридических лицах и индивидуальных предпринимателях и их коммерческой деятельности, полученные сотрудниками организации законным путём, в процессе организационного, экономического, коммерческого или иного мониторинга и анализа.

К конфиденциальным сведениям, составляющим коммерческую тайну, может быть отнесена и иная информация, связанная с хозяйственной деятельностью организации, разглашение которой может причинить вред интересам организации. Необходимо лишь отметить, что, создавая и вводя режим коммерческой тайны, важно чётко определить, конфиденциальность каких сведений необходимо охранять. «Засекречивание» лишней информации будет создавать неудобства в работе, и порождать лишний документооборот, связанный с получением разрешения у руководителя (либо начальника службы безопасности) на использование сведений, составляющих коммерческую тайну. Кроме того, перед тем как создавать и вводить режим коммерческой тайны, необходимо оценить, насколько он вообще актуален для компании в данный момент времени.

Также важно помнить, что введение режима коммерческой тайны предприятия не может быть причиной отказа в предоставлении соответствующей информации по мотивированному требованию государственных (муниципальных) следственных, судебных, контрольно-надзорных, статистических и иных органов.