26. Организационные документы деятельности бухгалтерской службы

Учреждение бухгалтерской службы как структурного подразделения организации производится на основании соответствующего приказа или распоряжения руководителя организации. В связи с этим в нем должны быть также предусмотрены соответствующие изменения и дополнения, вносимые в штатное расписание организации.

При наличии более двух бухгалтеров бухгалтерская служба должна оформляться как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером, который и осуществляет руководство бухгалтерией. При этом необходимо учесть, что бухгалтерская служба как структурное подразделение соответствующей организации не обладает правами юридического лица.

В приказе (распоряжении) руководителя об учреждении бухгалтерской службы целесообразно утвердить Положение о бухгалтерской службе (бухгалтерии), а также должностные (служебные) инструкции работников бухгалтерии.

Должностные инструкции составляются для каждого работника бухгалтерии в целях разграничения полномочий работников, определения их прав и обязанностей. Закрепление за работниками участков бухгалтерского учета позволяет избежать дублирования или неоформления отдельных хозяйственных операций.

Структура должностной инструкции работника бухгалтерии соответствует Положению о бухгалтерской службе и имеет следующие разделы: общие положения; функции работника; права и обязанности; взаимодействие с другими работниками бухгалтерии и организации; организация работы; правила оценки результатов работы.

Должностная инструкция работника бухгалтерии составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. После ознакомления работника с должностной инструкцией он ставит отметку «Ознакомлен», дату и подпись.

В штатном расписании должны быть предусмотрены следующие данные: общее количество работников бухгалтерии, наименования должностей, система оплаты труда и размер заработной платы.

В случае передачи на договорных началах ведения бухгалтерского учета и отчетности централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру – специалисту заключается гражданско-правовой договор. Наиболее предпочтительным является в данном случае договор возмездного оказания услуг.

Для учета в организациях применяют различные приемы и способы, совокупность которых представляет собой метод бухгалтерского учета.

27. Положения о бухгалтерии, бухгалтерской службе

Выбранная схема организации бухгалтерской службы должна быть закреплена в организационно-распорядительных документах. Для этого разрабатывается Положение о бухгалтерии.

Положение о бухгалтерии представляет собой локальный нормативный акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организация бухгалтерской службы, права и обязанности счетных работников.

Данный документ относится к унифицированной системе организационно-распорядительной документации; его форма имеет четко установленную структуру и форму.

Положения оформляются на общем бланке предприятия и содержат следующие реквизиты:

• наименование организации;

• название вида документа;

• дата и место составления;

• заголовок к тексту (наименование структурного подразделения);

• гриф утверждения;

• текст Положения должен содержать обязательные разделы;

• подпись руководителя структурного подразделения, для которого

предназначено Положение;

• визы согласования.

Положение о бухгалтерии включает 8 разделов.

В разделе «Общие положения» указываются название подразделения (бухгалтерии), его место в организационной структуре организации, в чьем подчинении находится, кто им руководит, а также указывается порядок назначения на должность руководителя бухгалтерии, освобождения его от занимаемой должности, замещения в случае отсутствия (отпуск, болезнь, командировка). Перечисляются нормативные инструктивно методические материалы, которыми бухгалтерия руководствуется в своей деятельности, могут быть включены квалификационные требования к руководителю бухгалтерии.

Раздел «Основные задачи» содержит формулировку цели и задач

осуществления бухгалтерского учета на предприятии.

Раздел «Структура» посвящен описанию структуры бухгалтерии и распределению обязанностей между его работниками.

Раздел «Функции» содержит перечисление функций, реализуемых в деятельности бухгалтерии. Раскрываются предположительно возлагаемые на бухгалтерскую службу по ведению бухгалтерского учета функции: организационная, методологическая, аналитическая, учетная, контрольная, расчетная, отчетная, исполнительская, архивная. В целях распределения всего объема работ между сотрудниками бухгалтерии функции должны быть четко определены. На основании перечисленных функций разрабатываются должностные инструкции работников бухгалтерии. Здесь же указывается степень самостоятельности бухгалтерии в решении конкретных вопросов.

В разделе «Взаимоотношения бухгалтерии с другими подразделениями организации» определяются взаимосвязи бухгалтерии в ходе осуществления своей деятельности. Указывается наименование документации, которой обмениваются подразделения, ее периодичность. В этом разделе приводится перечень подразделений, которые представляют информацию бухгалтерии, а также подразделения, которые получают информацию от нее, т. е. с которыми бухгалтерия взаимодействует:

• все структурные подразделения – по вопросам бухгалтерского учета;

• юридическая служба – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

• кадровая служба – по вопросам подбора кадров для бухгалтерии, расчета заработной платы персонала в соответствии с приказами о зачислении (принятии) на работу, увольнении, отпуске, перемещении в организации и т. д.;

• секретариат – по вопросам, связанным с предоставлением справок, сведений, сводок по запросам руководства, а также с представлением отчетов о результатах финансово-хозяйственной деятельности.

В этом же разделе отражаются внешние связи:

• с налоговыми, статистическими и социальными органами – представление соответствующей отчетности;

• с банковскими структурами – осуществление расчетов с помощью документов, оформляемых в бухгалтерии.

В разделе «Права» дается перечень прав, которыми наделены руководитель и другие должностные лица бухгалтерии в соответствии с установленным разделением труда. Очень важно отразить соответствие прав законодательству, постановлениям Правительства РФ, а также документам, регулирующим деятельность организации.

В разделе «Ответственность» устанавливается ответственность руководителя бухгалтерии за выполнение возложенных на подразделение задач, правильность применения тех или иных инструкций, рациональную организацию труда сотрудников бухгалтерии, состояние трудовой дисциплины и работу с кадрами.

В разделе «Организация работы» оговаривается порядок работы бухгалтерии, включая правила внутреннего распорядка работы бухгалтерии, порядок ее реорганизации и ликвидации. В тех случаях, когда организация попадает в число субъектов, подлежащих обязательному аудиту, в данный раздел вносится соответствующая информация.

Таким образом, Положение о бухгалтерии – многопрофильный документ, четко регламентирующий порядок ее работы. От тщательности и детализации его разработки зависит эффективность системы бухгалтерского учета в организации.

Положение о бухгалтерии составляется главным бухгалтером, согласовывается с заинтересованными должностными лицами (например, с юридическим отделом) и утверждается руководителем организации.

Срок действия утвержденного положения о бухгалтерии не ограничен. Но его содержание может быть изменено после реорганизации организации, после переименования или изменения структуры бухгалтерии.

После внесения изменений в положение о бухгалтерии оно должно быть вновь утверждено приказом руководителя организации.