Г.6. Учет кассовых операций

Кассовыми называются операции, связанные с наличным де­нежным оборотом (выдача наличных денежных средств, прием наличных денежных средств, формирование и печать соответству­ющих документов). Рассмотрим задачу, иллюстрирующую созда­ние кассовых операций.

Задача Г.З. Сотрудник предприятия Сергеев С.С. вносит в кассу 14.10.2003 задолженность по недостаче на сумму 800руб.

Необходимо создать ТХО, включающую одну бухгалтерскую проводку: Дебет счета 50-1 Кредит счета 73-3.

Счет 50 предназначен для отражения движения средств по кассе, субсчет 50-1 относится к рублям.

Счет 73 предназначен для расчетов с персоналом по прочим операциям, субсчет 73-3 - расчеты по возмещению материально­го ущерба, для этого счета код аналитического учета - сотрудни­ки предприятия.

Присвоим этой ТХО наименование В кассу внесена задолжен­ность по недостачам.

Для создания ТХО подаем команды Касса —> =Н= —» Настрой­ка хозопераций -» Приходный кассовый ордер. В результате пере­ходим в окно Приходный кассовый ордер (рис. Г.44), в котором отражены ранее созданные ТХО.

Каждая ТХО включает наименование операции, а в нижней панели окна - описание проводок, формируемых данной ТХО. Описание проводок включает корреспонденцию счетов (т.е. счет-дебет и счет-кредит), на которых должна отражаться данная хо­зяйственная операция, признак входимости суммы оборота в про­водке в сумму платежа по документу. Столбец Алгоритм остает­ся незаполненным, поскольку в данном случае нет потребности в каких-либо специальных алгоритмах расчета суммы оборота в проводке.

Для создания новой ТХО следует нажать клавишу [F7] и в появившемся окне заполнить необходимые поля (рис. Г.45).

Дескриптор пользователя появляется автоматически. Наиме­нование ТХО вводится с клавиатуры вручную. Для ввода счетов/ субсчетов по дебету и кредиту необходимо с помощью кнопок справа (кнопки с «многоточиями» в нижней части) развернуть весь план счетов и выбрать необходимые счета. Для этой же цели можно воспользоваться «быстрым поиском»: в поле «Счет/суб­счет» ввести начальные цифры нужного счета, затем выбрать его

из списка.

Список ТХО (см. рис. Г.44) теперь изменился - появилась но­вая ТХО В кассу внесена задолженность по недостачам. Чтобы убедиться в этом, подайте команды Касса -> =Н= —> Настройка хозопераций —> Приходный кассовый ордер.

Для формирования бухгалтерских проводок к приходному кассовому ордеру необходимо подать команды ХозОперации —> Операции —> Разноска хозяйственных операций —» Касса —> При­ходный кассовый ордер. Попадаем в окно Привязка ТХО [При­ходный кассовый ордер] (рис. Г.46). В этом окне осуществляется привязка ТХО к документу, в данном случае к приходному кас­совому ордеру.

Устанавливаем курсор в колонку Типовая хозяйственная опе­рация (и), выбираем необходимый приходный кассовый ордер и нажатием клавиши [F3] указываем операцию В кассу внесена за­долженность по недостачам. После этого в нижней панели окна появляются необходимые бухгалтерские проводки.

Отметим, что описанную процедуру привязки к документу для каждой ТХО достаточно выполнить один раз после ее создания. Это означает, что последующая работа с ТХО может проводить­ся только средствами модуля Касса.

При использовании ТХО действия пользователя зависят от зна­чения параметра Формирование типовых проводок (Касса —► =Н= -» Настройка -> Настройка -> Бухгалтерский контур -» Типовые проводки —» Формирование типовых проводок). В зависимости от значения этого параметра проводки могут быть сформированы сразу же при выборе ТХО либо впоследствии при формировании групповых проводок (относящихся к группе платежных докумен­тов, связанных с одной ТХО) в модуле ХозОперации.

Если, находясь в окне рис. Г.46, нажать клавишу [Enter], то откроется окно редактирования проводок по хозяйственной опе­рации. При необходимости можно отредактировать бухгалтерс­кие проводки.

Теперь воспользуемся созданной ТХО.

Задача ГЛ. Сотрудник предприятия Петров Петр Петро­вич вносит в кассу 17.10.2003 задолженность по недостаче на сум­му 2000руб.

Подаем команды Касса -» Документы -» Приходный кассо­вый ордер. Для создания нового приходного кассового ордера (рис. Г.47) следует нажать клавишу [F7]. В поле ТХО выбираем операцию В кассу внесена задолженность по недостачам, в поле Тип операции по ордеру - вид кассового документа расчеты с по­дотчетными лицами.

Отметим, что после выбора ТХО соответствующие бухгал­терские проводки в нижней панели окна рис. Г.47 появляются автоматически.

Для выдачи на экран и последующей распечатки приходного кассового ордера и прилагаемой квитанции, находясь в окне рис. Г.47, нажимаем комбинацию клавиш [Ctrl]+[P] . Однако для вы­полнения этой операции необходимо, чтобы в системе были вве­дены фамилии главного бухгалтера и кассира. Если эта процеду­ра не была выполнена вовремя, то следует войти в модуль На­стройка, подать команды =Настройка = -> Настройка и выбрать фамилии главного бухгалтера и кассира из списка работников предприятия.

После нажатия комбинации клавиш [Ctrl]+[P] формируются (в формате .rtf) приходный кассовый ордер и соответствующая квитанция, оба эти документа отображаются на экране и могут быть распечатаны (распечатка приходного кассового ордера при­ведена ниже).

После внесения денег в кассу квитанция отделяется по линии разреза и в дальнейшем служит документом, подтверждающим погашение задолженности по недостаче.

Кассовые операции используются и при оформлении коман­дировочных расходов. Учет расчетов по командировочным рас­ходам начинается с формирования каталога норм: Касса —> =Н= -» Нормативные значения расходов —» выбрать/создать группу

норм расходов. После подачи этой команды оказываемся в окне Группы норм расходов (рис. Г.48). Нажатием клавиши [F7] можно последовательно создать группу норм расходов Командировочные в Москву, затем - Классификатор норм расходов с тем же названи­ем, далее в окне Нормы расходов по «Командировочные в Моск­ву» - две нормы: Суточные в Москве и Оплата за проживание.

Норма расходов - наименование нормы расходов, вводимое с клавиатуры. Признак времени - одно из следующих значений: сумма/день или сумма. При расчете будет браться сумма в день или сумма на весь срок командировки.

Признак выбора при расчете сумм командировочных расхо­дов может принимать значения:

• включать автоматически - норма расхода принимается в расчет автоматически;

• включать по запросу - норма расхода включится в расчет . при положительном ответе на запрос. Признак работает только при предварительном расчете командировки;

• не обрабатывается - при расчете данная норма не учиты­вается.

Сумма нормы - сумма расхода по норме в валюте. Валюта нормы расхода выбирается с помощью клавиши [F3] из каталога валют.

Аналогичным образом создадим вторую норму расхода -Оплата за проживание (рис. Г.49).

Нажатием комбинации клавиши [Ctrl]+[P] можно вывести на печать реестр нормативных значений расхода.

Для учета командировочных расходов создаем три ТХО:

• ТХО на выдачу - предназначена для автоматического фор­мирования проводки при обработке расходно-кассового ордера, по которому из кассы выдается аванс на командировку;

• ТХО на отчет - служит для автоматического формирова­ния проводки при обработке авансового отчета, по которому спи­сываются фактические расходы на командировку;

• Возврат в кассу неизрасходованной суммы аванса на коман­дировку - предназначена для автоматического формирования про­водки при обработке авансового отчета, отражает приходный кассовый ордер, по которому командированный вносит в кассу разницу между полученным авансом и фактическими команди­ровочными расходами.

С помощью комбинации клавиш [Ctrl]+[P] можно вывести на печать реестр нормативных значений расхода.

Для создания ТХО ТХО на выдачу (создание расходно-кассо­вого ордера на выдачу аванса на командировку) подадим коман­ды Касса -» =Н= -> Настройка хозопсраций -> Расходный кассо­вый ордер.

Задолженность по командировочным расходам отражается по Дебету счета 71 Расчеты с подотчетными лицами, субсчет 71-1 Административно-хозяйственные расходы. Данной операции со­ответствует проводка Дебет счета 71-1 Кредит счета 50-1. Код аналитического учета по дебету - сотрудники предприятия, по кредиту - аналитика по кассе.

Списание затрат на командировочные расходы осуществля­ется с помощью ТХО ТХО на отчет, которой соответствует до­кумент Авансовый отчет: Касса —» =Н= —» Настройка хозопера-ций —> Авансовый отчет.

Эти затраты списываются по Дебету счета 26 Общехозяйствен­ные расходы. Создадим к этому счету субсчет 26-1 Командировоч­ные расходы, КАУ - Подразделения.

Данной операции соответствует проводка: Дебет счета 26-1 Кредит счета 71-1. КАУ по дебету - подразделения, КАУ по кре­диту - сотрудники предприятия.

Для создания ТХО Возврат в кассу неизрасходованной суммы аванса на командировку подадим команды Касса —> =Н= -» На­стройка хозопераций -» Приходный кассовый ордер.

Данной операции соответствует проводка: Дебет счета 50-1 Кредит счета 71-1. Код аналитического учета по дебету - анали­тика по кассе, по кредиту - сотрудники предприятия.

Рассмотрим учет командировочных расходов на следующем примере.

Задача Г.5. Директор Королев К.И. командируется в Моск­ву на три дня с 04/01/2004 по 06/01/2004. Место командировки -организация ЗАО «ТЕМПУС-99». Оформить командировку и про­вести учет командировочных расходов.

Решение задачи включает ряд этапов.

1. Создадим приказ от 03/01/2004 на командировку: Касса -> Документы —> Приказ на командировку —> [F7] - создание нового приказа (рис. Г.50).

Нажмите комбинацию клавиш [Ctrl]+[P] и просмотрите на экране текст приказа на командировку.

Окно каталога приказов на командировки после создания нового приказа показано на рис. Г.51.

2. Сформируем нормы расхода щелчком по кнопке Предва­рительный расчет. После указания группы норм расходов Командыровочные в Москву производится автоматический расчет рас­ходов (рис. Г.52).

Нажатием комбинации клавиш [Ctrl]+[P] в окне рис. Г.52 мож­но вывести на экран и распечатать документ Расчет расходов по командировке.

3. Щелчком по кнопке Расходно-кассовый ордер и нажатием клавиши [F7] {см. рис. Г.50) формируем расходный кассовый ор­дер на 2200 руб. - аванс на командировку Королеву К. И. (рис. Г.53).

В окне Расходный кассовый ордер {см. рис. Г.53) формируем с помощью ТХО ТХО на выдачу проводку к расходному кассово­му ордеру Выдача под отчет на командировку. Закрываем рас­ходный кассовый ордер и возвращаемся в приказ на команди­ровку. Королев К.И. получает в кассе по расходному ордеру 2200 руб.

4. В окне Формирование приказа на командировку {см. рис. Г.50) сформируем авансовый отчет от 06/01/2004 щелчком по кнопке Авансовый отчет и далее с помощью клавиши [F7] созда­ем новый авансовый отчет.

5. В окне Авансовый отчет щелчком по кнопке Спецификация переходим в окно Спецификация авансового отчета. В этом окне необходимо ввести суммы командировочных расходов по фак­тическим документам. Предположим, что фактические команди­ровочные расходы Королева К.И. составили 2100 руб. В окне Авансовый отчет выбираем ТХО ТХО на отчет, по которому списываются фактические расходы на командировку.

Если обратиться к Книге бухгалтерских проводок (открывает­ся по командам Касса —» =Н= —» Книга бухгалтерских проводок), то в данный момент по командировке Королева К.И. сформиро­ваны две проводки: первая на выдачу из кассы аванса в сумме 2200 руб., вторая - на списание со счета 26.1 фактических расхо­дов на командировку в сумме 2100 руб. Таким образом, Королев К.И. остался должен предприятию 100 руб.

Чтобы убедиться в этом, воспользуемся кнопкой Отчет о расходах в окне Формирование приказа на командировку (см. рис. Г. 50) - на экран выдается Отчет о суммах по приказу на команди­ровку № 000001 от 03.01.2004, в котором приведена сумма долга сотрудника по командировке - 100 руб.

6. Щелчком по кнопке Подотчетные суммы (см. рис. Г.50) и нажатием клавиши [F7] переходим в окно Редактирование сальдо по подотчетнику. В этом окне щелчком по кнопке Формирование кассового ордера (заметим, что система пока не говорит о том, будет это расходный либо приходный ордер) переходим в окно Приходный кассовый ордер. Таким образом, система автомати­чески определила, какой именно вид кассового ордера необхо­дим в данном случае!

В окне Приходный кассовый ордер (в нем автоматически уже внесена сумма долга) выбираем ТХО Возврат в кассу неизрасхо­дованной суммы аванса на командировку. После распечатки при­ходного кассового ордера и внесения Королевым К.И. денег в сумме 100 руб. в кассу соответствующий Приходный кассовый ор­дер переводится в статус исполняемый и проводка выполняется.

Таким образом, в Книге бухгалтерских проводок должны быть три проводки по командировке Королева К.И., в чем легко убе­диться.

7. Проконтролируем сальдо по подотчетному лицу Королеву К.И.: Касса —> Операции —> Подотчетные лица (рис. Г.54).

Как видно из представленной в этом окне информации, саль­до по подотчетному лицу нулевое. Это означает что взаимных долгов между предприятием и его сотрудником нет. Соответству­ющий отчет можно вывести на экран и распечатать, нажав ком­бинацию клавиш [Ctrl]+[P].

Интересно отметить, что если мы попытаемся щелкнуть по кнопке Формирование кассового ордера в окне рис. Г.54, то ника­кой реакции не будет: ведь сальдо нулевое, а значит, никаких причин для формирования расходного либо приходного кассо­вого ордера нет. Задача решена.

В данной теме затронут лишь очень небольшой круг задач, относящихся к бухгалтерскому учету средствами системы «Галак­тика». За пределами нашего внимания остались вопросы учета основных средств, МБП, составления бухгалтерского баланса и многие другие. Некоторые задачи рассматриваются ниже в каче­стве заданий для самостоятельной работы. Ряд вопросов, отно­сящихся к учету производства продукции, обсужден в теме Д.

ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ

1. С использованием созданных в данной теме ТХО отразите в бухгалтерском учете операции, приведенные в п. 2 из разд. «Вопросы и задания для самопроверки» к теме В: оформите приобретение без предоплаты у фирмы АО «Саратовские зори» «Бумаги типографс­кой № 2» в количестве 1100 кг по цене 32 руб./кг (налоги не входят в

стоимость МЦ).

2. С использованием созданных в данной теме ТХО отразите в бухгалтерском учете операции, приведенные в п. 6 из разд. «Вопросы и задания для самопроверки» к теме В: оформите реализацию по «Прайс-листу на картон для обложек» МЦ «Картон для обложек «Черепаха»» фирме «YYYYY».

3. Используя данные из задачи Г.2, оформите реализацию МЦ по схеме, приведенной на рис. Г.55. В этой схеме используется счет 76 (Расчеты с разными дебиторами и кредиторами), субсчет 76.4 (Отло­женные налоги). Проверьте, есть ли в Плане счетов этот субсчет, в случае необходимости создайте его (рекомендованный по счету 76

КАУ - Организации).

4. Добавьте в группу норм расходов Командировочные в Москву две новые нормы расходов: Проездные ж/д билеты купейные Сара­тов-Москва-Саратов (1900 руб.) и Проездные авиабилеты Саратов-Москва-Саратов (4300 руб.).

5. Решите задачу Г.5, учтя норму расходов Проездные ж/д биле­ты купейные Саратов-Москва-Саратов (1900 руб.).

6. Решите задачу Г.5, учтя норму расходов Проездные авиабилеты Саратов-Москва-Саратов (4300 руб.)

7. Решите задачу Г.5, учтя норму расходов Проездные ж/д биле­ты купейные Саратов-Москва-Саратов (1900 руб.) и задав сумму аванса, которая меньше фактических расходов на командировку. Убе­дитесь, что в данном случае система автоматически формирует рас­ходный кассовый ордер на сумму, равную разнице аванса и факти­ческих расходов. Сформируйте ТХО Возврат по авансовому отчету на командировку, которой соответствует проводка: Дебет счета 71-1 Кредит счета 50-1.

8. Сформируйте ТХО, отражающие приобретение основных средств:

• Отражение стоимости приобретенных основных средств: Дебет счета 08-4 Кредит счета 60-3 (счет 8 Вложения во внеоборотные акти­вы, субсчет 8-4 Приобретение объектов основных средств. Счет 60 - Рас­четы с поставщиками и подрядчиками, субсчет 60-3 Прочие расчеты).

• НДС по приобретенным основным средствам, подлежащий пе­речислению поставщику: Дебет счета 19-1 Кредит счета 60-3. (счет 19 Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям, субсчет 19.1 Налог на добавленную стоимость при приобретении ос­новных средств).

• Оприходование основных средств: Дебет счета 01 Кредит сче­та 08-4.

• Оплачены приобретенные основные средства: Дебет счета 60-3 Кредит счет 51-1.

• Отнесение на расчеты с бюджетом суммы НДС, уплаченной при приобретений основных средств: Дебет счета 68-3 Кредит счета 19-1.

9. С помощью ТХО, сформированных в п. 8, оформите операции по приобретению у ЗАО «ТЕМПУС-99» станка печатного STYLPR-02 стоимостью 600 тыс. руб. Оприходуйте станок в печатный цех.

10. Дайте определение типовой хозяйственной операции {ТХО).

11. В чем отличие типовой хозяйственной операции {ТХО) от ти­повой финансовой операции {ТФО)?

Тема Д Контур «Управление производством»

Д.1. Состав и основные функции контура «Управление производством»

Контур Управление производством предназначен для решения задач автоматизации управления производством: объемно-кален­дарное планирование хозяйственной деятельности (снабжение, производство, сбыт), учет материальных ценностей и услуг в про­изводстве, ведение спецификаций изделий. Именно этот контур обеспечивает интеграцию технологий планирования и учета в единой информационной системе.

В состав контура входят следующие модули: Производство, Технико-экономическое планирование, Техническая подготовка производства (материально-техническое обеспечение), Учет в про­изводстве, Управление заказами, Управление ремонтами.

Основные внутренние и внешние взаимосвязи контура Управ­ление производством показаны на рис. Д.1 [3].

Производство. В модуле выполняются следующие операции:

• ввод производственного заказа;

• ввод документа-основания (лимитно-заборная карта - ЛЗК) на отпуск МЦ в производство;

• формирование накладных на отпуск МЦ либо полуфабри­катов в производство, а также накладных на приход из произ­водства остатков сырья или готовой продукции;

• расчет дефицитов по отпуску МЦ в производство;

• формирование сопроводительных документов на внутрен­нее перемещение сырья и материалов в производстве, списание израсходованного сырья;

• формирование производственных отчетов для отражения прямых материальных затрат на выпуск готовой продукции.

Рис. Д.1. Схема внутренних и внешних связей контура Управление производством

В современных условиях производственный цикл предприя­тий во все большей степени ориентирован не «на склад», а на ра­боту «под конкретный заказ», причем определяющим фактором становится его своевременное выполнение. В системе «Галакти­ка» предусмотрена возможность информационного обеспечения бизнес-процесса, инициируемого непосредственно заказчиком: Заказ —> Документ-основание на продажу —» Документ-основание на отпуск МЦ в производство. Такая схема обеспечивает возмож­ность оперативно отслеживать ход выполнения заказа.

Технико-экономическое планирование. Модуль позволяет ре­шать задачи:

• поддержки нормативно-справочной информации (состав выпускаемой продукции, описание технологических процессов -пооперационные нормы расхода сырья и материалов, поопера­ционные трудовые нормы, нормы выхода продукции, нормы от­ходов и потерь, цены сырья и материалов, тарифные ставки оп­латы труда);

• планирования производства (формирование портфеля за­казов, формирование плана производства на каждый месяц по номенклатуре и объему, формирование производственной про­граммы, оценка сводных потребностей в материалах и трудовых ресурсах на производственный заказ);

• расчета плановой себестоимости (расчет нормативных зат­рат на производство, расчет нормативных калькуляций себесто­имости изделий на месяц по предприятию и в разрезе цехов, рас­чет плановых цен изделий на основе себестоимости).

Техническая подготовка производства. Модуль предназначен для решения следующих задач:

• формирования и ведения базы данных по номенклатуре

изделий;

• ведения спецификаций состава изделий;

• поддержки подетально-специфицированных норм расхо­да материалов в разрезе технологических операций;

• расчета потребности в материалах;

• расчета потребности в трудовых ресурсах;

• расчета потребности в оборудовании, оснастке и инстру­менте.

Учет в производстве. Модуль решает задачи учета движения сырья, полуфабрикатов, готовой продукции, а также учета услуг в производстве. С помощью этого модуля в единое учетное поле собираются многочисленные учетные документы (ЛЗК, наклад­ные, акты, ордера), с помощью которых оформляется движение матценностей, используемых в процессе изготовления продукции. Такой подход создает основу для расчета фактических затрат.

Управление заказами. Модуль решает задачи:

• регистрации спроса от потребителей продукции в виде зая­вок, а также заявок от подразделений на выполнение работ и ока­зание услуг;

• формирования плана сбыта и реализации готовой продук­ции, графиков, заявок на производство и закупку;

• контроля исполнения планов и заявок потребителей по опе­ративным документам.

Этот модуль появился в последней версии системы «Галакти­ка 7.11» ив данном пособии не рассматривается.