Г.4. Решение задач учета материальных ценностей. Приобретение производственных запасов с оплатой по факту поставки

Работу пользователя с контуром Бухгалтерский учет рассмот­рим на примере задачи приобретения ТМЦ с оплатой по факту по­ставки (частный случай общей задачи учета материальных ценнос­тей). При этом применим созданные в предыдущем разделе ТХО.

Задача Г.1. Предприятие приобретает у фирмы АО «Саратовс­кие зори» 50 кг краски автомобильной «Блеск» по цепе 100 руб./кг + 2(У'/и НДС. Оплата счета производится после получения материалов.

01.08.2003 АО «Саратовские зори» выставило счет па оплату № 2001.

04.08.2003 краска поступила на предприятие. 05.08.2003 пред­приятие оплатило счет.

Решение задачи включает несколько этапов.

1. Прежде всего следует проверить, есть ли в каталоге Мате­риальные ценности (МЦ) краска автомобильная «Блеск». Если этой позиции нет, необходимо ввести ее в каталог командами Настройка -> Настройка -> Заполнение каталогов -» Каталог МЦ -» [F7] - ввод новой МЦ.

2. В модуле Управление снабжением сформируем документ-основание (ДО) № 2001 от 01.08.2003 на оплату краски. Для этого подадим команды Управление снабжением -» Документы -» Сче­та, ДО на закупку -» [F7] - создание нового документа или [F4] -редактирование ранее созданного документа (рис. Г.11).

Порядок заполнения данных в двухпанельном окне Основа­ние на закупку рассматривался в теме В. Обратите внимание на то, что в ДО выделена сумма НДС. После выхода из окна (см. рис. Г.11) с помощью клавиши [Esc] оказываемся в окне каталога Основания на закупку (рис. Г. 12), в котором видим только что созданный ДО.

В этом окне отображается список введенных в систему ДО на закупку. В первом столбце (V) отображается признак пометки документа для выполнения групповой операции. Документы по­мечаются клавишей [Ins] (в рамках данного пособия эти опера­ции не рассматриваем). Следующий столбец может отражать со­стояние взаиморасчетов по документу: Н - по ДО есть отгрузки, П - по ДО есть платежи, V - по ДО есть платежи и отгрузки.

Далее отображаются: дата выписки ДО, дескриптор пользо­вателя, создавшего ДО, наименование организации-поставщика, номер ДО, сумма по ДО и валюта ДО. Системой автоматически формируются документы, отражающие совершенные операции. Для просмотра и при необходимости распечатки документа сле­дует нажать комбинацию клавиш [Ctrl]+[P]. Так, если это сделать при активизированном окне Основание на закупку (см. рис. Г.11), то попадем в окно Выберите отчет. В этом окне выбираем тип отчета: Счет стандартный - А4. После этого выводится доку­мент СЧЕТ на закупку № 2001 от 01/08/2003.

3. В модуле Управление снабжением создадим приходную на­кладную № 135 на основании ДО № 2001 от 01.08.2003. Для этого в окне Основание на закупку (см. рис. Г.11) щелчком по кнопке Расширенная информация переходим в окно Документ-основание: расширенная информация, в котором щелчком по кнопке Сопро­водительные документы создаем накладную. В открывшемся окне приводится список документов по основанию № 2001 (рис. Г. 13). Переход к редактированию накладной из этого окна выполняем клавишей [F4]. В окне Редактирование накладной на получение МЦ (рис. Г. 14) вводим номер накладной, дату выписки, дату цен.

4. Оприходуем МЦ на склад автозапчастей (МОЛ - Хахалин А.В.). С этой целью в окне рис. Г. 14 щелкаем по кнопке Оприхо­дование и затем в окнах Выбор склада или подразделения рознич­ной торговли (рис. Г. 15) и Выберите МОЛ (рис. Г. 16) проводим оприходование МЦ. После этого автоматически заполняется поле Дата оприходования в окне рис. Г. 14.

5. Для создания записи в журнале учета документов НДС пе­реходим щелчком по экранной кнопке Расширенная информа­ция (см. рис. Г. 14) к окну Расширенная информация по наклад­ной (рис. Г. 17). В этом окне, находясь в поле Документ для уче­та НДС, с помощью клавиши [F3] либо щелчком по кнопке справа выбираем в качестве документа для учета НДС счет-фак­туру поставщика.

6. Для выполнения дальнейших операций надо сменить Ста­тус накладной на получение МЦ с оформляемый на исполняемый (см. рис. Г. 14). Для создания бухгалтерских проводок к наклад­ной на получение товара с использованием ранее созданной ТХО переходим в модуль ХозОперации: ХозОперации —> Операции -> Разноска хозяйственных операций —> Управление снабжением —> Прием товара, материалов (рис. Г. 18).

В этом окне (си. рис. Г. 18) можно просмотреть основные рек­визиты первичных хозяйственных или платежных документов и установить связь этих документов с ТХО. Символ «V» в крайнем левом столбце верхней панели означает, что по данной записи (документу) проведена привязка ТХО и сформированы провод­ки, которые отображаются в нижней панели окна. В случае рас­сматриваемой операции ТХО не выбрана. Поэтому нижняя па­нель окна пуста.

Для привязки ТХО к документу следует активизировать в окне рис. Г. 18 необходимый документ (накладная № 135 от 04/08/2003), перейти в самый правый столбец верхней панели (Типовая хозяй­ственная операция(и)), нажав клавишу [F3], развернуть список ТХО и с помощью клавиши [Enter] выбрать ТХО (ранее создан­ную ТХО Оприходованы материалы). Результат выполнения ко­манды показан на рис. Г. 19.

Если теперь вернемся к окну рис. Г. 18, то заметим, что про­тив записи, соответствующей данному документу, появился сим­вол «V» в крайнем левом столбце верхней панели. Это означает, что привязка к ТХО проведена успешно, бухгалтерские провод­ки выполнены.

В случае необходимости переход в режим редактирования сформированных по документу проводок осуществляется из окна рис. Г. 18 нажатием клавиши [Enter]. При этом откроется окно редактирования проводок по хозяйственной операции (рис. Г.20).

В режиме редактирования проводок обрабатываются записи в журнале типовых хозяйственных операций, сформированных по первичным хозяйственным и платежным документам.

В окне рис. Г.20 можно выполнить следующие действия:

• просмотреть или отредактировать привязанный документ-основание (переход в окно редактирования ДО с помощью кла­виши [F4] в поле Основание);

• провести разноску по типовым хозяйственным операциям (нажатием клавиши [F3] в поле Операция);

• перейдя в нижнюю панель окна, отредактировать в случае необходимости проводки, полученные по ТХО, или создать новые.

Окно рис. Г.20 после разноски по ТХО приобретает вид, по­казанный на рис. Г.21.

Отметим, что в нижней панели будет отображена та провод­ка из ТХО, которая была выделена в окне рис. Г. 19 перед перехо­дом в режим редактирования. Таким образом, привязку ТХО к документу (или редактирование проводок) можно проводить раз­личными способами.

Если теперь вернемся к окну рис. Г. 18, то заметим, что про­тив записи, соответствующей данному документу, появился сим­вол «V» в крайней левой колонке верхней панели.. Это означает, что привязка к ТХО проведена успешно.

7. Произведем оплату краски на основании ДО № 2001. При этом будет сформировано платежное поручение с датой выписки и датой оплаты 05.08.2003. Используем ранее созданную ТХО Оплачены полученные материалы.

За операции такого типа ответствен модуль ФРО. Перейдя в этот модуль из Главного меню, следует подать команды. ФРО —> Документы —» Платежные поручения. Появляется окно (рис. Г.22), состоящее из двух панелей. В нижней панели можно с помощью соответствующих кнопок отображать разнообразную информа­цию, например проводки, ДО, ХозОперации.

Для создания нового платежного поручения следует, находясь в окне рис. Г.22, нажать клавишу [F7]. Появившееся окно (рис. Г.23) предназначено для выбора исполняемого документа-осно­вания, который необходимо связать с платежным или иным хо­зяйственным документом.

Следует в поле Оплачен ввести дату, а в поле Основание выб­рать ДО №2001.

Система автоматически присваивает платежному поручению очередной номер (в данном случае № 000023).

Окно рис. Г.23 состоит из двух панелей - верхней и нижней. В верхней панели приведена информация о покупателе и постав­щике, а в нижней - о бухгалтерских проводках, соответствую­щих данному документу.

В нижней части верхней панели (на рис. Г.23 не показана) имеется поле ТХО. В данном поле с помощью клавиши [F3] мож­но выбрать типовую хозяйственную операцию из каталога ТХО, связанного с данным типом документов. Выбираем ТХО Оплаче­ны полученные материалы (рис. Г.24). Соответствующая бухгал­терская проводка формируется автоматически (см. нижнюю па­нель окна Платежное поручение на рис. Г.23 и Г.24).

Снова подав команды ФРО —> Документы —» Платежные по­ручения, можно увидеть изменения, произошедшие в каталоге пла­тежных поручений {см. рис. Г.22) после ввода нового платежно­го поручения № 000023 (рис. Г.25).

Для распечатки платежного поручения следует использовать комбинацию клавиш [Ctrl]+[P]. Можно не только сразу распеча­тать платежное поручение, но при необходимости сохранить его в одном из текстовых форматов, например в формате .rtf.

Платежное поручение оформляется и направляется в банк для оплаты. После перевода платежа банк проставляет на платеж­ном поручении соответствующую отметку.

Распечатка платежного поручения приведена ниже.

Произведенная оплата приводит к изменениям в ранее вве­денной информации. Например, в окне Расширенная информа­ция по накладной (см. рис. Г. 17) в тюле Документ для учета НДС вместо значения Счет-фактура поставщика № 135 {Не оплачен) появляется Счет-фактура поставщика № 135 (Зарегистрирован).

После оплаты и формирования счета-фактуры можно прове­сти третью ТХО, обеспечивающую возможность выставить уп­лаченный предприятием НДС к зачету. С этой целью подаем ко­манды ХозОперации —> Операции -» Разноска хозяйственных опе­раций —> Управление снабжением —» Книга покупок для учета НДС, переходя в окно Привязка ТХО (Стандартный план счетов) (За­пись в книге закупок) (рис. Г.26).

Для привязки ТХО к документу активизируем последний (на­кладная № 135) в верхнем окне рис. Г.26, переходим в самый пра­вый столбец Типовая хозяйственная операция(и), нажатием кла­виши [F3] разворачиваем список ТХО (при этом оказываемся в

нижнем окне рис. Г.26), нажатием клавиши [Enter] выбираем ТХО Запись в Книге покупок. Напомним, что эта ТХО уже была сфор­мирована {см. разд. Г.З).

Для вывода на экран и распечатки необходимых документов следует, находясь в соответствующем окне, нажать комбинацию клавиш [Ctrl]+[P]. Например, в окне Редактирование накладной на получение МЦ {см. рис. Г. 14) при этом на экране появится до­кумент Накладная на получение матцеииостей. Проанализируйте информацию, содержащуюся в накладной.

Подав команды Управление снабжением -» Документы -> Сче­та-фактуры поставщика, попадаем в каталог Документы для уче­та НДС по покупкам {все) (рис. Г.27).

Рис. Г.27. Окно каталога документов для учета НДС

Символы во втором столбце означают: 3 - зарегистрирован, Н - незарегистрирован, О - не полностью оплачен. В четвертом столбце приведен дескриптор пользователя. В пятом столбце от­метка Опл означает, что документ оплачен, запись СФП - опла­чен счет-фактура поставщика.

Выбрав нужную строку в окне рис. Г.27 и нажав клавишу [Enter], переходим в окно Документ для учета НДС по покупкам (рис. Г.28).

Теперь, нажав комбинацию клавиш [Ctrl]+[P], получаем сфор­мированный документ Счет-фактура № 000023 от «05» августа 2003 г. Проанализируйте информацию, содержащуюся в этом документе. Обратите внимание, что счету-фактуре присвоен тот же номер, что и соответствующему платежному поручению.

8. Ряд необходимых документов сформировался автоматичес­ки, что является важным преимуществом интегрированных кор­поративных информационных систем. В частности, в окне Книга покупок, вызываемом командами Управление снабжением —> До­кументы —> Книга покупок (рис. Г.29), появилась соответствую­щая запись.

Нажатием клавиши [Enter] по выбранной записи переходим в окно Запись в книге покупок (рис. Г.ЗО), в котором содержится полная информация о покупке предприятием партии краски ав­томобильной «Блеск».

Для вывода на экран и при необходимости последующей рас­печатки документа Сводная Книга покупок нажмите в окне Запись в книге покупок (см. рис. Г.30) комбинацию клавиш [Ctrl]+[P]. Проанализируйте информацию, содержащуюся в этом документе.

9. Проведенные операции автоматически отразились в моду­ле Складской учет: Складской учет —> Документы —» Карточка складского учета (рис. Г.31).

Выбрав в окне рис. Г.31 нужную МЦ и нажав клавишу [Enter], переходим в окно, в котором приведена подробная информация о МЦ (рис. Г.32).

В первом столбце определен вид проведенной операции (П -приход, Р - расход), во втором - тип операции (К - с внешним контрагентом, /7 - с производством (например, МЦ произведена предприятием и поступила на склад), В - внутреннее перемеще­ние, например с одного склада на другой). Далее показаны: дата

оприходования на склад, наименование склада, ФИО МОЛ, ко­личество, цена за 1 кг.

Для вывода на экран и при необходимости последующей рас­печатки документа Карточка складского учета нажмите в окне Операции по МЦ (см. рис. Г.32) комбинацию клавиш [Ctrl]+[P]. Проанализируйте информацию, содержащуюся в этом документе.