Б.7. Отчеты

В модуле Управление персоналом предусмотрена возможность получения большого числа отчетов в виде типовых унифициро­ванных форм: Управление персоналом —> Отчеты. После подачи этой команды имеется возможность перейти к формированию следующих отчетов: График отпусков, Штатное расписание, Кон­троль заболеваемости, Отчет по забронированным военнообязан­ным, Документы персонифицированного учета (для Пенсионного фонда России) и др.

Кроме того, пользователь может создавать собственные от­четы. Состав выводимых данных, их группировка и расположе­ние в отчете могут меняться самим пользователем.

Перед первым вызовом функции формирования отчетов сле­дует провести настройки отчетов командами Управление персо­налом -» Администратор —> Инициализация —> Настройки отче­тов —» Обновить.

В режиме Обновить проверяются и при необходимости кор­ректируются существующие настройки отчетов и добавляются отсутствующие отчеты.

Рассмотрим формирование так называемых Типовых отчетов: Управление персоналом —» Отчеты —» Типовые отчеты. Перехо­дим в окно рис. Б.23.

В поле База, па которой формируется отчет, выбираем Толь­ко работающие, т.е. отбор информации будет проводиться толь­ко по сотрудникам, работающим в момент создания отчета на предприятии. Значение поля подразделение -множественный вы­бор: 15 говорит о том, что отчет будет формироваться по данным всех 15 подразделений предприятия.

Составим список всех женщин, работающих на предприятии. Для этого необходимо выбрать соответствующий отчет. Развер­нем список отчетов в поле Название отчета. В каталоге отчетов Списки сотрудников выбираем отчет По полу (рис. Б.24).

В столбце Поле базы данных {см. рис. Б.23) появляется значе­ние Пол. Теперь следует выбрать в столбце Аргумент значение Ж и щелкнуть по кнопке ФОРМИРОВАТЬ ОТЧЕТ. В результате на экране появится отчет СПИСОК СОТРУДНИКОВ УКАЗАН­НОГО ПОЛА.

Отметим, что значение = (равно) в столбце КОД(см.рис. Б.24) означает, что будут отобраны только те записи, у которых значе­ние графы личной карточки точно равно указанному значению. Для полей с числовыми значениями и значениями типа Дата мо­гут быть использованы операции отношения >, <, >=, <=.

В системе имеется возможность формирования так называе­мых иерархических отчетов по штатному расписанию и по кар­тотеке сотрудников: Управление персоналом —> Отчеты —» Иерар­хические отчеты (рис. Б.25). Для редактирования ранее создан­ного отчета, имеющегося в списке окна (см. рис. Б.24), нажимаем клавишу [F4], для создания нового иерархического отчета - [F7].

Составим отчет о всех сотрудниках, занимающих должность кладовщика и имеющих возраст от 50 до 60 лет. Для этого нажи­маем клавишу [F7] и переходим в окно, представленное на рис. Б.26.

В поле Наименование отчета вводим значение Кладовщики в возрасте от 50 до 60 лет. В поле База формирования отчета уста­навливаем опцию текущие. Это означает, что выборка инфор­мации будет проводиться только по работающим на момент фор­мирования отчета сотрудникам.

Далее устанавливаем фильтры: Должности (профессии) - кла­довщик, Возраст (лет) - от 50 до 60.

Переходим к редактированию печатной формы с помощью кнопки Печатная форма (рис. Б.27).

Это окно состоит из трех панелей. В верхней панели устанав­ливаем режим печати и ориентацию листа, в средней панели -состав информации, которая будет отображаться по каждому отобранному для включения в отчет сотруднику. Добавление очередной колонки в отчет выполняется, как обычно, нажатием клавиши [F7]. Выбор необходимого значения в колонке-поле осу­ществляется нажатием клавиши [F3] из окна Возможные поля для

вывода в отчет, которые разделены на тематические группы. Фраг­мент этого окна показан справа на рис. Б.27.

Перейдем к нижней панели. Каждая из колонок может быть либо Полем (ее значение берется из базы данных), либо Форму­лой (вычисляется). Можно также управлять отображением коло­нок: сделать их видимыми либо невидимыми (в отчет не выво­дится). Особо внимательно следует подойти к установлению ши­рины колонок (задается в миллиметрах). Обычно правильная установка этого параметра возможна лишь после пробного вы­вода отчета на экран.

После установки параметров отчета следует дважды нажать клавишу [Esc], после чего переходим в окно рис. Б.25. Теперь можно начать формирование отчета, вывод его на экран и пе­чать (щелчок по кнопке Сформировать, затем - нажатие комби­нации клавиш [Ctrl]+[P]).

Ниже приведена распечатка отчета.

Помимо рассмотренных модуль Управление персоналом име­ет множество самых разнообразных полезных функций. Можно отметить такие, как перевод карточки сотрудника из рабочей базы данных в Архив, хранение и анализ информации о кандидатах на замещение имеющихся в штате предприятия должностей, форми­рование плана-графика отпусков.

ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ

1. Введите в Справочник должностей и профессий должности кла­довщика и сторожа.

2. Введите в Справочник режима работы следующий режим рабо­ты: «дежурство сутки через двое».

3. Заполните штатное расписание подразделения Склад автозап­частей:

Количество штат-	1	2	3
ных единиц
Дата введения (дата ввода в штатное расписание данной должности)	22/08/2002	22/08/2002	22/08/2002
Должность	Заведующий складом	Кладовщик	Сторож
Категория	Руководители	Рабочие	Рабочие
Система оплаты	Оклад	Повременная	Повременная
Оклад/ставка	9000	Повременная	Повременная
Режим	5-дневная ра­бочая неделя	5-дневная ра­бочая неделя	Дежурство сутки через двое

4. Оформите приказ по штатному расписанию на введение долж­ности заместителя директора по режиму и безопасности. Необходи­мые данные приведены ниже.

Номер приказа	000021-к
Дата приказа	(текущая дата)
Краткое содержание	Ввод новой должности
Содержание приказа (экранная кнопка)	Распорядительное действие -Создание ставки
Структурное подразделение	Администрация
Дата введения	(текущая дата)
Количество единиц	1
Должность	Заместитель директора по режиму и безопасности
Категория	Руководители
Система оплаты	Оклад
Оклад/ставка	19000
Режим	5-дневная рабочая неделя

Утвердите приказ. Проверьте, как изменилось штатное расписа­ние подразделения Администрация после ввода новой ставки.

5. Оформите и утвердите приказ о приеме на работу Королева Константина Ивановича в должности директора предприятия ОАО «Листинг».

6. Заполните штатное расписание подразделения Бухгалтерия. Введите ставки: главный бухгалтер, бухгалтер, кассир.

7. Оформите и утвердите приказ о приеме на работу в бухгалте­рию: Никитину Нину Никитичну главным бухгалтером, Счетоводо-ву Марию Михайловну - кассиром.

8. Оформите и утвердите приказ о приеме на работу сторожем склада автозапчастей Мухтарова Михаила Эдуардовича. Введите в Справочник видов доплат доплату «500 рублей в месяц за уход за сто­рожевой собакой». Установите в приказе эту доплату Мухтарову М.Э.

9. Отредактируйте трудовой договор со сторожем склада авто­запчастей Мухтаровым М.Э. В п. 2.1.5 договора укажите длитель­ность испытательного срока - два месяца. Сохраните файл договора в личной папке.

10. Заполните личную карточку сторожа склада автозапчастей Мухтарова М.Э.

11. Оформите и утвердите приказ о переводе сторожа склада авто­запчастей Мухтарова М.Э. на должность кладовщика того же склада.

12. Перейдите в карточке Сидорова И.П. к разделу «Сведения об образовании». Введите следующие данные: вид образования - выс­шее профессиональное, учебное заведение - Саратовский экономи­ческий институт, место нахождения - Саратов, форма обучения -дневная, специальность по диплому - «Планирование народного хозяйства», квалификация - «Экономист», дата поступления -01.09.1967, дата окончания - 15.07.1972, документ - диплом, № ЭТ-49376 17.07.1972.

Для выполнения данного задания следует ввести необходимые записи в справочники, используя клавишу [F3] из соответствующего поля.

13. Введите в штатное расписание подразделения Производствен­ный склад ставку кладовщика. Оформите и утвердите приказ о при­еме на работу Петрова Петра Петровича на должность кладовщика этого склада. Командами Настройка'—» =Настройка= —» Заполнение каталогов —► Материально ответственные лица назначьте Петрова Петра Петровича материально ответственным лицом по Производ­ственному складу.

14. Составьте отчет по сотрудникам, проработавшим на предпри­ятии более одного года.

15. Составьте типовой отчет «Штатное расписание».