ЦЕНТРАЛЬНА СПІЛКА СПОЖИВЧИХ ТОВАРИСТВ УКРАЇНИ

(УКООПСПІЛКА)

Кіровоградський кооперативний коледж економіки і права

Розглянуто та затверджено на засіданні

циклової комісії гуманітарної та суспільно-економічної підготовки

Протокол № 1 від .08.2013р.

Голова циклової комісії

_____________ Синенко О.Б.

Спеціальність: 5.03040101 "Право" Курс IIІ

Дисципліна: "Діловодство в юридичній практиці"

Лекція №8

Лекція-презентація:

Тема. Уніфікація та стандартизація управлінської документації

Мета заняття: Ознайомити студентів з особливостями уніфікації та стандартизації управлінської документації; з категоріями уніфікованих форм документів та формуляром управлінського документа.

План

1. Наявність державних, наукових інституцій щодо уніфі­кації стандартизації управлінської документації.

2. Категорії уніфікованих форм документів: державні (між­відомчі) уніфіковані форми документів; галузеві (відомчі) уні­фіковані форми документів; уніфіковані форми документів державних установ.

3. Формуляр сучасного управлінського документа.

Технічні засоби забезпечення:

1. Долгополов А.М. Організація юридичної служби на підприємстві.

2. Стефанчук Р.О. Правове письмо. – Київ, 2009

З А В Д А Н Н Я

Для самостійної роботи № 7

По темі: № 2.4. Уніфікація та стандартизація управлінської документації

Розрахована робота на: 6 годин

Зміст самостійної роботи:

Уніфікація документації

1.Основні види робіт при уніфікації документації та ви­значення номенклатури справи; побудова єдиної моделі доку­ментів для однорідних видів; встановлення певних синтаксич­них правил побудови документної інформації.

Студенти повинні знати: поняття "стандартизація" та "уніфікація" управ­лінського документа, основні види робіт при уніфікації доку­ментів; призначення стандартизації управлінських документів;

Спосіб виконання: у вигляді конспекту.

Запитання для самоперевірки:

1. Назвіть основні види робіт при уніфікації документації.

2. Як визначити номенклатуру справи?

3. Як відбувається побудова єдиної моделі документів для однорідних видів?

Основна література:

1. Долгополов а.М. Організація юридичної служби на підприємстві.

2. Стефанчук Р.О. Правове письмо. – Київ, 2009.

3. http://pravoved-ua.biz/str.php?zag=84747834

Викладач: О.Б. Синенко

1. Наявність державних, наукових інституцій щодо уніфі­кації стандартизації управлінської документації

Необхідність уніфікації документі виникла 40-50 років тому і була обумовлена значним збільшенням кількості паперових документів ,що створювались і функціонували в системі управління.

Правильно обрана і побудована система реалізовує свої основні функції через певні види документів. Більш конкретизовані управлінські рішення потребують використання специфічних документних форм, які засвідчують галузеву належність документів чи їх функціональне призначення Диференціація систем документації відповідно до функцій управління дозволяє здійснити поділ певних комплексів документів і забезпечити їх функціонування в загальному інформаційному просторі. За цим принципом виділяються такі системи документації:

*галузеві

*функціональні

Галузеві системи документації призначені для фіксування виробничої діяльності в конкретній галузі економіки,культури,освіти,торгівлі тощо..Кількість таких систем обумовлена кількості галузей суспільної діяльності ,і виникнення нових її напрямів супроводжується появою спецефічних видів документів,на основі яких формується нова система документації.

В функціональних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління :планування ,організація,контроль,облік, аналіз. Особливість функціональних систем полягає в тому,що вони можуть поширюватися на всі установи ,організації і підприємства,незважаючи на їх галузеву належність.

Документаційні потоки у сфері управлінської документації в існуючих системах управління мають багато спільного ,взаємодіючи між собою в взаємно збагачуючись. Це вимагає вироблення спільних підходів до створення і обробки таких масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття і виконання управлінських рішень. Тому одним із головних напрямів удосконалення документування і документаційного забезпечення менеджменту сучасних установ є уніфікація управлінських документів як процес пошуку об’єднувального начала і приведення різноманітних показників до співставності або однаковості за певними принципами .

Таким чином, метою уніфікації управлінських документів є:

- зменшення кількості документів ,використовуваних в управлінській діяльності;

- типізація їх форм ;зниження трудомісткості їх обробки ;основи спільності або суміжності функцій управління;

- використання технічних засобів для підготовки ,обробки і використання документів.

Уніфікація як метод удосконалення документування для забезпечення управлінських процесів у найбільш загальному вигляд і передбачає локальну і комплексну уніфікацію документів.

До локальної уніфікації документів можна віднести розробку, апробацію і використання окремих уніфікованих форм конкрентних документів у межах однієї установи або її структурного підрозділу. Кінцевим продуктом такої уніфікації може бути збірник уніфікованих форм для внутрішнього користування або певні уніфіковані форми документів для реалізації конкретного завдання чи напряму діяльності установи (наприклад, уніфікована форма архівної довідки про стаж роботи; уніфіковані форми документів про прийняття на роботу: заява, характеристика, особовій листок обліку кадрів...)

Стандартизація та уніфікація управлінських документів дозволяють домогтися однаковості у структурі та обробці інформації. Стандартизація та уніфікація сприяють також виробленню прогресивних методів роботи з документами. Метою стандартизації і уніфікації документів є раціоналізація процесів підготовки, виконання, пошуку документів; скорочення документопотоков; підвищення культури управління і створення оптимальних умов для машинної обробки управлінської інформації.

Стандартизація та уніфікація управлінської документації повинні проводитися на науковій основі. Високий ступінь стандартизації і уніфікації досягається при встановленні єдиних загальносоюзних правил створення документації та затвердження на неї державних стандартів.

До основних етапів уніфікації та стандартизації в будь-якій організації відносяться:

- Встановлення кола документів, що циркулюють в даній організації;

- Стандартизація формулярів та текстів документів;

- Трафаретізація формулярів та текстів документів.

В даний час ведеться розробка дванадцяти уніфікованих систем документації. Це стандарти і технічні умови, проектна документація з капітального будівництва, планова документація, звітно-статистична та первинна облікова документація, організаційно-розпорядча документація, документація з матеріально-технічного постачання і збуту, документація по ціноутворенню, по зовнішній торгівлі, розрахунково-грошова документація, документація з торгівлі, бухгалтерська, фінансова та первинна облікова документація бюджетних установ, проектно-конструкторська і технологічна документація.

Уніфікація - це одноманітність - встановлення максимального набору реквізитів, формату паперу та фіксація реквізитів на папері.

Стандартизація - це встановлення єдиних норм і вимог, що пред'являються до документів.

З метою стандартизації управлінської документації була затверджена серія державних стандартів на управлінську документацію, до якої увійшли: ГОСТ 6.38-72 «Основні положення», що встановлюють загальні вимоги до стандартизації документів; ГОСТ 6.39-72 «Формуляр-зразок», що встановлює типову структуру управлінських документів, а також ряд стандартів на часто зустрічаються види управлінських документів, наприклад, розташування, рішення, наказ, протокол, інструкція, акт, службовий лист