МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

_____________________________________________________________

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ФАКУЛЬТЕТ ФИЛОЛОГИИ И ЖУРНАЛИСТИКИ

Е.Ю. Кашаева язык и стиль документа

(учебно-методическое пособие)

Ростов-на-Дону

2011

	Кашаева Е.Ю.
	Язык и стиль документа: Учебно-методическое пособие. - Ростов-на-Дону, 2011. - 57 с.

Аннотация:

данное учебно-методическое пособие (практикум) предназначено для студентов 1 курса, изучающих спецкурс «Язык и стиль документа». Оно позволяет развить умения прагма-стилистического анализа деловых текстов, сформировать навыки составления текстов документов определенной коммуникативной заданности в соответствии с целями и ситуацией делового общения.

Введение

Учебно-методическое пособие «Язык и стиль документа» (практикум) отвечает требованиям учебной программы по спецкурсу «Язык и стиль документа». Цель пособия - подготовка обучающихся к эффективному использованию официально-делового стиля современного русского литературного языка как инструмента деловой коммуникации, совершенствование умений и навыков продуцировать документные тексты в соответствии с коммуникативным заданием и ситуацией делового общения.

Документная коммуникация – специфическая форма делового общения, обусловленная необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Она представляет собой многоплановый процесс поддержания контактов с целью решения социальных, производственных, коммерческих задач в ситуациях, когда личное общение невозможно либо когда принимаемые решения должны быть оформлены документально.

Культура документной коммуникации – это эффективное речевое взаимодействие адресанта и адресата в сфере делового общения. Речевая культура письменного делового общения включает три основных аспекта: нормативный, коммуникативный и этический.

Пособие направлено на овладение механизмами деловой письменной речи с учетом основных аспектов эффективного речевого взаимодействия; методикой составления текстов документов различной видовой и жанровой принадлежности.

Данное пособие содержит три учебных модуля по спецкурсу «Язык и стиль документа». Каждый модуль включает комплексную цель, соответствующее содержание, проектные задания, направленные на закрепление соответствующих умений и навыков, тесты рубежного контроля и список литературы, использованной для разработки каждого модуля в отдельности. В приложении даны ключи к тестам.

Структура данного учебно-методического пособия предполагает возможность изучения представленного материала, как под руководством преподавателя, так и самостоятельно. Проектные задания, разработанные на материале оригинальных документов, позволяют развить необходимые умения прагма-стилистического анализа текста и сформировать навыки составления документных текстов. Форма и структура проектных заданий предполагает возможность использования данного учебно-методического пособия в качестве рабочей тетради.

Методика изучения тем, представленных в данном учебно-методическом пособии, включает в себя метод прагма-стилистического анализа деловых текстов и коммуникативный метод формирования речевой компетенции в сфере делового общения. Метод прагма-стилистического анализа позволяет определять эффективность анализируемых текстов деловых писем с точки зрения адекватности их прагматического замысла языковому выражению; соответствия требованиям официально-делового стиля, а также коммуникативным, нормативным и этикетным нормам современной деловой переписки.

Коммуникативный метод направлен на развитие навыков деловой письменной речи в условиях моделируемых ситуаций официального общения, умения актуализировать определенную коммуникативную цель и прагматическую интенцию в тексте делового письма. Таким образом, представленная методика изучения и подача материала позволяет достичь большой эффективности обучения по курсу «Язык и стиль документа», формирует навыки рационального речевого поведения в сфере деловой коммуникации.

Модуль № 1

Факторы эффективности письменной деловой коммуникации

Комплексная цель

Знакомство с основными понятиями теории письменной деловой коммуникации: речевая ситуация письменной деловой коммуникации, документ как средство делового общения; факторы эффективности письменного делового общения. Формирование умений анализировать тексты деловых писем с точки зрения их видовой и жанровой принадлежности, коммуникативной эффективности.

Темы модуля 1: Требования к документу как средству делового общения. Типовые цели деловой переписки. Виды деловых писем.

Содержание

Факторы эффективности письменной деловой коммуникации

Обратите внимание

Речевая ситуация письменного делового общения имеет специфику и требует учета следующих необходимых факторов.

Речевая ситуация письменного делового общения

Коммуникативные роли

Фактор цели

Фактор адресата

Инициатор

Ответчик

Социальный статус

Степень знакомства

Информирование

Поддержание отношений

Воздействие

Основными критериями эффективности деловой переписки являются:

1) реализация целей делового общения, получение конкретного результата (достижение договоренности, получение требуемой информации и т.д.);

2) оптимизация времени, которое каждая из сторон (адресант и адресат) затрачивает на достижение этих целей;

3) адекватность замысла делового послания тому, как воспринял, понял и оценил этот замысел адресат;

4) соответствие выбранной речевой стратегии (директивная, кооперативная) жанру делового послания (приказ, письмо-предложение);

5) адекватность использованных этикетных речевых моделей и тональности послания речевой ситуации письменного делового общения.

Среди причин коммуникативных неудач письменного делового общения можно назвать: 1) недостоверность фактической информации; 2)информативную недостаточность или избыточность сообщения (количество информации в деловом тексте должно быть необходимым и достаточным для принятия обоснованного решения); 3) недостаточную аргументированность; 4) нарушение языковых норм (лексических, морфологических, синтаксических); 5) нарушение норм ясности, точности и понятности речи; 6) нарушение логичности изложения; 7) нарушение этических и этикетных норм (несоблюдение социального статуса и интересов адресата) и др.

Задание 1. Проанализируйте примеры прямых и косвенных речевых актов. Какой из примеров, на ваш взгляд, представляет собой проявление высокой речевой культуры? Ответ обоснуйте. Продолжите ряды примеров.

Прямые речевые акты	Косвенные речевые акты
1. «Вам необходимо решить проблему с оплатой наших услуг до 13 января».	1. «До 13 января мы хотели бы получить от вас сведения о погашении задолженности».
2.	2.
3.	3.

Задание 2. Проанализируйте приведенные ниже схемы речевых

стратегий делового общения (из кн. М.В. Колтуновой Язык и

деловое общение. Нормы. Риторика. Этикет). Какие принципы лежат

в основе этих стратегий? Оцените их плюсы и минусы. В каких

ситуациях делового общения уместна каждая из стратегий?

1.

Речевая стратегия рационального воздействия
Тип взаимодействия	кооперативный
Тип речи	аргументирующий
Речевые действия /жанры	оценка	убеждение	информирование, консультирование
Речевые операции	Систематизация изложения фактов, разъяснение, умозаключение, аргументация, внушение
Тип речевого воздействия	Прямые и косвенные речевые акты
Мотивация	Заинтересованность в работе, успех дела, карьерный рост, чувство собственной значимости, самоуважения, социальная оценка
Результаты	Формируют намерения Определяют позиции (мнения) Ориентируют в ситуации

2.

Речевая стратегия психо-эмоционального воздействия
Тип взаимодействия	административный
Тип речи	агитирующий
Речевые действия /жанры	Призывы, просьбы	Распоряжения, инструкции	Приказы
Речевые операции	Внушение, психологическое давление, угроза, ультимативные заявления, агитация, предписание
Тип речевого действия	Прямые речевые акты
Мотивация	Чувство страха, чувство долга, моральные постулаты, чувство ответственности за порученное дело, чувство коллективной ответственности, социальная оценка
Результаты	Побуждают к действию

Задание 3. Проанализируйте приведенные ниже фрагменты деловых текстов. Учтены ли составителями данных текстов факторы эффективности делового общения? Ответ обоснуйте.

1. Довожу до вашего сведения, что с 10.04.05 по 20.04.05 я не смогу проводить занятия в учебных группах …, поскольку я ложусь в больницу. Необходимо организовать замены в группах… в указанный период (служебная записка).

2. Прошу прислать мне один из Ваших флюгеров, который рекламировался по цене 134 руб. Мы недавно перекраси­ли свой гараж, и флюгер прекрасно смотрелся бы на нем. Чек на оплату прилагается.

3. Просим забронировать номер для г-на Бубнова, кото­рый будет находиться в Москве 7-8 ноября.

4. Лица, проводящие экспертизу, должны знать технологию производства, конструкцию, принципы действия и условия применения выпускаемых приборов и используемых средств измерения, типовые конструкции специальных средств измерения, действующие государственные стандарты и стандарты предприятия, инструкции и другие нормативные технические документы, регламентирующие нормы точности и правила измерения, организацию и современные методы контроля выпускаемой продукции, опыт передовых отечественных и зарубежных предприятий по изысканию и разработке новых методов и средств контроля аналогичной продукции, основы экономики и организации производства.

5. Имею честь сообщить о том, что сегодня, 22 мая 2005 года, в

розничной про­даже появился журнал «Секреты», приложение к журналу

«Москва и Московичи».

Если у Вас возникнут какие-либо проблемы с приобретением журнала, сообщите мне, пожалуйста, причину затруднения и укажите адрес, по которому Вы хотели бы получить этот номер.

Настоятельно напоминаю о необходимости поддерживать в наличии ассортимент реклами­руемых и рейтинговых изданий, перечень которых содержится в журнале «Секре­ты», а также сообщаю о начале сбора информации в следующий номер.

6. В связи с ухудшением кинематической составляющей динамической системы перемещения компьютерных указателей, а также со снижением коэффициента сцепления между тактильным устройством и пальцами, прошу приобрести 1 литр (чистого, питьевого, крепостью не менее 95%) спирта для протирки вышеуказанных устройств (служебная записка).

Типовые цели деловой переписки. Виды деловых писем

Цель И нформирование Побуждение Придание юридического статуса чему-либо Инициирование, поддержание отношений Выражение предупреждения, требования, отказа

Тип документа служебная записка сопроводительное письмо письмо-сообщение и т.д. приказ распоряжение указание и т.д. договор доверенность справка гарантийное письмо письмо-просьба письмо-приглашение письмо-напоминание письмо-требование (рекламация) письмо-ответ (отказ от предложения)

Языковые модели довожу до Вашего сведения …; высы-лаем запрошенные Вами …; извеща- ем Вас о том, что …; информируем Вас о том, что …; сообщаем, что …; уведомляем, что …; назначить рассле-дование по факту …; ввести в эксплу-атацию …; изыскать дополнительные возможности для …; обязываю всех начальников отделов предприятия …; (наименования сторон) заключили настоящий договор о нижеследующем; настоящий договор составлен в том, что …; организация в лице администрации обязуется …; я, нижеподписав-шийся, … доверяю …; … настоящей доверенностью уполномочиваю ...; дана … в том, что … действительно работает …; гарантируем, что …; фирма … гарантиру-ет …; просим Вас …; убедительно прошу Вас решить вопрос …; нам хотелось бы привлечь Вас…; примите наше приглашение …; позвольте пригласить Вас …; мы будем весьма признательны за Ваше участие в …; напоминаем, что …; вторично ставим Вас в известность …; мы предъявляем претензию к (качеству товара); мы официально заявляем Вам рекламацию на …; Ваше предложение отклонено по следующим причи-нам …; к сожалению, мы не можем положительно откликнуться на Ваше предложение о …;

Задание 4. Определите вид деловых писем.

1. На Ваш запрос сообщаем, что все компоненты автобусных воздушных кондиционеров и транспортных морозильных устройств имеют подтверждение стандарту 130 9001.

2. Просим Вас сообщить, когда и на каких условиях Вы може­те поставить нам 200 комбайнов марки В-45.

3. С сожалением сообщаем, что кадровая ситуация в нашем университете на позволяет положительно откликнуться на Ваше предложение о работе у нас.

4. В ответ на Ваш запрос сообщаем, что 000 «Кольмекс» осуществляет поставки в Россию концентрата циркониево­го порошкообразного (КЦП), производства Вольногорского ГГМК. Поставки осуществляются в г. Ростове н/Д парти­ями по 10—15 т автомобильным транспортом.

5. Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № 01-05.326 от 15.03.2008.

6. Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 24-16 от 16.03.2003. Вы должны завершить разработку проекта до 16.11.2004. Просим Вас сообщить о состоянии работы.

7. Высылаем запрошенные Вами сертификаты качества постав­ленных ранее кондиционеров. Получение просим подтвердить.

Задание 5. Составь­те начальные фразы официальных писем: гарантий­ного, сопроводительного, инициативного.

Проектные задания

1. Проанализируйте тексты деловых писем, определите их видовую принадлежность, структурные и прагма-стилистические особенности. Дайте аргументированную оценку коммуникативной эффективности деловых посланий.

А)

Уважаемые господа!

В ответ на Ваше письмо от 22 августа направляем Вам наш последний каталог и прейскурант и приносим свои извинения, что на сделали этого раньше.

С нетерпением ждем Ваших заказов, после того, как у Вас будет возможность просмотреть каталог и ознакомиться с моделями и образцами.

С уважением,

Б)

Напоминаем, что в 2008 г. подписано соглашение между Управлением образования Правительства г. Москвы и Роскнигой. В связи с этим Главное управление образования отказывается оплачивать торговую наценку в размере 25%.

В)

Уважаемый руководитель!

От лица филиала ОАО «Ростелеком» приносим извинения за очевидные неудобства, связанные с необходимостью замены счет-фактуры и актов выполненных работ от 30.11.2010, направленные Вам ранее. Просим не принимать их к учету.

Просим Вас учитывать прилагаемые документы, по всем вопросам расчетов за услуги, а также по любым вопросам, возникающим у Вашей компании при пользовании нашими услугами, Вы можете обращаться к специалистам в Центр продаж и обслуживания клиентов по адресу…

Благодарим Вас за понимание, поздравляем сотрудников Вашей компании с наступающим Новым Годом, желаем успеха в дальнейшей работе и надеемся на плодотворное, совместное сотрудничество.

С уважением,

ТЕСТ РУБЕЖНОГО КОНТРОЛЯ №1

Данный тест содержит 9 заданий, на выполнение которых отводится 10 минут. Каждое задание предполагает только один правильный вариант ответа, оцениваемый в 1 балл. Все задания соответствуют тематике модуля №1 и проверяют усвоение его содержания. Все задания являются открытыми, одинаковыми по форме и уровню сложности.

Инструкции по проведению теста: выберите правильный вариант ответа и отметьте его в бланке. Для этого в поле специального маркера £ поставьте номер правильного ответа.

1. В чем состоит специфика письменного делового общения?

1. Это непосредственное, межличностное общение

2. Это дистантное общение, при котором документ является посредником между общающимися сторонами

3. Это нерегламентированное повседневное общение

2. Кто является субъектом и адресатом внутренней деловой переписки?

1. Разные организации, учреждения

2. Должностные лица, подразделения одной организации, учреждения

3. Частные лица

3. Какое из толкований слова «документ» является его логическим определением?

1. Бумага с реквизитами

2. Материальный объект, с записанной на нем информацией, который может быть использован в процессе коммуникации

3. Информация, зафиксированная на каком-либо материальном носителе, в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенная для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

4. Какие особенности изложения являются отличительными признаками документа?

1. Формально-логический способ изложения

2. Разнообразие языковых средств

3. Экспрессивность изложения

5. Какие типовые задачи решает автор делового послания?

1. Информировать адресата

2. Привлечь внимание к личности пишущего

3. Показать свое видение ситуации

6. Что может послужить причиной коммуникативной неудачи письменного делового общения?

1. Информативная избыточность сообщения

2. Нарушение орфографических норм

3. Двусмысленность сообщения

7. На какие группы делят деловые письма по признаку адресата?

1. Обычные и циркулярные

2. Разовые и цикличные

3. Требующие ответа и не требующие ответа

8. На какие группы делят деловые письма по особенностям композиции?

1. Одностраничные и многостраничные

2. Одноаспектные и многоаспектные

3. Однотипные и разнотипные

9. На какие группы делят деловые письма по структурным признакам?

1. Регламентированные и нерегламентированные

2. Официальные и неофициальные

3. Деловые и коммерческие

Критерии оценки теста

6 – 9 баллов	зачет
0 – 5 баллов	незачет

Литература к модулю

1. М.В. Колтунова Язык и деловое общение: нормы, риторика, этикет.

–М. Экономическая литература, 2002 2. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи. Изд. 24-е. – Ростов н/Д: изд-во «Феникс», 2008

3. Веселов П.В. Аксиомы делового письма культура делового общения и официальной переписки. М.: ИВЦ «Маркетинг», 2006

4. А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая Деловая корреспонденция. Справочник. – М.: МЦФЭР, 2004.

5. Лагутина Т.М., Щуко Л.П. Деловое письмо - Изд. 2-е - Санкт-Петербург: «Издательский дом Герда», 2004

Модуль 2

Язык и стиль делового письма

Комплексная цель

Усвоить особенности актуализации лексических, морфологических, синтаксических и стилистических норм в тексте делового письма. Выявить прагма-стилистические различия отечественного и зарубежного делового письма.

Содержание

Языковые и стилистические нормы в тексте делового письма

К языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

- точность и однозначность используемых слов и терминов;

- оценочно-нейтральный тон изложения;

- соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм официально-делового стиля литературного языка;

- логичность, смысловая достаточность и лаконичность текста.

Невыполнение этих требований затрудняет работу с документами, снижает их юридическую и практическую значимость.

Лексические нормы

Задание 6. Изучите приведенную таблицу. Обратите внимание на различие языковых оборотов, употребляемых в устной и письменной деловой речи. Заполните вторую колонку таблицы, подбирая термины, развернутые номенклатурные знаки и полные книжные наименования к их разговорным эквивалентам.

Устная речь	Письменная речь
Список	прейскурант
перегнать, перевести деньги	перечислить деньги
снимать помещение	арендовать помещение
живые деньги	наличные деньги
обмен	товарная (бартерная) сделка
тяжелая фирма, лежачая фирма	убыточное предприятие
опт
нал
прайс
безнал
черный нал
счет
накрутка
брать
товар уходит
налоговая
неучтенка
страховка
обналичка

Задание 7. В приведенных предложениях найдите конструкции, характерные для устной деловой речи, и замените их книжными (письменными) эквивалентами.

1. Если возможно, сбросьте, пожалуйста, нам файл с исходным текстом договора по E-mail:… 2. Прошу выделить кафедре математики ксерокс для обеспечения учебного процесса. 3. Текст предварительного соглашения был отправлен по факсу 16.05.05. 4. Ваш факс от 10.04.05 получен, информация приобщена к делу. 5. Распечатка текста договора прилагается. 6. Прошу выдать мне пропуск в аппаратную, так как для выполнения задания необходимо отксерить полученные документы. 7. К нашему большому сожалению, в договоре необходимо срочно исправить еще два момента: 1….; 2…. 8. Содержание резолюции: В.Н. Закамскому проработать предложения и подготовить ответ.

Задание 8. Из приведенных ниже слов назовите те, которым не свойственна окраска официально-делового стиля.

Нетрудоспособность, жилье, жилищный фонд, надлежащий, предписывать, чудесный случай, проводить исследование, ходатайствовать, привлечь к ответственности, поставить на вид, установленный порядок, единовременное пособие, посоветовать, содействовать, прямые обязанности, прогулка, соглашение, несоблюдение, дипломная работа, просрочка, ответчик.

Задание 9. Перепишите предложения, вставляя вместо то­чек предлоги благодаря, ввиду, вследствие, с учетом их лексичес­кого значения.

1. ... ожидаемых заморозков принять меры пред­осторожности и провести профилактику обору­дования. 2. ... ремонта железнодорожного по­лотна пассажирский поезд пришел с опозданием. 3. ... мужеству и самообладанию водителя авария была предотвращена ... затоп­ления части набережной ремонтные работы приостановить. 4. ... большого наплыва посети­телей время работы выставки увеличено с 10 до 19 часов. 5. ... повышения цен на энергоно­сители решения об изменении оптовых и роз­ничных цен на товары и услуги будут согласовы­ваться с членами комиссии.

6. ...активной деятельности экологических служб города экологическая обстановка в городе и его окрест­ностях начала улучшаться.