ЦЕНТРАЛЬНА СПІЛКА СПОЖИВЧИХ ТОВАРИСТВ УКРАЇНИ
(УКООПСПІЛКА)
Кіровоградський кооперативний коледж економіки і права
Розглянуто та затверджено на засіданні
циклової комісії гуманітарної та суспільно-економічної підготовки
Протокол № 1 від .08.2013р.
Голова циклової комісії
_____________ Синенко О.Б.
Спеціальність: 5.03040101 "Право" Курс IIІ
Дисципліна: "Діловодство в юридичній практиці"
Лекція № 3
Лекція-презентація
Тема. Сучасні вимоги до оформлення документів
Навчальна мета: Ознайомити студентів з реквізитами документа, надати необхідний обсяг знань з даної теми, з’ясувати вимоги до написання ділових документів, таких як: формуляр-зразок документа, бланки документа, а також нумерація та оформлення сторінок документа.
План
Оформлення документів. Реквізити ділових документів.Юридична сила документа.
Формуляр-зразок документа. Бланки документів.
Оформлення сторінок документа. Нумерація сторінок.
Технічні засоби навчання:
Стефанчук Р.О. Правове письмо. – Київ, 2009.
1.Оформлення документів. Реквізити ділових документів. Юридична сила документа
Діловий документ призначений для одноразового використання. Його мета – прийняття та виконання безпосередніх управлінських рішень.
До ділових документів відносяться:
інформаційні;
документи колегіальних органів (службові листи, телеграми,
телефонограми, довідки, доповідні, пояснювальні й службові записки);
розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
організаційні (положення, статути, інструкції);
документи щодо особового складу (заяви про прийом на роботу, характеристики, накази щодо особового складу, щодо контрактної системі наймання працівників);
документи з господарсько-договірної діяльності (договір постачання, договір підряду, про матеріальну відповідальність, господарські договори в посередницькій діяльності, комплект договорів щодо створення нових форм господарювання, щодо взаємин підприємства й банку);
документи з господарсько-претензійної діяльності (протоколи розбіжностей до договорів, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви);
обліково-фінансові (оформлення відкриття рахунка в банку, заява-зобов'язання, акти, трудові угоди, доручення);
документи з зовнішньоекономічних відносин (з організації зовнішньоекономічних зв'язків і створення спільних підприємств).
Ділові документи часто називають управлінськими, а їхня сукупність – управлінською документацією.
Діяльність щодо створення документів називається документуванням. Умови, що забезпечують рух, пошук і збереження документів, поєднуються під загальною назвою – організація роботи з документами. Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі управлінської діяльності, називається діловодством.
Важливе місце в діловодстві належить правилам оформлення документів.
Кожен документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.
Діловий документ має юридичну силу, коли його правова функція доповнюється відповідним складом і розташуванням реквізитів, відповідними зовнішніми ознаками, часовими й територіальними межами та об'єктами його дії.Реквізит (лат. requisition – потрібне, необхідне) – сукупність обов'язкових даних, без яких документ не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили.
Оформлення документа – це проставляння необхідних реквізитів, їх написання й розташування на бланку.
Для уніфікованих форм документів застосовують папір форматів A3 (297х420мм), А4 (210х297мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм).
Реквізит - це обов'язковий елемент, який властивий кожному окремому виду документа (дата, підпис, адреса, заголовок тощо). Документи з використанням реквізитів оформлюють відповідності до формуляра-зразка.
Формуляр зразок - єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих у встановленій послідовності.
Ряд документів, які видаються органами державної влади та державного управління, мають склад реквізитів, який впроваджено в законодавчих актах. Наприклад, паспорт, трудова книжка, акти громадянського стану.
При розробці стандартів на систему документації перш за все визначається максимальний склад реквізитів документів, які входять до системи, і кожному реквізиту відводиться точно зазначене місце на аркуші паперу.
Для організаційно-розпорядчих документів використовується папір форматом А4 (297 х 210мм) та А5 (146 х 210мм). Для окремих видів документів, які містять таблиці та графіки (відомості), можна використовувати формат АЗ (297 х 420мм).
Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для здорового сприйняття, спрощує їх обробку, дає можливість використовувати технічні засоби.
Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення, виконання.