1. Поняття "класифікація документів", види схем класифі­кації документів.

Сутність і види управлінських документів

Як свідчить практика, переважну і найважливішу частину інформації фіксують. Фіксування інформації є обов'язковим елементом управлінської діяльності у підприємствах, оскільки без цього немає можливості її зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати.

Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи.

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді.

Управлінський документ — це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомного характеру, що створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється.

Документи, які використовують в управлінській діяльності, класифікують за багатьма ознаками:

I. Залежно від використаного для фіксації матеріалу:

1) документи на паперовій основі:

а) письмові (це рукописні або машинописні документи, а також виготовлені за допомогою розмножувальної техніки або друкарським засобом). У загальному документообігу підприємств торгівлі і громадського харчування вони становлять близько 95 % усіх документів.

б) графічні (це креслення, схеми, графіки, рисунки та ін). їх перевагами їх є доступність для будь-якого фахівця.

2) документи на фото-, кіноплівці, магнітній стрічці.

II. За походженням:

1) офіційні (службові) — направляють адресатові від імені підприємства або посадової особи і оформлюють у встановленому порядку;

2) особисті (іменні) — створює особа поза сферою своєї службової діяльності (заява, скарга, лист громадянина керівнику підприємства або депутату та ін.).

III. За видами діяльності:

1) організаційно-розпорядчі документи;

2) документи з фінансово-розрахункових питань;

3) документи з постачально-збутових питань;

4) документи з особового складу.

IV. За найменуванням виділяють кілька десятків видів і різновидів документів. Вид об'єднує документи з погляду цільової спрямованості і структури, наприклад, наказ, анкета, акт, договір та ін. Різновидами документів є накази по особовому складу і з основної діяльності, акт приймання-передавання і дефектний акт.

V. За кількістю відображених питань:

1) прості (звичайно містять одне питання);

2) складні (з кількома питаннями).

VI. За місцем складання:

1) зовнішні (одержані підприємством або відправлені ним за його межі):

а) вихідні — відправлені з підприємства;

б) вхідні — адресовані підприємству.

2) внутрішні (складені на підприємстві для внутрішнього використання).

VII. За строками виконання:

1) термінові документи;

2) нетермінові документи.

VIII. За формою:

1) індивідуальні;

2) типові;

3) трафаретні.

IX. За засобами передачі інформації:

1) рукописно-друковані;

2) графічні;

3) фото-, кінодокументи;

4) звукові.

X. За строками зберігання:

1) постійного зберігання;

2) довгострокового зберігання;

3) тимчасового зберігання.

XL За стадією утворення:

1) оригінали документів (перший або єдиний примірник офіційного документа);

2) чернетки;

3) копії документів (відображають інформацію, яку повністю або частково містить оригінал).

Існують три різновиди копій:

а) відбиток (повна копія вихідного документа, яка залишається у справі замість відправленого адресатові);

б) витяг (копія, що відбиває частину оригіналу документа, завірену в установленому порядку);

в) дублікат (повна копія оригіналу, яка має ту саму юридичну силу). Дублікат видається у випадку втрати оригіналу.