1.6. Формування бухгалтерського обліку в підрозділах українського січового війська і армії унр

Як відомо з історичних джерел, з 1914 р. почало формуватися Українське Січове Військо як складова армії Австро-Угорської імперії, з автономними правами в управлінні рекрутством і забезпеченням. Водночас із проблемою матеріального забезпечення виникло питання організації облікового процесу надходжень і видатків на утримання Українського Січового Війська. Спеціального кадрового забезпечення ця ділянка роботи не мала, тому не було передбачено організації постачання та обліку видатків (все відбувалось інтуїтивно в оперативному режимі). Справа ускладнювалась ще й тим, що кількість війська (його стан) постійно збільшувалась, тому навіть приблизно не можна було спрогнозувати потрібних видатків. Організаційна робота була сконцентрована у Бойовій управі. Основне джерело фінансування Українського Січового Війська - добродійні внески українських інституцій і громадськості. Першим скарбником у Бойовій управі був проф. І.Боберський, який збирав добродійні датки, записував їх у книгу, видавав гроші окремо на кожну потребу на свій розсуд або за вказівкою Михайла Галущинського, який очолював тоді стрільців. Найбільшими були витрати на харчування вояків, оскільки поселяли їх у різних українських інституціях (Академічному домі, Дяківській бурсі, школі Василіянок, бурсі Народного дому). З формуванням поділу на сотні для кожного підрозділу призначали окремих інтендантів, які займалися постачанням продуктів для кухні. Згодом це була функція сотенного писаря, який був підзвітним рахунковому офіцерові (головному інтендантові). Першим таким офіцером був Ярослав Індишевський. Він отримував гроші від Бойової управи, закуповував продукти, розділяв їх між сотнями, де під наглядом сотенних готували їжу і роздавали стрільцям. За одержані гроші рахунковий офіцер звітував квитанціями та рахунками перед скарбником Бойової управи.

Діловодство провадили у двох напрямах: ведення списків добровольців; кореспонденція з владою. Списки особового складу сотники вели окремо у своїх нотатках (їхні записи часто були неточними через зміни складу сотні). Дещо точніший облік особового складу виконували у листках головної книги, де записували кожного новоприбулого добровольця. Впорядкованішими списки вояків стали після складання військової присяги. Відтоді сотенні писарі (вони ж інтенданти) повністю відповідали за списки людей, які постійно переписувались у зв'язку зі змінами. З часом було визначено норми харчування на одного стрільця (1 корона 36 сотиків на день), також почали робити грошову виплату - один раз на десять днів.

Організація облікового процесу в підрозділах Українського Січового Війська формувалася у процесі і під впливом розвитку його економічної адміністрації. Розрізняли сотенну, курінну та полкову форми адміністрації стрільців.

Розкриваючи питання формування бухгалтерського обліку в підрозділах Українського Січового Війська, використано спогади і аналіз учасника цих подій. Розглядаючи організацію обліку в армії Української Народної Республіки, маємо змогу користуватися бухгалтерськими документами тих часів. Уціліли документи четвертого стрілецько-козацького полку, тому їх старанно зберігав господар цього полку Михайленко (після визвольних змагань він потрапив у полон, втратив обидві руки, знайшов притулок у священика в околицях м. Самбора, де помер наприкінці 30-х років. Збережені документи - це два зшитки різних за розміром і формою (всього більше 300 примірників). Здебільшого це рапорти, які нерівномірно чергуються з відомостями, посвідками та квитанціями (Додатки 26-28). Усі види документів стосуються видачі військової амуніції (одягу, взуття, головних уборів тощо) й охоплюють період від початку лютого 1919 р. до квітня того ж року. Спочатку були складені у Житомирі, Коростені, а потім у Луцьку (відповідно до місцезнаходження полку).

Рапорти складали на ім'я господаря полку і на ім'я командира полку в квітні 1919 р., зазначаючи це зверху у правій частині документа. У лівому верхньому кутку зазначали посаду того, хто звертався (наприклад, старший лікар 4-го Стрілецького Козацького полку), дату, число, місце складання рапорту. У змісті рапорту подавали перелік майна, про яке клопотали. Господар полку підписувався зліва „видати". Якщо неможливо було задовольнити видачу всього майна, то конкретизували, що саме видати (або викреслювались з тексту рапорту відсутні речі). На цьому ж рапорті нижче тексту, чи на зворотній стороні ставив підпис одержувача майна. Більшість первинних документів виконано від руки на нестандартних клаптиках паперу (листки з зошитів, листівки, фрагменти бухгалтерських журналів). Це пояснювалося низьким рівнем забезпечення підрозділів армії УНР, а також відсутністю чіткого методичного забезпечення облікового процесу. На основі віднайдених документів можна відтворити порядок проведення облікового процесу в межах одного з полків. Керівник підрозділу (найчастіше сотні) готував рапорт про необхідність для своїх підлеглих певного майнового забезпечення (одягу, взуття, амуніції) і подавав його господареві полку, який візував розпорядження про видачу речей. Згодом (з квітня місяця) розпорядження про видачу давав командир полку. Отримавши дозвіл про право на отримання майна, вояк йшов до полкового магазину, де отримував речі, розписуючись на цьому ж рапорті (інколи додавалися квитанції чи посвідки). Рапорти виконували функцію первинних розпорядчо-виправдовуючих документів, на основі яких господар полку складав відомості про видані речі за кожний місяць відомість складали у формі шахової таблиці.