5.1 Способи створення звіту

У Microsoft Access можна створювати звіти різними способами:

1. Конструктор

2. Майстер звітів

3. Автозвіт: у стовпець

4. Автозвіт: стрічковий

5.1.1 Створення автозвіту

Скориставшись функцією Автозвіт, можна швидко створити звіт на основі однієї таблиці або запиту у вигляді простого списку, а потім вносити до нього деякі зміни. Автозвіт можна створювати і для того, щоб швидко прикинути, якого вигляду звіт насправді потрібно використовувати.

Створимо простий звіт на основі таблиці Учні.

Перейдемо на вкладку Таблиці основного вікна БД, виділимо таблицю Учні і виберемо команду на ПІ Новий об'єкт  Автозвіт (рис.5.1)

У нас з'явитися досить безликий аркушик з даними з цієї таблиці (рис.5.2 -фрагмент автозвіту). У конструкторі звітів ми можемо трішки змінити його зовнішній вигляд: вибрати інший шрифт, додати область заголовка Вигляд  Заголовок/примітка звіту. Такі звіти створюються швидко, але не демонструють всіх можливостей Access по створенню дійсно корисних об'єктів БД.

5.1.2 Створення звіту за допомогою майстра

Майстер дозволяє створювати звіти на основі декількох таблиць або запитів, вибирати вигляд звіту, застосовувати групування даних і проводити статистичні обчислення. Він поміщає вибрані поля в звіт і пропонує шість стилів його оформлення. Після завершення роботи Майстра отриманий звіт можна доопрацювати в режимі Конструктора.

Спершу створимо звіт за однією таблицею Клас, але з групуванням по класах, сортуванням по прізвищах, потім додамо в звіт красивий фон і заголовок.

Перейдемо на вкладку Звіт в головному вікні БД і виберемо команду Створення звіту за допомогою майстра. У вікні, що з'явилося, в списку Таблиці і запити виберемо таблицю Учні, перенесемо всі поля окрім №_учня у віконце Вибрані поля і натискуватимемо Далі. З'явитися вікно (рис.5.4). У нім Access швидше за все сам визначить, групування за яким полем проводити і вибере поле Клас, оскільки значення саме цього поля повторюється в таблиці, і записи, в яких одне і те саме значення в цьому полі можна об'єднати в групи, тобто згрупувати. Якщо нас не влаштує запропонований варіант, то ми можемо з допомогою кнопок ( ) і ( ) змінити поле для групування. Натискуємо Далі.

У наступному (рис.5.5) вибираємо сортування за збільшенням для поля вікні Прізвище. Натискуємо Далі.

У наступному вікні Майстра звітів вибираємо вигляд макету. Для даного конкретного звіту краще всього підходить ступінчастий макет (рис.5.6) Натискуємо Далі.

У вікні рис.5.7 вибираємо стиль звіту, натискуємо Далі і вводимо ім'я звіту «Учні».

На екрані у нас з'явитися звіт вже гарніший, ніж створений за допомогою Автозвіту (рис5.8). Але відразу видно, що якщо ми станемо збільшувати шрифт, то інформація не поміститься по ширині аркуша, в той час, як внизу аркуша багато вільного місця. Змінимо орієнтацію тексту на сторінці. Це робиться стандартним чином: Файл  Параметри сторінки (рис.5.9).

Тепер перейдемо в режим конструктора і оформимо наш звіт. Спочатку розтягнемо на декілька клітинок вліво область звіту. Потім помістимо картинку як фон. Це робиться так само, як і для форми:

1. У полі Об'єкт БД вибираємо Звіт (рис.5.10)

2. Натискуємо кнопку Властивості на ПІ (рис.2.11)

3. Зліва біля властивості Рисунок натискуємо на кнопку з трьома крапками (рис.5.11).

4. Вибираємо відповідний малюнок для фону у себе на комп'ютері.

5. У тому ж вікні Властивості для властивості Масштаби малюнка вибираємо значення Вписати у рамку і малюнок точно впишеться по розмірах звіту.

Підберемо відповідний колір для тексту звіту, зробимо більше шрифт і у нас вийде такий симпатичний звіт (рис.5.12)