2. Организация и структура управления вэд на предприятии

Для эффективного управления внешнеэкономической деятельностью на уровне предприятия нужна адекватная условиям его работы структура управления. Организационная структура управления внешнеэкономической деятельностью предприятия определяется, прежде всего, теми целями и задачами, которые она призвана решать.

Для обеспечения деятельности Общества созданы органы управления и контроля, а также исполнительный орган.

Органами управления Обществом являются:

• Общее собрание акционеров;

• Совет директоров.

Исполнительным органом Общества является:

• Генеральный директор.

Органом контроля Общества является:

• Ревизионная комиссия. [3]

Высшим органом управления акционерного общества является общее собрание акционеров. К исключительной компетенции общего собрания акционеров относятся:

1) изменение устава общества, в том числе изменение размера его уставного капитала;

2) избрание членов совета директоров (наблюдательного совета) и ревизионной комиссии (ревизора) общества и досрочное прекращение их полномочий;

3) образование исполнительных органов общества и досрочное прекращение их полномочий, если уставом общества решение этих вопросов не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета);

4) утверждение годовых отчетов, бухгалтерских балансов, счетов прибылей и убытков общества и распределение его прибылей и убытков;

5) решение о реорганизации или ликвидации общества.

Общее собрание состоит из всех акционеров общества или назначенных ими представителей, действующих по доверенности. На общем собрании акционеров с правом совещательного голоса может присутствовать представитель трудового коллектива общества. Общее собрание акционеров проводится раз в год помимо других собраний. Между общими собраниями не может пройти свыше 15 месяцев. Все собрания, помимо годового, являются чрезвычайными. Общее Собрание правомочно решать вопросы своей компетенции, в случае присутствия акционеров, обладающих в своей совокупности более чем половиной голосов размещенных голосующих акций. Решение принимается, если за него подано не менее ¾ голосов, присутствующих акционеров (по числу акций). [7]

Совет директоров общества (наблюдательный Совет) избирается Общим собранием акционеров. В компетенцию Совета директоров общества входит решение вопросов общего руководства деятельностью общества. Члены Совета директоров избираются ежегодно Общим собранием акционеров. Количественный состав Совета директоров определяется решением Собрания, но не может быть менее семи голосов. Председатель Совета директоров избирается членами Совета директоров из их числа большинством голосов от общего числа членов Совета директоров. Советом директоров избирается также Генеральный директор общества. [5]

Генеральный директор осуществляет оперативное руководство деятельностью ОАО «Ижсталь», организует выполнение решений общего собрания акционеров и совета директоров и наделяется в соответствии с законодательством РФ всеми необходимыми полномочиями для выполнения этой задачи. Генеральный директор решает все текущие вопросы деятельности предприятия, кроме тех, которые входят в исключительную компетенцию собрания акционеров общества. Генеральный директор подотчетен собранию акционеров и организует выполнение его решений. Он не вправе принимать решения, обязательные для участников общества. Генеральный директор несет административную и материальную ответственность за достоверность данных бухгалтерского отчета. [3]

Ревизионная комиссия в составе председателя и двух членов избираются из числа акционеров сроком на 1 год на Общем собрании акционеров. Ревизионная комиссия осуществляет проверки по поручению общего собрания акционеров, по собственной инициативе или по требованию акционеров, владеющих в совокупности свыше 10% акций. Члены ревизионной комиссии вправе требовать от должностных лиц Общества предоставления всех необходимых документов и личных объяснений. Ревизионная комиссия представляет результаты проверок Общему собранию акционеров. Ведение протоколов заседаний Ревизионной комиссии возложено на секретаря, избираемого из членов Ревизионной комиссии.[6]

Внешнеэкономической деятельностью на предприятии занимается отдел внешнеэкономических связей. Он является структурным подразделением управления финансами и экономикой.

Основные функции отдела внешнеэкономических связей:

• осуществление необходимых валютных операций

• ведение дел по таможенному оформлению товаров

• контроль за выполнением договорных обязательств по поставке продукции, оформлением и заключением договоров

• обеспечение выполнения предприятием обязательств, вытекающих из договоров и соглашений с зарубежными партнёрами

• поиск и освоение новых форм международного экономического, производственного и научно-технического сотрудничества

• организация технического обслуживания экспортируемой продукции

• подготовка предложений о снятии с производства изделий, не пользующихся спросом на внешнем рынке

• участие в подготовке и проведении коммерческих переговоров

• организация экспортных и импортных поставок

• прогнозирование ожидаемого результата от ВЭД: примерная величина прибыли, рентабельность, масштабы расширения сбыта, валютная выручка и т.д.

Рассмотрим структуру управления отдела внешнеэкономических связей.

В отделе внешнеэкономических связей главную позицию занимает директор управления внешнеэкономических связей (начальник управления) (Директор управления подчиняется непосредственно директору по производству)

Также в отделе работают:

- заместитель начальника управления внешнеэкономических связей, который подчиняется начальнику управления;

- начальник финансово-экономического бюро, который подчиняется директору управления;

- ведущий экономист финансово-экономического бюро, который подчиняется начальнику финансово-экономического бюро;

- начальник бюро подготовки экспортных контрактов на дальнее зарубежье, который подчиняется заместителю начальника управления;

- эксперт бюро подготовки экспортных контрактов на дальнее зарубежье, который подчиняется начальник бюро;

- начальник бюро по ближнему зарубежью, импорту и декларированию, который подчиняется директору управления;

- ведущий эксперт бюро по ближнему зарубежью, импорту и декларированию, который подчиняется начальнику бюро управления. [8]

(Структура управления отдела ВЭС – Приложение 3)

Рассмотрим функциональные обязанности специалистов отдела внешнеэкономических связей.

Директор управления внешнеэкономических связей (начальник

управления):

• Совместно со структурными подразделениями определяет перечень и объемы сырья, продукции и услуг, подлежащих экспорту-импорту.

• Ведет работу по поиску заказчиков на продукцию предприятия среди зарубежных фирм и совместных предприятий.

• Организует подготовку проектов экспортных и импортных контрактов.

• Получает, в пределах утвержденного плана экспорта-импорта продукции, квоты и лицензии на экспорт-импорт продукции, организует оформление таможенных деклараций на экспортируемую и импортируемую продукцию.

• Организует контроль за комплектностью и своевременностью поступления оборудования и других материальных ценностей и документации на них (паспорт, чертежи, комплектовочно-отгрузочную ведомость) от зарубежных поставщиков.

• Организует прием иностранных специалистов.

• Обеспечивает выполнение требований документов системы качества, организует разработку, согласование и утверждение документов системы качества в соответствии с «Руководством по качеству ОАО «Ижсталь» и матрицей распределения ответственности должностных лиц по элементам системы качества.

• Обеспечивает выполнение всех функций, предусмотренных положением об управлении внешнеэкономических связей.

• Руководит работниками управления, определяет их обязанности, права и ответственность.

• Обеспечивает соблюдение нормативной документации по охране труда и промышленной безопасности.

• Обеспечивает соблюдение трудового законодательства и правил внутреннего трудового распорядка.

• Обеспечивает реализацию обязательств подразделения для выполнения политики и целей в области качества.

Заместитель начальника управления внешнеэкономических связей

• Планирует работу по таможенному оформлению экспортных и импортных товаров на каждый день, на основании месячной справки по отгрузке.

• Согласовывает с соответствующими службами ОАО «Ижсталь» и оформляет контракты на поставку товаров в страны СНГ, Балтии и импорт.

• Контролирует своевременное проведение платежей, связанных с таможенным оформлением экспорта, импорта и оплате импортных товаров.

• Обеспечивает экономическую эффективность импорта и экспорта продукции.

• Организует работу по подтверждению факта пересечения границы РФ экспортируемыми грузами.

• Принимает меры по созданию необходимых условий приема, хранения на складах временного хранения и таможенном складе, перемещения со складов временного хранения на таможенный склад.

• Подготавливает необходимые документы и оформляет лицензии на учреждение складов временного хранения и таможенного склада.

• Участвует в организации разработки и внедрения мероприятий по увеличению объема экспорта-импорта товаров и услуг.

Начальник финансово-экономического бюро

• Обеспечивает учет исполнения заключенных экспортных и импортных контрактов и оформление по ним паспортов сделок.

• Контролирует своевременное поступление предоплаты и расчета за отгруженную металлопродукцию.

• Организует учет (в разрезе контрактов) отгружаемой металлопродукции в натуральном и стоимостном выражении.

• Проводит сверку данных по выполнению контрактов с другими подразделениями предприятия.

• Готовит материалы о поступлении валютной выручки по контрактам в ответ на запросы агентов валютного контроля.

• В соответствии с требованиями СВК обеспечивает учет финансовых рисков в процессе деятельности бюро.

Ведущий экономист финансово-экономического бюро

• Осуществляет учет исполнения заключенных экспортных и импортных контрактов и оформление по ним паспортов сделок

• Оформляет и направляет фирмам–покупателям инвойсы на предоплату и расчет по контрактам.

• Ведет учет (в разрезе контрактов) отгружаемой металлопродукции в натуральном и стоимостном выражении.

• Обеспечивает сбор и передачу агентам валютного контроля необходимых подтверждающих документов в соответствии с требованиями валютного законодательства РФ.

• Проводит сверку данных по выполнению контрактов с другими подразделениями предприятия.

• Обеспечивает сбор, оформление и представление в отдел главного бухгалтера документов, подтверждающих факт экспорта металлопродукции.

Начальник бюро подготовки экспортных контрактов на дальнее зарубежье

• Обеспечивает своевременное оформление и представление в управление производственное и соответствующие цехи внутризаводских заказов на изготовление продукции на экспорт.

• Контролирует своевременное поступление предоплаты, расчеты за отгруженную за отгруженную металлопродукцию и подтверждение льгот по НДС при пересечении товаров границы Российской Федерации, принимает необходимые меры.

• Обеспечивает своевременное оформление писем на открытие экспортных заказов.

• Ведет переписку по заключению договоров с портами и экспедирующими организациями по перевозке грузов, передает в инофирмы документы, оговоренные в контрактах, под оплату.

• Организует работу по представлению фирмами-покупателями товаросопроводительных документов, подтверждающих выбытие товаров за пределы СНГ (коносаменты).

• Осуществляет руководство работниками бюро.

Эксперт бюро подготовки экспортных контрактов на дальнее зарубежье

• Осуществляет предконтрактную проработку, оформление контрактов, передачу оформленных контрактов в финансово-экономическое бюро.

• Оформляет внутризаводские заказы на изготовление продукции на экспорт.

• Оформляет необходимую отгрузочную документацию.

• Своевременно оформляет письма на открытие экспортных заказов.

• Комплектует товаросопроводительные документы, подтверждающие выбытие товаров за пределы СНГ (коносаменты), для представления фирмам-покупателям.

• Анализирует работу подразделений по выполнению экспортных заказов.

Начальник бюро по ближнему зарубежью, импорту и декларированию

• Обеспечивает своевременное оформление и представление в управление производственное и соответствующие цехи внутризаводских заказов на изготовление продукции на экспорт.

• Обеспечивает эффективность поставок металлопродукции на экспорт.

• Контролирует своевременное поступление предоплаты, расчеты за отгруженную за отгруженную металлопродукцию и подтверждение льгот по НДС при пересечении товаров границы Российской Федерации, принимает необходимые меры.

• Обеспечивает своевременное оформление писем на открытие экспортных заказов.

• Ведет переписку по заключению договоров с портами и экспедирующими организациями по перевозке грузов, передает в инофирмы документы, оговоренные в контрактах, под оплату.

• Организует работу по представлению фирмами-покупателями товаросопроводительных документов, подтверждающих выбытие товаров за пределы СНГ (коносаменты).

Ведущий эксперт бюро по ближнему зарубежью, импорту и декларированию

• Осуществляет предконтрактную проработку, оформление контрактов, передачу оформленных контрактов в финансово-экономическое бюро.

• Обеспечивает эффективность поставок металлопродукции на экспорт.

• Оформляет необходимую отгрузочную документацию.

• Своевременно оформляет письма на открытие экспортных заказов.

• Ведет переписку по заключению договоров и передает Заказчику документы, оговоренные в контрактах, под оплату.

• Анализирует работу подразделений по выполнению экспортных заказов. [2]