Правила проверки первичных документов.

Проверка первичных документов заключается в контроле, проводимом на предмет соответствия документа установленным правилам. Первичные документы , поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме, содержанию, правильности арифметических вычислений.

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа – оформленный ненадлежащим образом документ может быть признан недействительным. Все предусмотренные формой документы должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать , что в целях налогообложения первичными документами являются не только накладные, счета фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи – приемки, гарантийные письма и пр.

При проверке по содержанию необходимо проконтролировать соответствие документов требованиям законодательных и нормативных актов .

Ошибки выявленные в результате проверки первичных документов, можно разделить на несколько групп:

• по причинам возникновения: небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

• по месту возникновения: в тесте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

• по значению: локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вносится лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписью тех же лиц, которые ранее подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляют следующим образом:

- одной тонкой чертой зачеркивают неправильный текст или сумму так, чтобы можно было прочитать исправленное;

- над зачеркнутым надписывают исправленный текст или сумму;

- на полях соответствующей строки делают оговорку «Исправленному верить» за подписью лиц, ранее подписавших документ, либо подтверждают подписью лица, производившего исправление, а также проставляют дату исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление производят на каждом экземпляре в отдельности.

После приемки информацию из первичного документа переносят в учетные регистры, при этом на самом документе ставят специальную отметку, исключающую возможность ее повторного использования.

Инвентаризация.

Достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности обеспечивается инвентаризацией имущества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация – (от лат. inventarium – опись имущества) периодическая проверка наличия числящихся на балансе организации ценностей, их сохранности и правильности хранения, обязательств и прав на получение средств, а также ведения складского хозяйства и соответствия данных учета реальности.¹

В соответствии с п. 1.4. «Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (Приложение к Приказу Министерства финансов РФ от 13.06.1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» ) Основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества;

• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

• проверка полноты отражения в учете обязательств;

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким – либо причинам.

Инвентаризация имущества и обязательств организации проводится путем подсчета, обмера, взвешивания. Инвентаризация является способом уточнения показателей учета имущества и обязательств.

В соответствии со ст. 12 гл. II Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ « О бухгалтерском учете» и на основании «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (в действующей редакции).:

1. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок , количество инвентаризаций в отчетном году, даты и сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой их них определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

2. Проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

__________________________________________________________________________________________¹ – А.Б. Борисов. Большой экономический словарь. Издание 2-е переработанное и дополненное. – М: Книжный мир, 2009.

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводится один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

• при смене материально ответственных лиц (на день приемки – передачи дел);

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при реорганизации или ликвидации организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;

• при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады);

• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;