Первичное наблюдение.
Основу функционирования хозяйственного учета составляет первичное наблюдение.
Оно охватывает:
оценку и критерии отбора фактов хозяйственной деятельности;
однозначное объявление объектов и событий, отражаемых в учете;
совмещение во времени оформления наблюдения и измерения фактов хозяйственной жизни;
способы контроля за наблюдением и передачей фактов хозяйственной жизни для дальнейшей обработки.
По результатам первичного наблюдения приступают к составлению документов. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета.
Документация.
Каждая запись на счетах бухгалтерского учета производится на основании первичных учетных документов фиксирующих факт совершения той или иной финансовой или хозяйственной операции. При этом первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если они:
составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должна содержать установленные действующим законодательством обязательные реквизиты);
подписаны лицом, уполномоченным на совершение таких действий.
Несоблюдение любого из первичных требований может послужить для работников контролирующих органов поводом усомниться в подлинности представленного им документа, следствием чего может стать исключение оформленных таким документом затрат из себестоимости выпускаемой продукции, возникновение споров по поводу правильности расчета налога на прибыль и других.
Как показывает практика, неправильное составление тех или иных документов (а тем более их отсутствие) – это одна из основных причин возникновения конфликтов с налоговыми органами, партнерами по бизнесу, собственными работниками. При отсутствии надлежащим образом оформленных документов организация сталкивается с необходимостью доказывать факт осуществления ею тех или иных финансово – хозяйственных операций (получения и отгрузки продукции, несения затрат производственного характера и т.п.) с помощью иных имеющихся в ее распоряжении документов, что в ряде случаев бывает затруднительно.
Поэтому практически перед каждым бухгалтером встают вопросы:
какие документы организация должна иметь в обязательном порядке и как из создать;
как оформить ту или иную операцию;
как заполнить конкретный документ и кто его должен подписывать;
на основании каких документов делаются те или иные проводки.
Требования к первичным учетным документам и общие правила их составления.
Термин «документ» (от лат. documentum – доказательство, свидетельство) в русский язык ввел Петр I , трактуя его как «письменное свидетельство и доказательство».
Терминология российского документоведения и ДОУ зафиксирована в государственном стандарте ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
«Документ» (документированная информация) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Такое определение термина «документ» содержал Федеральный закон от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»,, который в настоящее время утратил силу. В заменившем его Федеральном законе от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» термин «документ» не используется, а «документированная информация» определена как «зафиксированная на материальном носителе путем документирования с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель».
Документ- носитель юридической и экономической информации, отражающий динамику собственности (сведения о движении материальных ценностей и денежных средств). На основании документов производятся все записи в бухгалтерских регистрах. При налоговой проверке бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции либо о праве на ее совершение и служат одним из средств проверки правильности и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете. Поэтому одним из главнейших правил каждого бухгалтера должно быть: нет документа – нет операции (нет бухгалтерской проводки).
Каждый документ в зависимости от своего назначения заключает в себе определенную информацию и поэтому может выполнять только совершенно определенные функции.
Предписывающие
совершать какое - либо действие или ряд
действий (например: приказ на выплату
премии; платежное поручение на
перечисление денежных средств с
расчетного счета и др.).
Распорядительные
Подтверждающие
факт совершения определенных действий
и обоснованность их совершения (например:
авансовый отчет и др.).
Оправдательные
По
назначению
Заключающие
в себе функции как распорядительного,
так и оправдательного документа
(например: платежная ведомость, расходный
кассовый ордер) являющиеся, с одной
стороны, распоряжением на выплату
денежных средств из кассы определенным
лицам, а с другой – подтверждением
получения указанными лицами соответствующих
денежных сумм;
Комбинированные
Документы
предназначенные исключительно для
целей бухгалтерского учета,
конкретизирующие
или поясняющие в бухгалтерском учете
тех или иных фактов хозяйственной
деятельности либо их последствий
(например: бухгалтерская справка).
Документы
бухгалтерского оформления
Материальные
Отражают движение
ТМЦ
По
содержанию
хозяйственной
операции
Расчетные
Оформляют расчетные
взаимоотношения с партнерами по
возникшим обязательствам
Оформляют операции
с наличными и безналичными денежными
средствами
Денежные
По
степени обобщения учетной информации
Первичные
Составляют
в момент совершения хоз. операции
Сводные
Обобщают
учетную информацию из первичных
документов
Отражают
одну или несколько однородных хоз.
операций, совершаемых одновременно
По
способу охвата операций
Разовые
Накопительные
Регистрируют
и накапливают однородные хоз. операции,
совершаемые в разное время
По
числу учитываемых позиций
Односторонние
Содержат
одну учетную позицию
Содержат
две или более учетных позиций
Многосторонние
Внутренние
По
месту составления
Внешние
По
способу заполнения
Вручную
Автоматизированно
По
основанию носителя
Бумажные
Машинные
Документ подлинный – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Реквизитами (от лат. reguisitum – требуемое) называются обязательные элементы оформления официального документа (например: подпись, дата, регистрационный номер и т.д.) Для установления подлинности документа (идентификации информации) в нем необходим определенный набор реквизитов.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов УСОРД* и требования к их оформлению, а также требования к бланкам документов. Стандарт закрепляет состав реквизитов, которые могут быть использованы при составлении документов УСОРД. Всего реквизитов – 30.