9.5. Проектирование информационного обеспечения
Проектирование информационного обеспечения ИС включает в себя проектирование внемашинного и внутримашинного ИО. К процессам проектирования внемашинного информационного обеспечения относятся процессы проектирования системы документации и системы классификаторов. Процесс проектирования внутримашинного информационного обеспечения заключается в проектировании информационной базы и базы данных информационной системы.
Проектирование системы классификаторов ис
Система классификаторов предназначена для систематизированного представления объектов управления, необходимого для осуществления управленческого процесса. Поэтому она должна строиться на основании требований процесса и характера объектов управления (см. «Системы классификации и кодирования информации»).
Процесс управления можно разложить на четыре составляющие: планирование, учет, контроль и анализ. В соответствии с этими процессами управления к проектированию системы классификаторов предъявляются следующие требования.
1. Единство классификаторов для учета и планирования. При проведении контроля сопоставляются плановые и фактические данные, что требует использования в системах планирования и учета единых классификаторов.
2. Согласованность. Классификаторы взаимосвязанных объектов должны быть одинаковы или сопоставимы. Это дает возможность производить последовательное сквозное планирование, например, на основании бюджета затрат формировать бюджет закупок, а на основании бюджета закупок – бюджет платежей. Примерами основных цепочек классификаторов, которые необходимо согласовывать, являются:
виды дебиторов – виды доходов – носители затрат – для планирования и контроля продаж, расчетов с дебиторами и рентабельности видов продукции;
элементы затрат – виды материалов, услуг, оплаты труда – виды кредиторов – для планирования и контроля использования, закупки ресурсов и расчетов за них.
3. Привязка к центрам ответственности. Поскольку классификаторы описывают объекты управления, они должны соотноситься с субъектами управления – центрами ответственности, т. е. за каждой статьей должен быть закреплен центр ответственности, а каждому центру ответственности должен соответствовать набор статей классификаторов.
4. Нормализованностъ. Каждый объект учета должен быть представлен в одном классификаторе, а каждый классификационный признак – только один раз. Это упрощает учет и обеспечивает необходимую гибкость формирования отчетности. В теории БД подобная оптимизация количества позиций справочников называется нормализацией. Например, при использовании единого справочника «Статьи в разрезе элементов» при наличии 10 статей и 10 элементов получается справочник из 100 позиций. На его основе можно сформировать отчет «Статьи в разрезе элементов», но построить отчет «Элементы в разрезе статей» – сложно. Также непросто изменить или добавить дополнительный элемент – это придется сделать в каждой статье. Разделение на справочники статей и элементов позволяет избежать этих проблем.
5. Полнота и прозрачность. Позиции каждого классификатора в совокупности должны полностью описывать объект со степенью детализации, необходимой для контроля всех его значимых аспектов. Для этого достаточно, чтобы в классификаторе присутствовала позиция «Прочие», на которую приходилось бы не более 5% от общей суммы по всем позициям классификатора.
6. Однозначность и взаимоисключаемость. Каждая позиция классификатора должна однозначно описывать объект, при этом все статьи должны быть взаимоисключаемы: любая операция соотносится только с одной статьей. Этот принцип наиболее значим для учета. При этом название позиции следует сделать коротким (не более трех-четырех слов), иначе оно не будет помещаться в печатные и электронные формы. В случае если краткое наименование непонятно, соответствующие пояснения даются в методике. Например, если статья «Ремонт оборудования» разделяется на позиции «Текущий» и «Капитальный», в методике должно быть пояснено, чем именно отличаются эти виды ремонта.
Весь процесс разработки системы классификаторов для ИС можно разбить на четыре этапа, представленных на рис. 9.12.
Рисунок 9.12 – Этапы разработки классификаторов для ИС
На первом этапе выполняется два вида работ:
Определение состава, назначения и сферы действия классификаторов, используемых в системе. В целом перечень классификаторов определяется на основе анализа реквизитного состава первичных и результатных документов и выделения всей совокупности реквизитов-признаков. При этом выделяют классификаторы для однозначной идентификации объекта, для передачи информации на расстояние по каналам связи, для поиска и логической обработки первичной информации с целью получения и выдачи результатной информации, по сфере действия и т.д.
Определение состава исходных данных и требований к разрабатываемым классификаторам. К исходным данным, используемым в процессе проектирования классификаторов, относятся состав задач, для которых разрабатывается классификатор, состав объектов классификации и мощность исходного множества, состав признаков классификации и число значений каждого признака.
На втором этапе выполняется разработка основных критериев и принципов построения каждого классификатора, к которым относятся критерий отнесения того или иного объекта к конкретному классифицируемому множеству и степень охвата кодируемого множества объектов.
Принципы построения классификатора определяются структурой классификатора, т.е. количеством ветвей, выходящих из каждой классификационной группировки, количеством ступеней и числом уровней классификации.
Далее разрабатывается система взаимодействия классификаторов разных уровней и транслятор перехода от одного классификатора к другому.
Существуют следующие системы взаимодействия:
система равноправных классификаторов характеризуется тем, что на каждом уровне управления используется свой классификатор, а для получения или передачи информации из внешней среды используется соответствующий транслятор. Недостаток этой системы заключается в том, что чем больше количество потоков информации на входе, тем больше трансляторов следует разработать.
система приоритетных классификаторов применяется для предприятий одной отрасли. На каждом предприятии отрасли и на каждом уровне управления имеются локальные классификаторы. Обмен информацией осуществляется в терминах классификатора вышестоящего уровня. В результате уменьшается количество трансляторов, однако трудности возникают при передаче потоков информации между предприятиями, относящимися к разным отраслям.
система классификаторов-посредников применяется при межотраслевом управлении. На каждом объекте любого уровня управления обработка ведется в терминах своего локального классификатора, а обмен – в терминах одного классификатора-посредника. Преимущество такой системы заключается в том, что необходимо создать только один транслятор для каждого предприятия.
На третьем этапе определяется перечень решаемых задач, использующих классификаторы, выделяются классифицируемые объекты, определяется состав признаков классификации и значения признаков, производится лингвистическая обработка этих данных (удаление синонимов, омонимов, антонимов и др.), производится согласование используемой терминологии в
исходных данных с ГОСТами.
На четвертом этапе осуществляется построение эталонной и рабочей формы классификатора и системы ведения классификатора.
Эталонный классификатор должен быть согласован, отпечатан типографским способом и распространен всем пользователям для кодирования информации первичных документов.
Рабочие классификаторы наносятся на машинные носители, передаются пользователям и заносятся в файлы справочников БД для выполнения процедуры автоматического заполнения машинных форм первичных документов и для раскодирования результатной информации, получаемой после ее обработки.
К задачам, решаемым системой ведения классификатора, относятся актуализация классификатора, т.е. постоянное пополнение и изменение объектов классификации и кодирования, своевременное оповещение всех пользователей о происходящих изменениях, реструктуризация, или пересмотр структуры классификатора.
Все работы по проектированию классификаторов заканчиваются экспериментальной проверкой и внесением коррективов, утверждением, изданием и рассылкой классификаторов всем пользователям.