Тема 4 . Учет денежных средств

1. Учет кассовых операций.

2. Учет операций на расчетных счетах.

3. Учет операций на валютном и прочих счетах банка.

-1-

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу, помещение которого должно отвечать следующим требованиям:

- быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;

- иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

- закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

- оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;

- иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, который по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий.

- располагать исправным огнетушителем.

Ответственность за сохранность денежных средств в кассе возложена на кассира, который

- несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей;

- запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам;

- перед открытием помещения кассы и металлических шкафов обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

- во время совершения операций кассир должен запереть двери в кассу. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Запрещается также хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию.

Ответственность за правильность ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

В соответствии со ст.15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от 400 до 500 минимальных размеров оплаты труда.

Размер сумм наличных денег в кассе организации ограничен ли­митом, ежегодно устанавливаемым банком по согласованию с орга­низацией. Сверх установленных норм наличные деньги могут хра­ниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий в течение трех рабочих дней.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объема наличного денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности и сокращения перевозок ценностей.

Движение денежных средств в кассе оформляется унифицированными формами первичных документов. Прием в кассу наличных денежных средств осуществляют на основании Приходных кассовых ордеров, подписанных главным бухгалтером и кассиром. При этом выдается квитанция, подписанная главным бухгалтером и кассиром.

При полу­чении денег по чеку с расчетного счета выписывается приходный кассовый ордер, который регистрируется в журнале регистрации и на оборотной стороне корешка чека записываются номер и дата чека. Чек действителен в течение 10 дней с момента его выписки.

Выдаются наличные деньги по расходным кассовым ордерам, которые подписывают руководитель и глав­ный бухгалтер. Если на прилагае­мых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешаю­щая подпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые выписываются бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на компьютере. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Приходные и расходные кас­совые ордера документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кас­су лицом, выписавшим документ. Выдача денег по расходным кассовым ордерам производится кассиром при предъявлении получателем паспорта.

После завершения операции кассир обязан подписать расходный или приходный кассовые ордера вместе с приложенными к ним до­кументами, погасить их штампом или надписью; приходные доку­менты - "получено", расходные - "оплачено", с указанием числа, месяца, года.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Заработная плата, пособия, премии выплачиваются кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выпи­сывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по пла­тежной ведомости сумму.

Все приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале, с присвоением порядковых номеров последовательно с начало года и до конца года. Журнал регистрации построен таким образом, что по его дан­ным контролируется целевое назначение полученных и израсходо­ванных наличных денежных средств организацией, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Все поступления и выдачи наличных денег учитываются кассиром в кассовой книге, которая нумеруется, прошнуровывается, опечатывается сургучной (обычно круглой) печатью организации и подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через ко­пировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрыв­ными, они служат отчетом кассира. Подчистки и недоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются, исправления, сделан­ные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег. Кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с при­ходными и расходными кассовыми документами под расписку в кас­совой книге (на первом экземпляре). Кассовая книга ведется ежед­невно с расчетом остатка на конец каждого дня.

Для учета наличия и движения денежных средств организации используется активный счет 50 "Касса", которому могут быть открыты 3 субсчета:

- операционная касса;

- касса организации;

- денежные документы.

Сальдо счета показывает остаток свободных денег организации на начало отчетного периода; обо­рот по дебету - поступившие в кассу наличные, а по кредиту - выданные наличные.

Регистром синтетического учета кассовых операций является ж/о №1. Кассовые операции, записанные по кре­диту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 1а. Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводит­ся одна строка независимо от периода, за который составлен кас­совый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведо­мости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

Операции по движению наличных денег в кассе:

1. Поступили с расчетного счета в кассу наличные деньги для выплаты зарплаты:

Дт сч. 50 «Касса»

Кт сч. 51 «Расчетный счет» ∑ 150000 руб.

2. Выдан аванс подотчетному лицу на командировочные расходы:

Дт сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт сч. 50 «Касса» ∑ 25000 руб.

3. Выдана из кассы зарплата работникам:

Дт сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кт сч. 50 «Касса» ∑ 150000 руб.

4. Возвращена в кассу неизрасходованная подотчетная сумма:

Дт сч.50 «Касса»

Кт сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ∑ 450 руб.

5. Оприходованы излишки наличных, выявленные в процессе инвентаризации:

Дт сч. 50 «Касса»

Кт сч. 91 «Прочие доходы и расходы» ∑ 1500 руб.

6. Отражена недостача наличных, выявленная в процессе инвентаризации:

Дт сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кт сч. 50 «Касса» ∑ 500 руб.

7. В кассу внесена кварплата:

Дт сч. 50 «Касса»

Кт сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» ∑ 2200 руб.

В кассе организации могут храниться не только наличные де­нежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, яв­ляющиеся бланками строгой отчетности.

К денежным документам относятся путевки в дома отдыха и санатории, почтовые марки, марки госпошлины, единые и про­ездные билеты (трамвайные, троллейбусные, автобусные).

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные и полученные авиабилеты и др.). Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на приобретение.

-2-

Каждая организация вправе открывать в любом банке расчетные счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.

Для открытия расчетного счета организация предоставляет в банк следующие документы:

1. Заявление на открытие счета по специальной форме;

2. Карточка с образцами подписей руководителя и гл. бухгалтера с оттиском печати(в 2-х экземплярах);

3. Решение городской администрации о создании организации;

4. Копия устава, договора аренды, документа на право пользования землей и других документов.

С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды.

Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных требований) или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков).

Исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, суда или финансовых органов. В бесспорном порядке со счетов организации списывают платежи, не внесенные в срок в государственный бюджет, внебюджетные фонды, фонды социального назначения, за таможенные процедуры, платежи по исполнительным и приравненным к ним документам.

В безакцептном порядке оплачивают счета энерго-, теплоснабжающих и водопроводно - канализационных организаций.

При недостаточности денежных средств на счете списание денежных средств со счета осуществляется в последовательности, определенной Гражданским кодексом РФ (ст.855).

Ежедневно или в другие сроки, установленные по соглашению с организацией, банк выдает ей выписки из его расчетного счета с приложением оправдательных документов. В выписке указывают начальный и конечный остатки на расчетном счете и суммы операций, отраженных на расчетном счете. Бухгалтерия проверяет правильность сумм, указанных в выписке, и при обнаружении ошибки немедленно извещает об этом банк. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки.

Денежные средства предприятия, хранящиеся на расчетных счетах, учитывают на синтетическом счете 51 "Расчетные счета". В дебет этого счета записывают поступления денежных средств на расчетный счет, а в кредит - уменьшение денежных средств на расчетном счете. Основанием для записей по расчетному счету служат выписки банка с приложенными к ним оправдательными документами.

Регистром синтетического учета является журнал-ордер № 2, а аналитического – ведомость 2а, открываемая к нему.

Операции по движению денежных средств на расчетном счете:

1. На расчетный счет поступила выручка от покупателя за проданную продукцию:

Дт сч. 51 «Расчетный счет»

Кт сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» ∑ 1200000 руб.

2. На расчетный счет поступил краткосрочный кредит банка:

Дт сч. 51 «Расчетный счет»

Кт сч. 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам» ∑ 500000 руб.

3. С расчетного счета перечислен долг поставщику за поставленное сырье:

Дт сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кт сч. 51 «Расчетный счет» ∑ 300000 руб.

-3-

Организация имеет право открывать валютный счет на терри­тории РФ в любом банке, уполномоченном Центральным банком на проведение опе­раций с иностранными валютами.

Для обобщения информации о наличии и движении средств в ино­странной валюте используют счет 52 «Валютные счета». По дебету этого счета отражают поступление денежных средств на валютные счета организации, а по кредиту - списание денежных средств с ва­лютных счетов. Операции по валютным счетам отражаются на осно­вании выписок банка и приложенных к ним денежно-расчетных до­кументов. Суммы, ошибочно отнесенные в дебет или кредит валют­ных счетов и обнаруженные при проверке выписок банка, отражают на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям».

Аналитический учет по счету 52 ведут по каждому счету, откры­тому в учреждениях банка для хранения денежных средств в иностранных валютах.

К счету 52 «Валютные счета» открывают следующие субсчета:

1 «Транзитные валютные счета»;

2 «Текущие валютные счета»;

3 «Валютные счета за рубежом».

Субсчет 52-1 «Транзитные валютные счета» открывается для за­числения в полном объеме поступлений в иностранной валюте.

С кредита счета 52-1 «Транзитные валютные счета» иностранная валюта списывается в дебет счета 52-2 «Текущие валютные счета», который предназначен для хранения средств оставшихся в распоряжении организации.

С кредита счета 52, субсчет 2 «Текущие валютные счета», валю­та списывается в безналичном и наличном порядке.

Снятие наличной иностранной валюты со счета 52, субсчет 2 «Те­кущие валютные счета», разрешается на оплату расходов, связанных с командировочными расходами работников за рубежом.

Субсчет 52.3 используется в том случае, если предприятие открывает валютный счет в зарубежных банках, с учетом полученного разрешения в ЦБ РФ.

На счете 55 "Специальные счета в банках" учитывают наличие и движение денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранных валютах, находящихся в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и специальных счетах, а также движение средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению. К счету 55 могут быть открыты следующие субсчета:

55-1 "Аккредитивы";

55-2 "Чековые книжки";

55-3 "Депозитные счета" и др.

Аккредитивная форма расчетов применяется в двух случаях: когда она установлена договором и когда поставщик переводит покупателя на эту форму расчетов в соответствии с положениями о поставках продукции производственно - технического назначения и товаров народного потребления. Особенность аккредитивной формы расчетов в том, что оплату платежных документов производят по месту нахождения поставщика сразу после отгрузки им продукции.

Аккредитив - это условное денежное обязательство, принимаемое банком - эмитентом по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку произвести такие платежи. Порядок расчетов по аккредитиву устанавливается в основном договоре, в котором отражаются основные условия (наименование банков, получатель средств, сумма аккредитива, его вид, сроки действия, способ извещения получателя средств об открытии аккредитива, полный перечень и точная характеристика документов, представляемых получателем средств, и др.).

Аккредитив предназначен для расчетов с одним получателем средств. Условиями аккредитива может быть предусмотрен акцепт уполномоченного плательщиком лица.

Выплаты по аккредитиву производят в течение срока его действия в банке поставщика в полной сумме аккредитива или по частям против представленных поставщиком реестров счетов и транспортных или приемно - сдаточных документов, удостоверяющих отгрузку товара. Реестры счетов должны сдаваться поставщиком в обслуживающее его учреждение банка, как правило, на следующий день после отгрузки (отпуска) товара.

Аккредитив учитывают на счете 55 "Специальные счета в банках", субсчет 1 "Аккредитивы".

Аккредитив может быть выставлен за счет собственных средств и за счет банковского кредита. В первом случае выставление аккредитива оформляют следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 55 "Специальные счета в банках", субсчет 1 "Аккредитивы", Кредит счета 52 "Расчетные счета".

Когда аккредитив выставляют за счет банковского кредита, составляют следующую запись:

Дебет счета 55 "Специальные счета в банках", субсчет 1 "Аккредитивы", Кредит счета 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам".

Оплату счетов поставщиков с аккредитивного счета оформляют следующей записью:

Дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит счета 55 "Специальные счета в банках", субсчет 1 "Аккредитивы".

Остаток неиспользованного аккредитива возвращают организации - покупателю и зачисляют на расчетный счет, если аккредитив выставлен за счет собственных средств, или перечисляют в погашение задолженности по ссуде, если аккредитив выставлен за счет банковского кредита.

Расчеты чеками. Расчетный чек содержит письменное поручение владельца счета (чекодателя) обслуживающему его банку на перечисление указанной в чеке суммы денег с его счета на счет получателя средств (чекодержателя). Данная форма расчетов в последние годы все шире используется при одногородних расчетах (особенно для расчетов с транспортными организациями). Порядок и условия использования чеков в платежном обороте регулируются Гражданским кодексом РФ, а в части, им не урегулированной, другими законами и устанавливаемыми в соответствии с ними банковскими правилами.

При поступлении товаров (оказании услуг) плательщик выписывает чек из книжки и передает представителю поставщика или подрядчика, который становится чекодержателем. Чекодержатель представляет выписанный чек в свое учреждение банка, как правило, на следующий день со дня выписки, для зачисления денег на его расчетный счет.

Депонирование средств при выдаче чековых книжек у плательщика учитывается на счете 55 "Специальные счета в банках", субсчет 2 "Чековые книжки", с кредита счетов 51 "Расчетные счета", 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" и других подобных счетов. По мере оплаты задолженности чеками их списывают с кредита счета 55 в дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и других счетов. Суммы по чекам, выданным, но не оплаченным банком (не предъявленным к оплате), остаются на счете 55-2.

Суммы оставшихся неиспользованных чеков и возвращенных в банк списывают с кредита счета 55, субсчет 2, в дебет счетов 51, 52, 66 или других счетов.

Аналитический учет по субсчету 55-2 ведут по каждой полученной чековой книжке.

На субсчете 55-3 "Депозитные счета" учитывают движение средств, вложенных организацией в банковские и другие вклады. Перечисление денежных средств во вклады отражают по дебету счета 55 и кредиту счета 51 "Расчетные счета" или 52 "Валютные счета". При возвращении кредитной организацией сумм вкладов производят обратные бухгалтерские записи.

Аналитический учет по субсчету 55-3 "Депозитные счета" ведут по каждому вкладу.

На отдельных субсчетах счета 55 учитывают движение обособленно хранящихся в банке средств целевого финансирования (поступивших бюджетных средств); средств, поступивших на содержание специальных учреждений от родителей и других источников; средств на финансирование капитальных вложений, аккумулируемых и расходуемых организацией с отдельного счета.

Филиалы, представительства и иные структурные единицы, входящие в состав организации и выделенные на самостоятельный баланс, которым открыты текущие счета в местных учреждениях банков для осуществления текущих расходов, отражают на отдельном субсчете к счету 55 движение указанных средств.

Наличие и движение средств в иностранных валютах учитывают на счете 55 обособленно.

Аналитический учет по данному счету должен обеспечить получение данных о наличии и движении денежных средств в аккредитивах, чековых книжках и т.п. на территории страны и за рубежом.