Порядок выполнения работы

В лабораторной работе №1 все студенты выполняют одну и ту же последовательность действий.

Запустить приложение Access, создать файл БД, сохранив его в указанном преподавателем месте под именем в виде <Группа>_<Вариант>_<Фамилия>. Группу писать слитно, без дефиса, вариант писать в двузначном формате (например, СУ61_03_Иванова, СУ71_10_Петров). Этот файл будет необходим в последующих лабораторных работах. Не теряйте его!

Ознакомиться с основными элементами интерфейса Access.

Контрольные вопросы

1. Что такое база данных и СУБД? Каковы основные функции СУБД?

2. Что такое реляционное представление данных? Какими свойствами обладают реляционные таблицы?

3. Что такое поле и запись в таблице? В чём их главное отличие от строк и столбцов в Excel?

4. (*) Возможно ли, что содержимое документа Word при соблюдении определённых условий можно будет считать базой данных? Ответ пояснить.

5. Какие виды полей (данных) вы знаете? Расскажите про каждый из них.

6. Какие существуют преимущества и недостатки реляционной модели данных перед ранними моделями?

7. Какие типы СУБД вы знаете? К какому из них относится Access?

8. Что такое объекты в СУБД? Какие типы объектов существуют в Access? Дайте описание одному из них.

9. Перечислите сходства и различия в интерфейсе Access по сравнению с интерфейсами Excel и Word.

10. Какие режимы при работе с любой базой данных вы знаете? Для кого предназначен каждый из них?

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №2 Структуры хранения данных. Таблицы

Цель работы

Знакомство с мастером таблиц и с конструктором таблиц; создание таблицы, изучение типов полей и других их свойств; внесение данных в таблицу.

Описание

Парадигма данных

Формат данных – это вид представления данных. В СУБД одни и те же данные в общем случае по-разному

• вводятся,

• хранятся,

• отображаются.

Рассмотрим это утверждение на примере даты 12 сентября 1999 года. Нам нужно, чтобы она была напечатана (отображена) в отчёте именно в таком формате. Но вручную вводить для каждого поля каждой записи дату в таком длинном формате очень проблематично: долго и чревато ошибками при вводе. Поэтому, для ввода данных может быть использован следующий формат: 12.9.99.

СУБД прочитает эту дату, распознает её (что 12 – это число, 9 – месяц сентябрь, а 99 – 1999-й год), и будет хранить уже в своём формате (о способе внутреннего хранения дат см. ниже). Когда потребуется, СУБД извлечёт требуемую дату и отобразит её в нужном формате.

Аналогично и с другими данными. Нам важно лишь помнить 2 вещи. Во-первых, что это одни и те же данные, и смена формата ввода или отображения данных происходит без изменения самих данных. А затраты на смену одного лишь формата ничтожно малы. Во-вторых, в ряде случаев форматы ввода, хранения и отображения совпадают (полностью или почти полностью), как, например, с данными текстового типа (см. ниже).

Свойства полей. Обзор

Как уже было сказано выше, поле – это основной элемент структуры таблицы, обладающий некоторым набором свойств. Сначала рассмотрим основные свойства полей, таблица 1.

Таблица 1 – Некоторые свойства полей

Свойство поля	Краткое описание	Ассоциируемые типы данных
Имя поля	Уникальный атрибут поля	Все без исключения
Подпись	Название в заголовке поля в режиме ввода данных	Все без исключения
Тип данных	См. ниже	Все без исключения
Размер поля	См. ниже	Все без исключения
Формат поля	Задание представления вида поля, которое будет выводиться на экран либо печать ПОСЛЕ редактирования данных в поле с помощью текстовых констант. Не влияет на сами значения данных!	Все перечисленные в таблице 2
Маска ввода	Задание представления вида поля с целью контроля ВО ВРЕМЯ ввода данных с помощью текстовых констант. Не влияет на сами значения данных!	Текстовый, Числовой, Дата/время, Денежный
Значение по умолчанию	Значение, автоматически добавляемое в поле при вставке новой записи	Все перечисленные в таблице 2, кроме типа Счётчик
Обязательное поле	Является ли заполнение этого поля обязательным или нет?	Все перечисленные в таблице 2, кроме типа Счётчик
Индексированное поле	Требуется ли индексация для данного поля, которая ускорит поиск значений, но замедлит обновление. Здесь же возможно контролировать повторяющиеся значения	Все перечисленные в таблице 2
Число десятичных знаков	Число знаков справа от десятичного разделителя	Числовой (дробный), денежный

Уникальным свойством любого поля является его имя. При выборе имен полей надо придерживаться правил, ограничивающих допустимые имена объектов Access. Имена должны содержать не более 64 символов и могут включать любые комбинации букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного знака (`), квадратных скобок ([ ]) в любом месте и парных кавычек (" ") в середине имени. Отметим, что имя не должно начинаться с пробела.

С целью меньшей вероятности всевозможных проблем в будущем рекомендуется ограничиться лишь комбинацией из букв, цифр и символа подчёркивания ( _ ), без пробелов внутри. Например, имя поля Код города можно записать как КодГорода. Разумеется, одна таблица не может содержать несколько полей с одинаковыми именами, поскольку СУБД обязана отличать поля друг от друга.

Кроме имени, у поля есть еще свойство Подпись. Подпись – это та информация, которая отображается в заголовке столбца. Её не надо путать с именем поля, хотя если подпись не задана, то в заголовке отображается имя поля. Разным полям в таблице можно задать одинаковые подписи. Это не помешает работе компьютера, поскольку поля при этом по-прежнему сохраняют разные имена. Однако делать этого настоятельно не рекомендуется, так как такие дубликаты привносят путаницу.