Особенности интерфейса

После запуска Access по умолчанию не создается новый файл базы данных, как в Word и Excel. Следует помнить, что без его создания невозможно продолжить работу с Access в отличие от работы в Word и Excel, где можно сначала модифицировать созданную по умолчанию документ или книгу, а уже потом сохранить. Эта особенность связана с тем, что всю вводимые данные Access сразу заносит в файл БД на диск. Поэтому сохранять сами данные в БД во время или после работы с ней не нужно. А вот сохранять структуру всех объектов необходимо. В Word и в Excel же сначала абсолютно все изменения находятся в оперативной памяти. И лишь при сохранении вручную или автосохранении они записываются на диск. При этом, в случае если не было перезапуска самого приложения, остаётся возможность для отмены всех видов изменений.

Сходство между Access и Excel очевидны. Это, прежде всего, табличная организация данных и типизированность ячеек таблицы. Кроме того, все приложения Office одной версии имеют похожий интерфейс пользователя касательно общих команд (создать, открыть, сохранить, отменить и т.п.).

Расширение, присваиваемое по умолчанию базе данных, созданной в Access 2003 – mdb, в Access 2007 – accdb. По умолчанию приложение самостоятельно называет файл db1.mdb (db1.accdb), если пользователь забыл это сделать.

Режимы работы с бд

С организационной точки зрения в работе с любой базой данных есть два разных режима: проектировочный и эксплуатационный. Разработчик базы имеет право создавать в ней новые объекты (например, таблицы), задавать их структуру, менять свойства полей, устанавливать необходимые связи, проверять свою СУБД на тестовом наборе данных и т.д. Он работает как с данными, так и со структурой базы и имеет полный доступ во все объекты СУБД. У одной базы может быть один или несколько разработчиков.

Пользователь базы – это лицо, которое наполняет ее информацией с помощью форм, обрабатывает данные с помощью запросов и получает результат в виде результирующих таблиц или отчетов. У одной базы могут быть миллионы пользователей, и, конечно, доступ к структуре базы для них закрыт.

Для работы с объектами в Access имеется три команды: «Открыть», «Конструктор» и «Создать». С их помощью и выбирается режим работы с базой.

Команда «Открыть» открывает избранный объект в эксплуатационном режиме. Если это таблица, то можно просмотреть её содержимое, внести новые записи или изменить те, что были внесены ранее. Двойной щелчок по объекту в списке аналогичен нажатию этой кнопки.

Команда «Конструктор» также открывает избранный объект, но в проектировочном режиме. Она открывает структуру объекта и позволяет править не содержимое, а устройство изнутри. Если это таблица, то правится не данные в ней, а сама структура таблицы – имена полей и их атрибуты. Если это форма, то в ней можно изменять или создавать элементы управления. Очевидно, что этот режим служит не для пользователей базы, а для ее разработчиков.

Команда «Создать» служит для создания новых объектов. Она также предназначена для разработчиков базы. Таблицы, запросы, формы и отчеты можно создавать несколькими разными способами: автоматически (только для форм и отчётов на основе одной таблицы или одного запроса), с помощью мастера или вручную, в режиме конструктора. Таким образом, команду «Конструктор» можно активизировать и через команду «Создать». О достоинствах и недостатках этих методов мы поговорим при более подробном рассмотрении каждого типа объектов в Access.

Следует подчеркнуть, что одновременно объект может быть открыт только в каком-либо одном из режимов.