3. Закупівля товарів

Оптова закупівля товарів — важлива складова частина комерційної роботи торговельного підприємства. Оптові закупки можуть вести оптові та роздрібні торговельні підприємства, незалежно від форми власності. Для торговельних підприємств оптові закупки дають можливість сформу- вати необхідний асортимент товарів, здійснювати вплив торгівлі на вироб- ництво відповідно до вимог споживчого попиту. Правильно організовані оптові закупки товарів є важливою умовою для нормального функціону- вання підприємства, виконання намічених планових завдань, створення оптимальних товарних запасів. Широт повнота асортименту товарів у роздрібній мережі, ступінь задоволення попиту населення, забезпеченість товарами багато в чому залежать від процесу закупівельної діяльності тор- говельного підприємства, його фінансового стану.

Кожне торговельне підприємство самостійно повинно правильно, раціонально організовувати процес закупівельної роботи, активно вести пошук джерел закупки товарів.

На процес організації оптових закупок впливають різні фактори (рис.3.2).

Рис. 3.2. Фактори, які впливають на процес організації оптових закупок

Увесь процес закупівельної роботи складається з попередніх, власне закупівельних та завершальних комерційних операцій щодо закупівель. До попередніх операцій щодо закупівель належать:

• вивчення споживчого попиту;

• вивчення джерел закупівлі та постачальників товарів;

• визначення необхідного обсягу закупівлі товарів;

• складання комерційної пропозиції (прайс-листів) для пошуку постачальників;

• розробка переддоговірних вимог до постачальників та умов по- стачання;

185

• розробка типового зразка (проекту) договору;

Власне закупівельні операції включають:

• проведення комерційних переговорів, узгодження умов, що сто- сується договору;

• укладання договору на постачання товарів;

• уточнення обсягу та розгорнутого асортименту товарів, які до- ставлятимуться, узгодження специфікації;

• постачання та прийомка товарів.

До завершальних операцій із закупівель відносяться:

• оцінка діяльності постачальника;

• оперативний контроль за постачанням товарів та виконанням договорів;

• оформлення та пред’явлення штрафних санкцій за порушення умов договорів.

Це елементи закупівельної діяльності як комплекс комерційних операцій. Такі операції повинні виконуватися з урахуванням еко- номічної ефективності роботи підприємств. Це досягається шляхом чіткого планування та раціональної організації усього процесу оптових закупівель товарів.

Важливе значення в організації оптових закупок має визначення по- треби у товарах, обсягу закупки відповідно до попиту населення, визначен- ня строків та частоти доставки партій товарів, забезпечення ритмічності та безперервності постачання товарів від постачальників. Вирішення цих за- вдань вимагає від комерційних працівників всебічного вивчення попиту на- селення та обгрунтування замовлень на закупівлю товарів. У зв'язку з цим торговельні підприємства повинні вивчати споживчий попит. Матеріали вивчення попиту необхідно використовувати у закупівельній роботі.

При організації оптових закупівель слід дотримуватись таких вимог.

1. вести закупівлю товарів на підставі матеріалів вивчення попи- ту покупців;

2. закуповувати товари у необхідному обсязі та асортименті з тим, щоб виконати плановані завдання з товарообороту, підтримувати відповідний рівень товарних запасів;

3. забезпечувати регулярність товаропостачання шляхом укріплення та розвитку господарських зв'язків з постачальниками;

4. за необхідністю виявляти можливості додаткових закупівель потрібних товарів на підставі укладання договорів або в порядку однора- зових комерційних угод;

5. вивчати не тільки існуючих постачальників, а й вести пошук нових потенційних джерел закупівлі товарів;

6. контролювати хід доставки за строками, асортиментом та якістю продукції, дотримуватись встановлених графіків відвантаження та централізованої доставки товарів;

186

7. вимагати від постачальників постійного оновлення асортимен- ту товарів, підвищення їхньої якості, включення до постачання нових видів товарів.

Велике значення в організації оптових закупівель належить опто- вим підприємствам. З їхньою допомогою здійснюється перетворення ви- робничого асортименту у торговий для постачання роздрібної торго- вельної мережі. Залежно від того, у якому обсязі та асортименті закупо- вують оптовики, залежатиме й постачання товарів у магазини, ступінь ритмічності товаропостачання, рівень культури торговельного обслуго- вування покупців, ступінь виконання планового завдання з роздрібного товарообороту.

Успішна організація оптових закупівель пов’язана з напруженою роботою комерційної служби оптових підприємств, яка повинна вивча- ти джерела закупівель та постачальників товарів, споживчий попит та торгову кон’юнктуру, вести комерційні переговори, укладати договори, забезпечувати планомірну доставку товарів, вести оперативний облік за- купівель та контроль за виконанням договірних зобов’язань.

Виконання цих функцій комерційною службою оптового підприємства повинно здійснюватись таким чином, щоб у кінцевому підсумку досягалась економічна ефективність роботи не тільки даного оптовика, а й роздрібних торговельних підприємств, що обслуговують- ся. Це досягається за рахунок планування та раціональної організації усіх комёрщйних операцій щодо оптової закупівлі товарів.

Здійснюючи закупівлю товарів, оптові торговельні підприємства активно впливають на постачальників, збільшуючи виробництво товарів та розширюючи асортименту виробів, що користуються підвищеним по- питом у покупців, впроваджуючи у виробництво нові моделі, фасони, підвищуючи їх якість.

Організація оптових закупівель товарів у промисловості та інших підприємств для подальшого продажу роздрібним торговцям є основ- ною функцією оптової торгівлі.

Комерційні операції оптових торговельних підприємств за спря- муванням можна поділити на дві групи:

1. комерційні операції із закупівлі товарів;

2. комерційні операції з оптового продажу покупцям.

Комерційні операції із закупівлі товарів відображають зв’язок оп- тового підприємства з постачальниками-виробниками. Комерційні опе- рації з оптового продажу відображають зв’язок оптового торговельного підприємства з роздрібною торгівлею. Це випливає з посередницьких функцій оптової торгівлі.

Фахівець із закупівель товарів для торговельного підприємства по- винен мати високу кваліфікацію, великий обсяг знань з комерції, прий- мати на себе відповідальність за закупівлю товарів відповідних категорій

187

або груп товарів. Фахівець повинен знати не тільки про товари, а й про місця, де продаються ці товари, групи покупців (споживачів), які обслу- говуються. Число закупівельників для торговельного підприємства виз- начається відповідно до його розміру та масштабів діяльності.

Закупівельники, що працюють у сфері торгівлі, повинні бути доб- ре проінформовані про стан ринку. Най важливішими джерелами ринко- вої інформації є: торгові професійні видання; довідники; щоденні газети для споживачів; торгові агенти, мерчандайзери, комівояжери; внутрішня корпоративна інформація; виставки, ярмарки; конференції, семінари, наради; Інтернет.

Торгові професійні видання містять детальну інформацію про різні категорії і нові продукти, товарознавчий і демонстраційно-реклам- ний матеріал, статті, присвячені новим ідеям у сфері торгівлі, компе- тентні точки зору професіоналів. Інформація з описом діяльності інших фірм, що публікується у різних торгових виданнях, може стати досить цінною для фахівців вищого рівня. Новини про компанії, об’єднання та звіти про їхню діяльність, наміри і перспективи розвитку часто містять ідеї, які можуть стати корисними у роботі даного підприємства.

Фінансові та комерційні газети забезпечують у своїх матеріалах широке охоплення товарних позицій, цінового діапазону, закупівельни- ки товарів отримують також інформацію про нові види товарів, знижки, що надаються для їх просування на ринок, нові тенденції у бізнесі. Деякі газети друкують періодичні звіти, у яких часто висвітлюються позиції торгових марок різних виробників та дистриб'юторів на даному ринку. Закупівельники можуть консультуватися з керівниками дослідницьких відділів у редакціях провідних газет з тих чи інших питаннях.

Багато закупівельників використовують довідники, у яких зібра- но інформацію щодо пропозицій товарів виробників і оптових компаній продовольчих товарів та промислової продукції.

Щоденні газети, що видаються для споживачів, можуть слугувати важливим джерелом інформації, потрібної для закупівлі товарів. Деякі газети часто публікують такі відомості, як ринкові ціни на молоко, м’ясо, яйця, вершкове масло, овочі і фрукти, борошно. Нерідко ділові колонки цих газет містять корисну інформацію про споживачів. Звертається ува- га на те, які види Товарів у даний час найбільше цікавлять споживача, що особливо важливо для закупівельника. Рекламні товари, що пропонують конкуренти, забезпечують закупівельника інформацією про існуючу конкуренцію. Публікації про короткострокові та довгострокові прогнози погоди можуть допомогти йому у плануванні закупівель сезонних то- варів (безалкогольних напоїв, соків, морозиво).

Різні торгові агенти здійснюють співробітництво із закупівельни- ками, вивчають попит споживачів, збирають ринкову інформацію. Ко- рисно ознайомитися з результатами звітів та дослідженнями.

188

Якщо йдеться про внутрішню корпоративну інформацію, за- купівельний слід проаналізувати дані про обсяг і структуру продаж то- варів за попередній період, постачання та ступінь виконання договорів, стан запасів на складах та у торговельному залі, технологічне оснащення для зберігання швидкопсувних товарів. Ця інформація потрібна для визначення обсягів замовлень товарів, частоти завезення.

Із збільшенням потоку інформації після введення в експлуатацію комп’ютерної системи сканування товарів на базі штрих-коду за- купівельник товарів отримує більш змістовні дані про товари, які відсутні у даний час, способи придбання товарів покупцями у магазинах, популярність серед покупців тих чи інших видів товарів, а також іншу інформацію для його роботи.

Основна складова закупівельної функції — це вибір джерел за- купівель. Для цього кожний закупівельник складає базу даних про всі джерела поставок із зазначенням: якості товарів; ціни; умов поставок; послуг, що надаються; реєстраційних записів про продаж новинок і нові торгові марки; рекламну підтримку. Ця інформація необхідна для прий- няття рішень щодо закупівлі.

Джерела закупівель продовольчих товарів: фермерські госпо- дарства, агрофірми; оптові торговці, дистриб'ютори; птахофабрики; тва- ринницькі ферми; кооперативи, підприємства системи споживчої коопе- рації; товарні біржі; підприємства харчової, молочної промисловості, рибного господарства; продовольчі ринки; дрібні оптовики типу cash & carry; власне виробництво, що належить торговельним мережам; імпортні поставки.

Джерела закупівель непродовольчих товарів: підприємства лег- кої промисловості; підприємства галузей важкої промисловості, які ви- пускають вироби культурно-побутового і господарського призначення; оптові торговці, дрібні оптовики, посередники; товарні біржі; підприємства місцевої промисловості, залучення в оборот виробів ху- дожніх промислів; продукція індивідуальних підприємців; промислові товари, що приймаються на комісію через комісійні магазини або окремі відділи (секції) роздрібних підприємств; імпортні поставки.

Спеціалістам із закупівель необхідно постійно шукати нові джере- ла для придбання товарів нового типу або для заміни тих постачаль- ників, які вже не задовольняють вимогам торговця.

Для більшості видів товарів є багато джерел постачання, але було б непрактично і невиправдано замовляти товари у широкого кола постачаль- ників. Тому закупівельник повинен підбирати ті із них, які можуть пропо- нувати не тільки продукти, а й необхідні послуги за прийнятною ціною.

При виборі джерела поставок велике значення мають:

1. Фактор продукту. Уся продукція, що закуповується для допов- нення товарного запасу, повинна бути сумісна з точки зору ціни, якості

189

і зовнішнього вигляду з іншими товарами даного магазину. Товари з фірмовою упаковкою повинні мати здатність до "самопродажу", тобто мати виграшний вид. Товар повинен бути прийнятний для постійних покупців магазинів і надходити у достатній кількості.

2. Фактор ціни. Зазвичай підбирається той постачальник, який пропонує найнижчі ціни і найкращі умови продажу товару.

3. Фактор послуги. Послуги, що пропонуються, враховуються при виборі джерела постачання. Для закупівельника важливо, щоб усі дже- рела надходження товарів були надійні, тобто потрібна підтримка якості послуг, суворе дотримання графіку поставок і виконання умов усіх узго- джень щодо послуг, які надаються.

Послуги зі збуту товарів, такі як проведення рекламних заходів, надання рекламних плакатів, оголошень, покажчиків та інших засобів, що використовуються у касовій зоні, а також послуги з організації дегу- стацій товарів у магазині необхідні для розширення продажів, підвищен- ня іміджу торгових марок і торговельних підприємств у цілому. Фактор послуг сприяє реалізації товарів.

Рівень закупівельної діяльності та обслуговування у системі това- ропостачання залежить також від таких факторів:

• швидкість виконання замовлення (час від відправки замовлення до отримання товару);

• можливість термінової доставки товару на спеціальне замовлен- ня;

• готовність прийняти назад поставлений товар, якщо в ньому ви- явлений дефект, і якомога швидше замінити його на добро- якісний;

• забезпечення різної партіонності відвантаження на бажання по- купця, вміння скористатись найзручнішим видом транспорту;

• високоефективна служба сервісу;

• добре поставлена складська мережа;

• достатній рівень товарних запасів;

• рівень цін, за якими надаються послуги.

Планування закупівель складається з таких етапів: збір інфор- мації; аналіз потреби і можливостей (постачальника і покупця); вибір стратегії закупівлі та форм товаропостачання; визначення методу за- купівель; оперативні рішення, пов'язані з процесом товаропросування; контроль; аналіз ходу виконання поставок згідно з договорами і графіка- ми завезення; управління товарними потоками.

Принципи закупівель товарів у магазині:

1. На початкових етапах формування асортименту закуповувати і продавати лише обмежену кількість найменувань товарів, щоб ко- мерційні служби могли зосередити свої зусилля на підвищенні якості товарів. Після цього можна надалі розширювати асортимент.

190

2. Встановити тісне співробітництво на всіх рівнях між працівни- ками комерційних служб і технологіями виробництва, між постачальни- ками і оптовими покупцями. Використовувати різні форми спільної ро- боти з формування асортименту, розробки новинок.

Раціональна організація закупівель означає придбання товарів: потрібної якості, у потрібній кількості, у відповідний час, у надійного по- стачальника, за прийнятною ціною.

При виборі постачальника керуються двома основними кри- теріями:

• вартість придбання продукції;

• якість обслуговування.

Вартість придбання включає в себе ціну продукції та іншу вартість, до якої можна віднести, наприклад, зміну іміджу підприємства- постачальника, значення сфери діяльності, перспективи зростання та розвитку виробництва.

Якість обслуговування включає в себе якість продукції або послу- ги, надійність обслуговування. Під надійністю обслуговування ро- зуміється гарантованість обслуговування покупця потрібними йому ре- сурсами протягом заданого проміжку часу, відсутність причин можли- вого виникнення недопоставок, порушень строків доставки. Надійність можна оцінити через імовірність відсутності відмови у задоволенні за- мовлення покупця.

Крім зазначених головних критеріїв вибору постачальника, є й інші критерії, зокрема:

• віддаленість постачальника від покупця;

• строки виконання поточних і термінових (екстрених) замовлень;

• наявність у постачальника резервних потужностей;

• організація управління якістю продукції у постачальника;

• здатність постачальника забезпечити поставку запасних частин протягом усього строку служби технічно-складного товару, що постачається;

• фінансовий стан постачальника.

Важливе значення має співробітництво між торговцем та поста- чальником у договірних відносинах. Налагоджені відносини з поста- чальниками сприяють розвитку відповідних умов для надання додатко- вих послуг, включаючи забезпечення ринковою інформацією та інфор- мацією про ціноутворення.

Співробітництво між виробником, оптовиком та роздрібним тор- говцем дозволяє підвищити ефективність роботи супермаркету та при- нести велику користь покупцю. Головні удосконалення включають впровадження штрихового кодування продуктів, системи міжкомп'ютерного поєднання, що об’єднує всі лінії передавання даних Для електронної обробки інформації (магазин-виробник), а також стан-

дартизованих піддонів. Вони забезпечують високий організаційно- технічний рівень діяльності торговельного підприємства. Саме ці ново- введення залежать від виробників. Крім того, завдяки введенню уніфіко- ваних процедур повторного замовлення та підвищення надійності у до- триманні встановленого часу поставок скорочується число відсутніх то- варів у магазинних запасах.

У розвинутих країнах намагаються застосувати системний підхід до розподілу товарів по всьому ланцюгу операцій від виробника до спо- живача. Такий підхід передбачає регулярні зустрічі всіх учасників про- цесу розподілу продуктів для обговорення проблем і пошуку шляхів їх рішення. Деякі із цих проблем регулярно виникають у результаті того, що при прийнятті рішень в одній з ланок торговельного розподілу не приймаються до уваги інші її ланки. Наприклад, один з виробників мо- же вирішити, що для збільшення можливостей збуту необхідно змінити розмір упаковки будь-якого продукту. Таке рішення може викликати проблеми при перевезенні, складуванні та виставленні на продаж цього продукту. Надмірно збільшення різних розмірів і форм створює масу складностей на рівні торговельних підприємств. Зростання обсягів про- даж і підвищення ефективності у роботі можна досягнути саме за раху- нок тісного плідного співробітництва між постачальниками та отриму- вачами товарів.

Залежно від частоти придбання товару можуть використовува- тись такі методи закупівель:

1. Закупівля товару однією партією. Метод передбачає поставку товарів великою партією за один раз.

Переваги: простота оформлення документів, гарантія поставки всієї партії, більш високі торгові знижки. Недоліки: більша потреба у складських приміщеннях, уповільнення оборотності капіталу.

2. Регулярні закупівлі дрібними партіями. У цьому випадку поку- пець замовляє необхідну кількість товарів, що поставляється йому партіями протягом певного періоду.

Переваги: прискорюється обороти капіталу, оскільки товари спла- чуються в міру постачання окремих партій; досягається економія складських приміщень; скорочуються витрати на оформлення докумен- тації поставки, оскільки оформляється тільки замовлення на всю по- ставку.

Недоліки: ймовірність замовлення надмірної кількості; не- обхідність оплати всієї кількості, що передбачена в замовленні.

3. Отримання товару з необхідності. Основні особливості такого методу:

• кількість не встановлюється, а визначається приблизно;

• постачальники перед виконанням кожного замовлення зв'язу- ються з покупцем;

192

• сплачується тільки поставлена кількість товару;

• після закінчення строку контракту замовник не зобов’язаний приймати і сплачувати товари, які ще тільки повинні бути по- ставлені.

Переваги: відсутність твердих зобов’язань з покупки певної кількості; прискорення обороту капіталу; мінімум роботи з оформлення документів.

4. Закупівля товару з терміновим здаванням. Сфера застосування цього методу — покупка товарів, які не часто використовуються або ко- ли неможливо отримати їх за необхідності. Товар замовляється тоді, ко- ли він потрібний, і вивозиться зі складів постачальників.

Недолік цього методу: збільшення витрат, пов’язаних з не- обхідністю детального оформлення документації при кожному замов- ленні, проблеми з транспортом, відсутність товару в даний момент.

Функція закупівлі товару поділяється на дві складові:

•процедура перезамовлення товарів, що включаються до основ- ного списку товарних позицій (повторне замовлення);

• прийняття рішення щодо придбання нових видів продукції.

Обидві складові з точки зору бізнесу повинні виконуватись яко- мога точніше, щоб магазини заповнювались товарами, на які є попит у споживачів.

Покупець розраховує придбати потрібний йому товар, включаючи новий. Роль закупівельника полягає в тому, щоб задовольнити спожив- чий попит.

При виборі товару спеціалісту із закупівель слід відмовитись від суб’єктивності, а спробувати передбачити реальні потреби і наміри клієнтів. Йому також необхідно дбати про захист споживача з точки зо- ру якості товару, вартості та економії. Створення споживчого попиту — невід'ємний фактор конкурентоспроможності. З допомогою активних маркетингових прийомів постачальники створюють у покупців зацікав- леність у тій чи іншій продукції. Закупівельник товару повинен оцінити масштаби попиту. Для цього йому слід вести спеціальну книгу обліку нових товарів, у якій необхідно відстежувати появу новинок, обсяги їх реклами, різні рекламні матеріали, купони.

Завдання закупівельника полягає у тому, щоб перетворити інфор- мацію, яку генерує виробник, у конкретний попит у конкретному місці. Закупівельник повинен враховувати й сезонні наміри покупців. Це доз- волить йому оновити інформацію про споживчий попит і прийняти пра- вильні рішення. Йти у ногу із зміною потреб споживачів — основа постійної роботи закупівельника.

Товари, що закуповуються, оформляються шляхом бланку замов- лень закупівель. Форма замовлення може бути різною: усно по телефо- ну, в електронному вигляді, представлення документів через кур’єра. ІЗ²⁶⁵

193

При цьому форма замовлення значення не має — головне, щоб певна інформація повинна передавали від закупівельника до продавця (і на- впаки) до здійснення замовлення.

У бланку замовлення товару повинна міститись така інформація:

• повний опис товару, включаючи відомості про кількість;

• фінансові питання, умови продажу, перевезення та підсумкова ціна;

• інструкція про доставку: місце, куди товар доставляється або звідкілля забирається при відправці назад; дата, час і спосіб до- ставки;

• спеціальні інструкції для продавця про рекламу, надання зни- жок;

• юридичні вимоги: номер замовлення, ім'я та адреси замовника і вантажовідправника, їхні підписи, а також інша додаткова інформація.

Бланки замовлення покупки у різних фірмах відрізняються, але основні елементи завжди майже однакові.

За кордоном існують різні системи організації товаропостачання. Наприклад, у Швеції "обличчя” всієї оптової торгівлі — стан ринку, ціни, асортимент визнають 14 фірм. При них створено розподільчі мережі, які протягом кількох годин виконують замовлення магазинів у потрібному обсязі та асортименті.

У США діють дві нові форми оптового забезпечення супермар- кетів товарами: добровільні об'єднання; кооперативні групи.

Добровільне об’єднання групи незалежних роздрібних підприємств (виступає під загальною назвою і маркою) надає послуги, аналогічні функціям центрального офісу роздрібної мережі. В результаті вартість таких послуг стає доступною для кожного підприємства цього об’єднання. З цією метою до вартості продукту додається плата за послу- ги (як націнка). За конкретні послуги береться плата на пропорційних засадах або від обсягу використаних послуг.

Кооперативна група аналогічна добровільному об’єднанню з тієї точки зору, що незалежні магазини також ведуть свою торгівлю під за- гальною назвою і маркою. Різниця ж полягає в тому, що члени коопера- тиву виступають не в ролі звичайних клієнтів, а як співвласники складу товарів та оптового підприємства. Будь-який прибуток, отриманий оп- товим підрозділом магазину, надходить членам кооперативу у формі знижок на придбання ними товарів, причому ці знижки залежать від кількості куплених товарів.

Перевагу добровільного або кооперативного об'єднань можна ви- разно бачити на такому прикладі. Мережі в районі належать 10 мага- зинів. Публікуючи свою рекламу у місцевій газеті, вона може ділити ви- трати на 10 часток при виділенні коштів на покриття витрат по кожному

194

із своїх магазинів. Незалежному роздрібному підприємству також не- обхідно рекламувати свої товари. Але щоб не програти у конкурентній боротьбі йому доведеться платити за таку ж рекламу у 10 разів більше. Витрати на інші функції його центрального офісу також будуть трохи більше перевищувати витрати центрального офісу роздрібної мережі при їх розподілі на кожний її магазин.

При створенні добровільного або кооперативного об’єднання, ма- газини якого матимуть у даному районі загальну назву, подібні витрати можна поділити пропорційно числу магазинів, зробити ці магазини кон- курентоспроможними. Таким чином, добровільні або кооперативні об’єднання приваблюють своєю організацією товаропостачання, скоро- чують у цілому витрати.

Оптові торговці обслуговують магазини на підставі оплати вар- тості товарів і послуг, здійснюючи поставки згідно з певним графіком. На платних засадах забезпечуються такі види послуг у мережевій ор- ганізації торгівлі:

• рекламні послуги — матеріали, групова програма і групові рек- ламні кампанії з просування товарів;

• листівки, які випускаються щотижня або з приводу проведення спеціальних заходів;

• матеріали для показу у місцях викладки та біля кас — вивіски, покажчики, плакати.

Послуги, що надаються без додаткової оплати: порівняльні дані про ціни в даному районі; програми заходів зі збуту (пропозиції із вста- новлення знижок для окремих товарів); загальна ринкова інформація (тенденції в області зміни цін, наявність продуктів на ринках за їхніми найменуванням і кількістю).

13*

195