3. Порядок і способи укладання договору

Перш ніж укласти угоду з контрагентом, слід установити попе- редні договірні контакти. Доконтрактна робота — це комплекс операцій, пов’язаних з підготовкою та оформленням угоди. Доконтрактна робота включає такі складові:

• вибір форм і методів роботи на конкретному ринку;

• проведення рекламної кампанії;

• підготовка і розсилка комерційних пропозицій та запитів;

• виявлення реального наміру осіб укласти договір, проведення комерційних переговорів;

• вивчення можливостей суб’єктів у плані виробництва, закупівлі, реалізації товарів у необхідному обсязі та асортименті;

• визначення імовірного рівня цін, загальної суми витрат;

• складання техніко-економічних характеристик виробів;

. • узгодження перспектив майбутнього співробітництва з по- тенційним контрагентом;

• вивчення ринкової кон’юнктури.

Кон'юнктура ринку — це сукупність умов ринку, що складається у конкретний період часу і визначає результати комерційної діяльності. Стан ринку залежить від дії багатьох факторів. Основними з них є: гро- шові доходи споживачів, ціни на товар, обсяг і структура товарних ре- сурсів, ступінь насиченості ринку іноземними товарами.

Продавці оцінюють попит та умови збуту, обирають ефективні за- соби реклами і способи просування товарів до споживача. Покупці вив- чають пропозицію товарів, оцінюють їх можливих продавців, обирають форми і методи закупівель. Для проведення цієї роботи можуть залуча- тися спеціалізовані маркетингові фірми. Необхідна умова для виник- нення договору — це наявність суб’єктів, які бажають вступити в обов'язкові відносини. Підставою укладання договору слугує згода та ініціатива сторін.

Як правило, сторони, перш ніж досягнути згоди, вступають у пере- говори. Переговори передують укладенню договору і не зобов'язують їхніх учасників, які мають право у будь-який момент припинити їх за власним бажанням. Якщо сторони не домовляться, то кожна сторона сплачує власні витрати на підготовку до укладання договору, а загальні витрати у зв’язку з укладенням договору можуть бути сплаченими рівними частками.

Вартість укладання угоди — це витрати, пов'язані з підготовкою та здійсненням угоди. Вони включають до себе витрати на пошук партнера, дослідження конкурентів, ведення переговорів, представництво, скла- дання і узгодження договору (контракту), контроль за його виконанням, розгляд та виставлення санкцій у випадку невиконання.

111

Хто має право укладати договір? Керівник підприємства може ук- ладати договори від свого імені без доручення. Інші працівники підприємства повинні мати доручення на право підписання договору або засвідчену копію наказу, затвердженого положення про структурний підрозділ або посадової інструкції, якими їм надається право укладати договір від імені даного підприємства. Підприємство може надати дору- чення сторонньому працівнику для укладення юридичних дій від його імені. В тексті договору зазначається посада особи, що підписує, номер і дата документа, що уповноважує його на укладання договору.

Таким чином, укладати договори без доручення, діючи на підставі статуту, може керівник підприємства, організації. Повноваження осіб, які не є керівниками підприємств, що мають статус юридичних осіб, по- винні бути підкріплені дорученням. Слід враховувати, що філії і пред- ставництва не є вищестоящим органом, і їхні керівники призначаються юридичною особою і діють на підставі виданого ним доручення.

Доручення — це термінова угода. Строк дії доручення встанов- люється особою, що її видала, за її розсудом. Доручення, у якому не вка- зано дата видачі, визнається недійсною. Це пояснюється тим, що дору- чення вступає у силу, починаючи з конкретної дати і у певний момент втрачає силу.

Приклад доручення, що видається особі для здійснення пра- вомірної угоди:

Доручення № 1

№ 1 Видано " " р.

Це доручення видано товариством з обмеженою відповідальністю "Альфа" в особі свого генерального директора Іванова Віктора Васильови- ча директору філії № 2 Сидорову Володимиру Олександровичу на право здійснення угод від імені товариства з обмеженою відповідальністю "Аль- фа" у межах статутної діяльності даної юридичної особи. Це доручення дійсне по тридцяте грудня дві тисячі четвертого року.

Генеральний директор TOB "Альфа"

М.П. підпис

Договір доручення — це договір, за яким одна сторона (повірений) приймає на себе зобов’язання здійснити від імені і за рахунок іншої сто- рони певні юридичні дії (купівля-продаж товарів, надання послуг, цінних паперів та ін.).

Форма представлення такого договору:

Доручення на проведення комерційних операцій

•* ••

від р.

Це доручення видано

(прізвище, ім’я та по батькові, адреса)

у тому, що йому (їй) доручається

(суть доручення)

112

для чого надається довіра вести від імені

переговори, отримувати, складати і підписувати всі необхідні докумен- ти, здійснювати інші дії, пов'язані з виконанням цього доручення. По- вноваження за цим дорученням не можуть бути передані іншим особам.

Доручення видано строком на

Доручення зареєстровано за №

Генеральний директор (підпис)

Головний бухгалтер (підпис)

М.П.

Договір вважається укладеним тоді, коли між сторонами досягну- то згоди з усіх існуючих його умов. Момент укладення договору визна- чається моментом надання угоді встановленої форми.

Договірні відносини можуть формуватись і укладатись різними способами:

1. Складання одного документа під назвою "договір". Цей спосіб є оптимальним у виборі конкретного способу укладання договору. Саме в одному документі під заголовком "договір”, "контракт", "угода" сторо- ни визначають усі умови та аспекти передбачуваної операції. Перевагою цього способу можна назвати і той момент, що при його наявності спору щодо самого факту укладення договору практично не виникає. Таким чином можуть укладатися будь-які господарські договори. Інколи на практиці постає питання: чи можна вважати договірні відносини з ко- мерційної купівлі-продажу (поставки) оформленими за наявності не са- мого договору, а лише узгодженою специфікацією? Специфікація, підписана сторонами, не містить усіх суттєвих умов для визнання до- говірних відносин встановленими і не може замінити договір поставки, що укладається в установленому порядку.

Найбільш розповсюдженим є такий порядок укладання договору. Ініціативу в укладанні договору може виявити будь-яка сторона (поста- чальник або покупець). При цьому складається проект договору, який виконує роль пропозиції укласти договір (оферти). Найчастіше це здійснює постачальник, який надсилає потенційному покупцю (контра- генту) проект договору у 2 примірниках з додатком до нього спе- цифікації, тобто асортиментної відомості на поставку товарів.

Одержавши проект договору у 2 примірниках, друга сторона (по- купець) розглядає його і в разі згоди із запропонованими умовами дого- вору підписує його і 1 примірник надсилає постачальнику (оференту). У цьому випадку договір вважається укладеним. Якщо є заперечення що- до певних умов договору сторона, що одержала проект договору (поку- пець), складає протокол розбіжностей, про що робить застереження у договорі та у 20-денний строк надсилає другій стороні 2 примірники протоколу розбіжностей разом з підписаним договором. У протоколі розбіжностей вказують формулювання (редакцію) договірних умов сто-

8*j

113

рони, що представила договір, і сторони, не згодної з ними. Сторона, яка одержала протокол розбіжностей (постачальник), протягом 20 днів зо- бов'язана розглянути його, включити у договір усі прийняті пропозиції, вжити заходів до врегулювання розбіжностей з контрагентом. На цій стадії укладання договору дуже плідною є особиста участь керівників підприємств або відповідальних їхніх представників у розгляді та пого- дженні суперечливих питань договору. Погоджені пункти включаються до договору.

Треба намагатись розв'язати проблемні питання з контрагентом шляхом взаємних узгоджень. Сторона, яка отримала проект договору, має право письмово повідомити іншу сторону про відмову від його укла- дання.

Договори, окрім безпосереднього звернення однієї строни до іншої з офертою, можуть укладатись на товарних, товарно-сировинних біржах, оптових ярмарках. Договір вважається укладеним, коли між сто- ронами досягнута угода за всіма суттєвими його умовами. Суттєвими є умови про предмет договору, а також умови, які визнані чинним законо- давством або необхідні для договору даного виду відповідно до певного положення. Якщо у законодавстві, нормативному акті, що регулює певні відносини, перелічено обов’язкові умови, вони вважаються суттєвими на підставі закону, і відсутність будь-якого з них спричиняє визнання договору недійсним.

У предметі договору характеризуються дії, що виконуються, по- слуги, які надаються, товари або майно, яке передається. Якщо предме- том договору є товари, то повинна міститися інформація про наймену- вання, кількість, вимоги до якості та ін.

Строк виконання зобов’язань є також важливою умовою для низ- ки договорів (поставка, оренда). Строк дії договору може бути зафіксо- ваний як зазначенням точної дати, так і періоду, протягом якого має бу- ти виконаний контракт.

У договір включають умови забезпечення виконання зобов'язань, а також заходи, що сприяють реалізації зобов'язань згідно з нормами чинного законодавства. У договорі обов’язково фіксуються відомості про сторони, дату і місце його укладання. Якщо учасником договору є юридична особа, зазначається його офіційне найменування, адреса, банківські реквізити, а також прізвище, посада і повноваження особи, що підписує договір.

Підписання договору свідчить про волевиявлення сторін на його укладання, відповідно до якого у цих сторін виникають певні права, обов'язки і відповідальність.

Договір є доказом в господарському суді у випадку виникнення спору, а інколи винна сторона, розуміючи, що відповідальності не уник- нути, обирає досить оригінальний прийом захисту: вона заперечує сам

114

факт укладання договору або наявність у нього тих чи інших умов на мо- мент підписання. У цьому зв’язку особливого значення набуває пра- вильне оформлення тексту договору, на підставі чого юристи рекомен- дують таке.

1. Підписи сторін мають бути зроблені повністю і розбірливо.

2. Ніколи не підписуйте чистих бланків, оскільки такими папера- ми можуть скористатись нечесні люди у випадку, якщо ці документи ви ненароком загубите.

3. Після підписання договору за жодних обставин не віддавайте ваш примірник договору контрагенту або іншим стороннім особам. Кра- ще зняти на ксероксі копію договору і в поточній роботі користуватись лише нею. Примірник договору для запобігання можливої втрати або викрадення покладіть у сейф і використовуйте цей документ лише у справді необхідних випадках.

4. Якщо текст договору має кілька сторінок, необхідно їх прошити, заклеїти і засвідчити підписами та печатками сторін. Деякі комерсанти використовують інший, не менш ефективний спосіб: вони підписують кожну сторінку договору. Така обставина у випадку спору може захис- тити від заяв недобросовісного партнера, що "цей аркуш договору він в очі не бачив". •

5. Може статися ситуація, коли контрагент раптом заявить, що при підписанні договору його ошукали, ввели в оману, "підсунули" для підпи- сання не той примірник договору. Тому можна рекомендувати зберегти проекти договору з власноручними виправленнями, зауваженнями та вставками іншої сторони. Такий документ у господарському суді може слугувати доказом того, що контрагент при укладанні угоди діяв свідомо. Особливо недопустимі в договорі "розмиті" фрази і різночитання.

Складання тексту договору — справа досить складна і відповідальна. Підприємство, яке вирішило укласти угоду, звертається або до кваліфікованого юриста, або використовує типову форму даного виду договору з літературних джерел, опублікованих видань відомчого характеру, або зразок договору з практики існуючих підприємств. Сто- рони повинні ретельно продумати всі умови договору та врахувати їх у тексті. У типовій формі не можна передбачити всі умови угоди, і такий стандартний шаблон не дає можливості передбачити всі тонкості дого- вору, що укладається. Недбалість та поспішність при складанні догово- ру можуть призвести до небажаних наслідків, які можуть виражатися у матеріальних втратах, втраченої вигоди, рішенні господарського суду не в інтересах даної сторони. Розробивши свою оригінальну фірмову фор- му договору її можна використовувати при формуванні комерційних відносин з різними контрагентами. За необхідністю у той чи інший пункт договору можуть бути внесено корективи, вписаний відповідний текст, узгоджений з партнером.

115

2. Укладання договору відповідно до протоколу про наміри.

Жодний протокол про наміри замінити договір не може. Такий протокол може в деяких випадках накладати на осіб, які його підписали, певні зо- бов'язання. Протокол про наміри є не просто папером, у якому фіксу- ються результати переговорів між сторонами, а й офіційним докумен- том, який у ряді випадків набуває важливого юридичного значення. Ко- мерсанти, підписуючи протокол про наміри, і не підозрюють, що на- справді укладають свого роду договір, за яким беруть на себе певні пра- ва та обов’язки. Отже, до протоколів про намірів необхідно ставитись відповідально.

3. Прийняття постачальником замовлення покупця до виконан- ня. Положенням про поставки товарів народного споживання передба- чено порядок укладання договору саме таким способом. Якщо при укла- данні договору на поставку товарів поза оптовими ярмарками покупець подає постачальнику замовлення у двох примірниках із зазначенням кількості, розгорнутого асортименту, якості товарів, строків поставки, ціни та інших необхідних даних, то замовлення вважається прийнятим до виконання і набуває силу договору, якщо протягом 20 днів після йо- го отримання постачальник не повідомить покупця про відхилення за- мовлення або про заперечення за окремими його умовами. Заперечення за окремими умовами замовлення та їх мотиви постачальник зазначає у підписаному замовленні.

4. Обмін листами, телеграмами, телефонограмами, телефакса- ми, підписаними стороною, яка їх надсилає. Як свідчить практика, цей спосіб несе в собі чимало небезпек, і головна з них полягає у тому, що не кожний лист або телеграма можуть свідчити про укладання договору між сторонами. Основні питання, які виникають в цьому зв’язку:

• Чи можна укласти договір за гарантійним листом?

• Чи можна укласти договір по факсу?

Гарантійні листи повинні відповідати вимогам пропозиції про ук- ладання договору (оферта), а саме:

• гарантійний лист повинен містити в собі необхідну інформацію відносно суттєвих умов договору (предмета договору, визначені терміни, ціну);

• гарантійний лист має бути достатньо конкретним, тобто він має бути звернений до конкретної особи;

• пропозиція про укладання договору має виходити від повноваж- ної особи підприємства;

• гарантійний лист має виражати намір особи, що його посилає, вважати себе наділеною правами та обов’язками у випадку прий- няття пропозиції.

Таким чином, з тексту гарантійного листа має ясно й однозначно випливає пропозиція укладання договору. He може розцінюватись як

оферта заява про певні обставини чи якась думка або повідомлення чи розповідь про підприємство та його товари (послуги).

Якщо вищеназвані умови в гарантійному листі відсутні, то його можна розглядати як рекламу або як запрошення до переговорів з при- воду майбутнього договору. Жодних юридичних наслідків такий га- рантійний лист за собою не тягне. Але якщо навіть гарантійний лист відповідає всім пред'явленим юридичним вимогам, одного його для ук- ладання договору недостатньо. Необхідно, щоб пропозиція була прий- нята (акцептована), оскільки договірні відносини між сторонами вини- кають не із самого гарантійного листа, а із схвалення його сторонами.

117